Заверение трудовой, чтобы она имела юридическую силу

Трудовая книжка – один из основных документов, без которой нельзя совершить ряд операций. Она находится в отделе кадров, пока человек является работником данного предприятия. На руки выдаётся, когда уходят на пенсию, увольняются по любой другой причине.

Иногда необходимо предъявить в определённые инстанции трудовую, заверенную нотариусом. Созданы специальные правила, которые регламентируют хранение, ведение, моменты заверения копий, или дубликатов.

Что делать, когда трудовой нет на руках?

Когда трудовая находится дома, то ксерокопию делают самостоятельно. Нужно скопировать
все страницы от первой по последнюю. Каждая должна располагаться на отдельном листе А4. Работающему человеку копию делает сотрудник предприятия.

Предварительно пишется заявление, где нужно указать, для чего это нужно, для каких действий. Заверенный документ выдаётся в течение трёх дней.

Иногда нужна не вся информация о стаже, а определённый период. Тогда копируют первую страницу, где личные данные и требуемые странички, например период работы в какой то организации. Заверяется трудовая работником отдела кадров, руководителем, иногда главным бухгалтером.

Необходимо придерживаться некоторых законодательных правил, чтобы документ приобрёл юридическую силу:

На каждой стороне листа пишется «Копия верна» или проставляется специальным штампом
с данными словами.
Каждый лист подписывается руководителем отдела кадров, указываются его инициалы,
фамилия.
Ставится печать на все страницы.

В конце делается запись «Работает по настоящее время», которая так же заверяется.

Проставляется дата, так как копия имеет срок действия. Работник так же подписывается на последнем листе. Можно заверить иным способом. Подготавливаются копии на отдельных листах, прошиваются все. На последний лист с обратной стороны приклеивают бумажный бланк, так чтобы он заклеил нитки.

На нём пишется количество листов, расписывается ответственный за копию документа, ставится дата, заверяется печатью, которая располагают, захватывая бланк и страницу листа. Заверенная надлежащим способом копия, может предъявляться по месту требования.

Процедура заверения у нотариуса

По какой-то причине уже не работаете? Понадобилась копия трудовой, тогда нужно идти к нотариусу. Метод заверения трудовой такой же, как и в организации. Готовят копии отличного качества на ксероксе, чтобы чётко было видно каждое слово. С собой взять паспорт и оригинал трудовой книжки. Согласно заявлению, нотариус готовит копии отличного качества на ксероксе, чтобы чётко было видно каждое слово.

Сам сверяет копию с подлинником, если всё совпадает, заверяет копию в таком же порядке, как и в отделе кадров.
После этого копия юридически действующий документ, который должны принимать в любой инстанции.

Возможные причины для заверения

Иногда необходима копия трудовой книжки для совершения некоторых действий. Для подтверждения платёжеспособности, чтобы доказать, что есть доход.

Копия документа нужна в следующих моментах:

если нужно устроиться на вторую работу;
при оформлении документов на кредит в банке;
для сдачи в ПФ при оформлении пенсии;получение визы;
начисление пенсионных выплат, где необходим стаж;
процесс усыновления, чтобы доказать трудоспособность;
для выдачи загранпаспорта.

Могут произойти непредвиденные обстоятельства и срочно нужна трудовая. Советуют заранее сделать копию, чтобы застраховаться на случай утери, повреждения документа. Дубликат поможет восстановить оригинал.

Из чего складывается сумма подлежащая уплате

Нотариальная контора имеет свой прейскурант цен на услуги, которая устанавливается нотариальными палатами. Каждый территориальный орган может утвердить свой тариф.

Взимается госпошлина, установленная налоговым законодательством в размере 100 рублей.

Ксерокопия от 50 до 100 рублей одна страница. Если нужно сделать срочно, возможно вне рабочего времени, вероятно, тариф несколько выше. Поэтому, когда идут к нотариусу, кроме паспорта нужно захватить некую сумму за услуги.

Срок действия

Срок, в течение которого копия трудовой действительна, определяют те учреждения, кому она потребовалась. Может быть от двух недель до месяца. Иногда, могут продлить на своё усмотрение, всё зависит от решаемого вопроса. Если за этот период появляются изменения, копия трудовой книжки обновляется.

