Management-study.ru

Студия менеджмента
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

  • ТК РФ в статье 15;
  • ТК РФ в статье 57;
  • Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

  • Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
  • Данные о структуре компании, если она имеется;
  • Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
  • Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
  • Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
  • Иные сведения.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

  • Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
  • Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
  • Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
  • Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

  • Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
  • Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.
  • Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
  • Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

  • Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
  • В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
  • Нужно указать сведения о структуре компании;
  • Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
  • В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

  • В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
  • В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
  • Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
  • Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
  • Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
  • В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.
Читайте так же:
Превышение необходимой обороны ук РФ 114

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

  • Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
  • Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
  • Ставить печать на ШР не нужно;
  • Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.
  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Внесение изменений в штатное расписание, приказ

Практикуют два cпособа внесения изменений в штатное расписание:

1) Издaть приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа.

2) Утвeрдить приказом новое штатное расписание.

Для незначительных изменений вполне подходит первый способ. Второй способ логичнее использовать, если планируются существенные изменения.

Приказ о внесении изменений cоставляют в произвольной форме. В нeм указывают основания изменений и кoнкретную дату, с кoторой изменения вступают в силу.

Оcнования внесения изменений в штатное расписание, сoдержащиеся в этoм приказе могут быть разными, например:

Читайте так же:
Снт в тсж перевод 2022

01) оптимизация организационной структуры предприятия;

02) реорганизация предприятия;

03) изменение объемов деятельности;

03) проведение мероприятий, направленных нa улучшение деятельности предприятия или его подразделений.

Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удaления из штатного расписания должности, кoторую занимал этот работник (дополнительно: Проверки по труду). Если сокращение объемов деятельности все же произошло и эту должность убрали из штата, а через некоторое время опять ее ввели, то не забываем о такой обязанности, как Индексация зарплаты.

Для будущих индексаций зарплаты месяцем повышения дохода станет месяц, в котором последний раз (еще перед удалением из штатного расписания) повышали зарплату по данной должности. Избежать этого можно, если при повторном внесении этoй должности в штатное расписание пoвысить оклад по ней.

Количество и пeриодичность изменений штатного расписания в тeчение текущего года не ограничено.

Если это связано c изменениями существенных условий труда, тo каждый работник, которого этo касается, должен быть пoставлен в известность не пoзже чем за два месяца (cт. 32 и 103 КЗоТ).

Пример приказа приведен ниже.

Скачайте мини-книгу «Штатное расписание» >>

Общество с ограниченной ответственностью «Трудоголики-Интертнешнл»

ПРИКАЗ

№ 104-К от 28.07.2020 г.

О внесении изменений в штатное расписание

B cвязи с увеличением объемов продаж и трудоемкости работ по ведению бухгалтерского учета

Внести с 1 августа 2020 гoда в штатное расписание oт 01.02.2020 г. № 1 следующие изменения:

1. Bвести в отделе cбыта должность «экспедитор» с окладом 9600 грн. Количество штат­ных единиц пo должности — 2.

2. Ввести в буxгалтерии должность «бухгалтер» с окладом 8000 грн. Количество штатных единиц пo должности — 1.

Начальнику отдела кадров Закадренко Ю. К. внeсти изменения в штатное расписание дo 1 августа 2020 года.

Директор ________________________ Суровый К. Н.

С приказом ознакомлен ______________________ Закадренко Ю. К. 28.07.2020 г

Штатное расписание: внесение изменений и дополнений

Штатное расписание – один из самых важных документов в любой организации. В соответствии с ним принимают на работу новых работников. Любые изменения структуры и численности работников начинаются с внесения изменений в этот документ. Необходимо ли при изменении штатного расписания утверждать его заново? Какая форма приказа на его утверждение может быть принята в организации?

Штатное расписание – это локальный нормативный правовой акт, необходимый для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных в организации.

Штатное расписание подписывает (утверждает) руководитель организации. Однако за него отвечают сразу 2 службы – кадровая и бухгалтерия. Именно они несут ответственность за точность его составления и оформления. Несмотря на то что штатное расписание относится к кадровым документам, с точки зрения содержания – это, прежде всего, экономический документ.

Юридическую силу документ приобретает с момента его утверждения

Утверждение штатного расписания путем издания распорядительного документа (приказа) неудобно. В связи с этим в большинстве случаев штатное расписание утверждается должностным лицом (проставляется гриф утверждения).

В соответствии с Инструкцией при утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А.И. Красовский
«05» января 2015 г.

Ситуации, когда внесение изменений в штатное расписание обязательно

Вносить изменения в штатное расписание необходимо в следующих случаях:

– создание в структуре организации новых подразделений;

– введение новых должностей;

– изменение наименований должностей;

– изменение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;

– упразднение структурного подразделения (подразделений);

Читайте так же:
6-НДФЛ: аренда у физлица

– сокращение должности (должностей), штатной единицы (штатных единиц).

Например, в случае принятия решения о создании в организации нового структурного подразделения, введении новых должностей наниматель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывают:

– наименование нового структурного подразделения;

– наименование должностей и количество штатных единиц;

– дата, с которой изменения вступают в силу.

При принятии решения сократить численность или штат работников организации должен быть издан приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе должны быть определены:

– наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;

– дата, с которой изменения вступают в силу.

Трудовой договор и штатное расписание

Изменения условий трудового договора работника, которые последуют за внесением изменения в штатное расписание, должны быть оформлены надлежащим образом. При этом в большинстве случаев для их введения требуется согласие работника и соблюдение определенных сроков, например, при сокращении численности или штата работников организации (п. 1 ст. 42 ТК).

При расторжении трудового договора в соответствии с п. 1 ст. 42 ТК наниматель обязан не менее чем за 2 месяца до увольнения, если более продолжительные сроки не предусмотрены в коллективном договоре, соглашении, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении. В случае предстоящего массового высвобождения работников наниматель обязан не менее чем за 2 месяца уведомить об этом орган по труду, занятости и социальной защите с указанием профессии, специальности, квалификации и размера оплаты труда работников.

ЭТО ВАЖНО! С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой – работникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Поэтому изменения в штатное расписание вводятся в действие с определенной даты с учетом срока для соблюдения процедуры увольнения работников.

При изменении штатного расписания необходимо ли его каждый раз утверждать?

При незначительных изменениях целесообразно оформлять изменения (дополнения) в штатное расписание, а при многочисленных, затрагивающих значительную часть сведений, содержащихся в нем, целесообразно составить и утвердить его в новой редакции. При этом организация труда, а также сложившаяся практика предполагает ежегодное утверждение штатного расписания (по состоянию на 1 января) даже при отсутствии в нем изменений и дополнений.

ЭТО ВАЖНО! Поскольку штатное расписание является локальным нормативным правовым актом (ст. 194 ТК), то порядок его ведения, в т.ч. внесение в него изменений и дополнений, наниматель устанавливает самостоятельно.

Штатное расписание, как правило, содержит информацию о профессиях (должностях) работников, количестве штатных единиц, указание квалификации работника, тарифный разряд, размеры тарифных ставок (окладов) работников, в т.ч. виды повышений тарифных ставок (окладов), и др.

Поскольку в процессе трудовых отношений производятся увольнения (прием на работу) работников, назначения (переводы) их на должности, изменения тарифных разрядов по различным основаниям и др., то за каждый отчетный период (календарный месяц) изменений указанной информации может быть достаточно много. Утверждать штатное расписание по каждому изменению нецелесообразно. В связи с этим все изменения и дополнения вносятся в него по окончании отчетного периода.

Справочно:
необходимость составления новой таблицы штатного расписания зависит от объема вносимых изменений. Если требуется внести большое количество изменений, то фактически необходимо составить новое штатное расписание и ввести этот документ в действие с определенной даты, издав приказ об утверждении штатного расписания.
Если же изменений немного, то руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу достаточно издать приказ о внесении изменений в локальный нормативный правовой акт.

Какая форма приказа на утверждение штатного расписания может быть принята в организации?

Что касается формы утверждения штатного расписания, то в данном случае следует руководствоваться Инструкцией, согласно которой документ может утверждаться 2 способами: изданием распорядительного документа (приказа) или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Читайте так же:
Стратегия вперед идущей вертикальной интеграции

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др.), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

Штатное расписание в 1С 8.3

Анна Викулина

Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени.

Настройка штатного расписания в 1С:ЗУП

Оплата за результат. Сертификат качества ISO 9001:2015. Гарантия 12 месяцев, прописывается в договоре.

Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в формировании штатного расписания

ЗУП версии 3.1 предусматривает три способа его ведения:

  • Оно не ведется, поэтому в кадровом учете используется справочник «Должности». Так могут вести учет небольшие коммерческие фирмы, но при этом отчетность в органы статистики им приходится формировать вручную*;
  • В кадровом учете используется соответствующий справочник для формирования печатного экземпляра, что избавляет от проверки соответствия работников «штатке».
  • К позиции штатного расписания «привязываются» один или несколько сотрудников. Это оптимальный вариант для крупных компаний и государственных учреждений.

*При этом флажок «Использовать…» не ставится, но следующие варианты его проставления требуют обязательно.

Рис.1 Ведение штатного расписания Рис.1 Ведение штатного расписания

Важно отметить, что, если вы настраиваете 1С ЗУП 3 впервые и пропустили установку флажка «Использовать штатное расписание» можно будет сделать это позже, но уже в разделе «Настройка», как показано на рисунке ниже.

Рис.2 Первый этап настройки Рис.2 Первый этап настройки

Предлагаем подробнее рассмотреть следующие опции:

Опция, указанная на рисунке ниже, отвечает за проверку соответствия кадровых документов штатному расписанию и предупреждает в случае обнаружения ошибки.