Видео по теме:

Трудовая книжка: заверяем копию

В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?

Справка. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее — ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита "Отметка о заверении копии" (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Читайте так же:

Заявление директора на отпуск, Читайте статьи журнала Кадровое дело

На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для Пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.

В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), сказано, что "работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки", при этом в действующем законодательстве этот порядок не установлен. Отсутствие четких требований, закрепленных нормативно, приводит к тому, что в каждой организации просят заверять копии трудовой книжки по их собственным внутренним стандартам, а вопрос, как сделать это правильно, остается спорным.

Рассмотрим сложившуюся делопроизводственную практику и попробуем разобраться в данной проблеме.

1. Формат копии

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.

На основании п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210×297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

2. Отметка о копийности

В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи "Копия верна", в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись "Верно". С одной стороны, требования организаций указывать слово "копия" на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003.

На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 — единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако:

ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, инструкций, положений и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка — это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия "копия", которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан — фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо "Верно" использовать формулировку "Копия верна";
нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТа известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись "Верно", они не знают про реквизит "Отметка о заверении копии" и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово "копия". А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТу копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
если следовать ГОСТу, то реквизит "Отметка о заверении копии" должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТа скорее всего нецелесообразно.

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот Стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита "Подпись", после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Читайте так же:

Как писать заявление без сохранения заработной платы

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"). В соответствии с п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция по заполнению трудовой книжки), "в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат". Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия — это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии — надпись "Дубликат", и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации — ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправдано тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи "Копия верна", которая располагается в левом нижнем углу копии.

3. Подпись заверяющего лица

В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее — Указ N 9779-X) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что "ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя". Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит "подпись" оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

4. Печать

На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 "допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации", в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

5. Дата

На копии обязательно должна ставиться дата — это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 1 Указа N 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает "срок годности" заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 8 октября 2014 г.).

Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

6. Отметка о подлиннике

Пункт 1 Указа N 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

7. Способы заверения копии

В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

заверяют постранично — рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
прошивают несколько листов — все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами "заверенных проверяемым лицом копий" следует понимать удостоверение копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09).

Читайте так же:

Образец анкеты при приеме на работу 2022

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

8. Дополнительные надписи

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись "Работает по настоящее время". Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись "Работает по настоящее время" неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

9. Штампы

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов — в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы ("Копия верна", штамп с реквизитом "Подпись", датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Заверение трудовой книжки с 2022 года: образец заверенной копии

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

Содержание статьи:

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.

Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.

Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

Читайте так же:

Увольнение из МВД: выплаты и компенсации, правила и порядок процедуры, образец рапорта

Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.
Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

Номер записи.
Предложение – «Работает по настоящее время».
Должность специалиста.
Инициалы должностного лица.
Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
Указаны инициалы специалиста.
Вписана должность лица, заверяющего документ.
Стоять подпись кадрового специалиста.
Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Например, как здесь:

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
Печати были проставлены на каждой странице.
Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:

А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой:

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Санкт-Петербург
8 (812) 627-14-02;
Москва
8 (499) 350-44-31

Нововведения в процесс оформления копии трудовой книжки

Трудовая книжка классифицируется как бланк строгой отчетности и является основным документом послужного списка каждого гражданина. Документ находится в отделе кадров или непосредственно у работодателя, пока гражданин является официально трудоустроенным. При увольнении, в последний рабочий день, гражданин получает книжку с соответствующей записью на руки. Как заверить копию трудовой книжки?

Для чего нужна сотруднику копия трудовой и как ее получить?

Существуют случаи, когда наличие трудовой книжки спрашивают определенные инстанции. Например, она нужна в банке при оформлении кредита. Множество госслужб для оказания госуслуг требуют предъявить документ о занятости гражданина. В подобных ситуациях руководитель предприятия обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки.

Итак, чтобы взять копию необходимо подать заявление главе организации или руководителю отдела кадров. На небольшом предприятии можно попросить руководителя о выдаче устно. На выполнение данной процедуры для организации закон отводит максимальный срок – три дня. Отказавшийся исполнять просьбу работодатель может получить предупреждение или штраф от контролирующих органов.

В выдаче работнику отказать нельзя, предоставления абсолютно бесплатно. Требовать сообщить цель предоставления копии у сотрудника не имеют право.

Новые правила заверения трудовых книжек

1 июля 2018 года начали действовать новые правила заверения и хранения трудовых книжек. До июля текущего года действовали правила оформления от 2003 г.

Для заверение трудовой книжки необходимо сделать ксерокопию каждой страницы оригинала документа, на которых производились записи. Иногда требуется подтверждение стажа конкретного промежутка времени. Допустимо сделать ксерокопию именно этих страниц. Если Вы решили отсканировать документ, а потом распечатать, обратите внимание, чтобы масштаб документа оставался прежним.

Допускается вариант набора нужной информации на компьютере, а потом выполняется процедура заверение. Такой вариант оформления послужного списка должен устраивать организацию, затребовавшую документ.

Для заверения на копии указывается:

подпись «копия верна» или «верно» необходимо ставить на каждой странице и ниже крайнего указанного рабочего места с подписью и указанием должности сотрудника, ответственного за выдачу документов;

Пример образца подписи:

Инспектор отдела кадров Личная роспись А. В. Петров

после записей должна быть пометка, что сотрудник по-прежнему официально трудоустроен на предприятии;
дата заверения оригинала документа;
заверение (печать организации) главы предприятия или бухгалтерии;
место нахождения оригинала документа (нововведение ГОСТа 2017 года)

В качестве места хранения должна быть указана организация, отдел, личное дело сотрудника, если таковое есть. Если предприятие небольшое, и хранит документы сотрудников в общей папке, в сейфе указание номера дела не требуется.

Подлинник документа находится в ООО «Альфа», в деле № 527 от 12.06.2015.

Печать организации должна как бы фиксировать копию, расположенную на бумаге и должна стоять на каждой странице

Далее аналогично ГОСТу 2003 года все листы ксерокопий сшиваются, нитка выводится на последний лист, проклеивается маленьким листочком с указанием числа страниц, росписью кадровика, бухгалтера или руководителя организации. Нумерация страниц осуществляется сверху и по центру, расстояние от края листа должно быть более 1 см.

Копии для пользования внутри рабочей организации можно оформлять по старым ГОСТам, т.е. без указания места нахождения оригинала.

Предоставление копии трудовой книжки уволенному сотруднику

При увольнении сотрудника с организации работник получают трудовую книжку на руки и расписывается в соответствующем журнале учета документов. Имея оригинал документа, гражданин без проблем может засвидетельствовать подлинник у любого нотариуса.

Cуществуют прецеденты, когда с просьбой граждане обращаются на последнее место работы. В Трудовом кодексе нет однозначного ответа по данной ситуации. Раз выдача заверенной копии трудовой книжки не обозначена правонарушением, рабочая организация может пойти на встречу и выдать ее.

Суды определяют взаимоотношения работника и работодателя как бессрочные (см. Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 20.03.2012 по делу N 33-1303/2012), таким образом обязывая работодателей выдавать заверенные копии уволенным сотрудникам. Однако, мы советуем обращаться к нотариусу, который потратит менее часа вашего времени на данную процедуру.

Период функционирования заверенной копии оригинала трудовой книжки

Ксерокопия или выписка, заверенная рабочей организацией, действительна на протяжении месяца с момента заверения. Если в течении этого месяца в оригинал вносились какие-то изменения, копия автоматически перестает действовать. Копия, заверенная нотариусом действует бессрочно, если в оригинал документа не вносятся какие-либо записи.

Новые правила согласно ГОСТу для оформления копии трудовой книжки с 1 июля текущего года носят рекомендательный характер. Однако, если эти правила прописаны как обязательные в организации, которая затребовала копию документа о рабочей деятельности, то заверение старого образца не примут. Поэтому настоятельно рекомендуем пользоваться ГОСТом для всеобщего удобства.

Существующие правила оформления делопроизводства необходимо знать руководителям и работникам во избежание штрафов после проверок госорганов.

голоса

Рейтинг статьи

Заверение трудовой, чтобы она имела юридическую силу