Рис.3 Установка автоматической проверки Рис.3 Установка автоматической проверки

Следующая опция позволяет не только сохранять историю ведения штатного расписания, но и строить отчеты за любой период, в котором будут отражаться все изменения. При отсутствии опции в справочнике штатного расписания будет храниться только последнее значение. Но, на основании нашего многолетнего опыта работы, хотелось бы отметить, что ведение учета с сохранением истории наиболее удобно, информативно.

Рис.4 Активация ведения истории Рис.4 Активация ведения истории

Если в системе необходимо учитывать разряды и категории, то необходимо включить опцию, указанную на рисунке ниже. При этом данные (категория и разряд) в документах кадрового учета устанавливаются автоматически.

Рис.5 Использование категорий и разрядов Рис.5 Использование категорий и разрядов

Для настройки печатной формы штатного расписания отвечает опция, изображенная на рисунке ниже, с указанием способа отображения надбавок.

Рис.6 Настройка Т-3 Рис.6 Настройка Т-3

Программа 1С ЗУП 3 позволяет пользователю осуществлять бронирование позиций штатного расписания, указывая при этом количество дней по факту окончания которых забронированные позиции будут освобождены. Если вы хотели бы использовать эту функцию в своей работе вам нужно открыть окно меню настройка штатного расписания и поставить флажок «Использовать бронирование», указав при этом количество дней бронирования.

Рис.7 Бронь позиции Рис.7 Бронь позиции

Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рис.8 Формируем подразделения организации Рис.8 Формируем подразделения организации

Рассмотрим окно отображения подразделений.

Рис.9 Окно отображения подразделений Рис.9 Окно отображения подразделений

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

  • «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
  • «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
  • Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.

Рис.10 Списку подразделений можно задать три режима просмотра Рис.10 Списку подразделений можно задать три режима просмотра

Настройка должностей

Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.

Читайте так же:
Письмо любимому мужчине на расстоянии своими словами

Рис.11 Создание новой должности Рис.11 Создание новой должности

Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.

Рис.12 Подбор должности из ОКПДТР Рис.12 Подбор должности из ОКПДТР

Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.

Рис.13 Уже выбранная должность Рис.13 Уже выбранная должность

Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.

Рис.14 Новая запись Рис.14 Новая запись

Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:

  • Код по ОКПДТР
  • Контрольное число
  • Категория*.

Рис.15 Позиция утверждена Рис.15 Позиция утверждена

*Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.

Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).

История ведения

Существует два варианта ведения расписания:

  • Без ведения истории*;
  • С историей изменения**.

*Вид без истории изменений:

Рис.16 Два варианта ведения расписания Рис.16 Два варианта ведения расписания

**Вид с историей изменения, с документами изменения:

Рис.17 Два варианта ведения расписания Рис.17 Два варианта ведения расписания

Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».

Рис.18 Вариант с историей Рис.18 Вариант с историей

После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.

Рис.19 Утверждение штатного расписания специальным документом Рис.19 Утверждение штатного расписания специальным документом

*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.

Рис.20 Отмена проведения документа Рис.20 Отмена проведения документа

Работа с должностями в программе ЗУП

Ввести новую должность при варианте ведения «штатки» без истории можно, поставив флажок «Должность введена в штатное расписание» и дату, с которой должность действует (при окончании действия должности ставится флажок «Должность исключена …» и дата).

Рис.21 Работа с должностями Рис.21 Работа с должностями

При работе с должностью (вариант ведения истории изменений) даты введения и исключения должности из штатного расписания не активны и выделены бледным цветом, поэтому невозможно поставить флажок. Дата и флажок проставляются автоматически после проведения документа «Утверждение» (о котором упоминалось ранее).

Рис.22 Утверждение должностей Рис.22 Утверждение должностей

Сама должность, введенная в режиме «С историей изменения …», выглядит следующим образом:

Рис.23 Должность «С историей изменения …» Рис.23 Должность «С историей изменения …»

Автоматизация кадрового учета

Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени

Работа

Доработка 1С:ЗУП

Доработаем учет штатного расписания под ваши бизнес-процессы. Предоставляем гарантии на услуги!

В заключение хотелось бы заметить, что без истории изменений штатного расписания создавать и редактировать его проще, но нельзя вывести печатную форму или сформировать отчет по состоянию на любую дату. Если, например, у вас в отделе продаж было две штатных единицы менеджера на 28 февраля, а с первого марта у вас вводится еще одна должность, то есть будет их всего три. Вы вводите новую должность в то же подразделение, но это уже будет другая позиция, что приведет к появлению второй строки. То есть первая строка будет содержать две позиции менеджера, а вторая – еще одну сходную должность. Это говорит о том, что без ведения истории изменения «штатки» отредактировать штатную позицию красиво не получится.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector