Management-study.ru

Студия менеджмента
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Заполнение авансового отчета в 1С: Бухгалтерия 8. 3

Заполнение авансового отчета в 1С:Бухгалтерия 8.3

Generic placeholder image

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 документ Авансовый отчет предназначен, для отражения в учете расходов сотрудника организации, за счет выданных под отчетных средств.

Документ Авансовый отчет находится в разделе Банк и Касса.

Банк и касса, Аванс

Создадим новый документ.

Создаем авансовый отчет

Заполняем Организацию и Подотчетное лицо. Через кнопку Добавить, заполняем табличную часть Авансы, если подотчет был выдан. Иногда бывает, что сотрудник из своих средств покупает, а потом ему возмещается из кассы.

Авансовый отчет 1С

Есть 3 типа Авансов:

1. Выдача денежных документов — документ предназначен для учета выдачи денежных документов из кассы (авиабилетов и железнодорожных билетов, путевок, почтовых марок и т.п.).

2. Выдача наличных — документ предназначен для учета списания наличных денежных средств.

3. Списание с расчетного счета — документ предназначен для учета списания безналичных денежных средств с расчетного счета организации.

Мы будем формировать выдачу наличных.

Выдача наличных Аванс

Создадим новый РКО (Расходный кассовый ордер).

РКО Авансовый отчет

Заполняем РКО и переходим к печати бланка выдачи денежных средств.

РКО Авансовый отчет 1С 8.3

В печатной форме, подотчетное лицо заполняет строку получил, вписывая сумму прописью и подписывая документ.

Расходный кассовый ордер

Сохраняем и проводим документ. Возвращаемся в список РКО и выбираем созданный нами РКО.

Выбор РКО для Авансового отчета

Теперь переходим в табличную часть Товары и начинаем заполнять Товары и Материалы которые приобрел под отчетное лицо. Если при покупке товаров была выдана Счет-Фактура, то ставите флаг СФ выбираете Поставщика и заполняете реквизиты счет-фактуры.

Товары в Подотчете

Вся строка очень длинная, по этому я разделил ее. Обратите внимание, что первую позицию мы приходуем как Материал, а вторую как Товар. Это сразу видно по счетам учета. В Авансовом отчете в Бухгалтерии 8.3 предусмотрено использование различных счетов учета, например для ГСМ 10.03

Счета учет в Авансовом отчете

Вам будет интересно: Если вы не заполняете вкладку товары, то формируйте Поступление товаров и услуг!

В разделе Возвратная тара заполняется тара которую получило подотчетное лицо и которая подлежит возврату поставщику.

А в разделе Оплата учитывается суммы, уплаченных поставщикам за ранее приобретенные товары, работы и услуги или уплаченные в качестве предоплаты. Данная строка формирует проводки Д 60.02 К71.01 при выданном авансе или Д 60.01 К 71.01 при оплате за товар.

Оплата Авансовый отчет

В закладке Прочее можно учесть другие расходы, произведенных подотчетным лицом (командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т. д.). Мы учтем проезд на Такси для закупки товаров и материалов.

Авансовый отчет 1С 8.3 Бухг

Так же заполняем счет затрат и субконто.

Счета затрат Авансовый отчет

Под отчетному лицу было выдано 10 000 израсходовано 7 380, теперь оформим возрат неизрасходованных денежных средств по Авансовому отчету.

Поступление наличных

Вид операции будет Возврат от подотчетного лица, а сумма заполняется автоматически, в соответствии с вашим Авансовым отчетом.

Возврат от подотчетного лица

Теперь можно распечатать наш авансовый отчет.

Печать Авансового отчета

Проверяем заполнение и печатаем.

Печать авансового отчета 1С

Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 на основании созданного Авансового отчета сформирует проводки поступления на склад Товара и материала, учтет оплату поставщику и произведет учет НДС. А если был выбран Флаг СФ, то будет отражен Входящий НДС от поставщика и сделана запись в Журнал учета счетов-фактур.

Читайте так же:
Расчет себестоимости продукции на производстве: пример, формула и правила калькуляции

Проводки авансового отчета

Авансовый отчет в 1С 8.3 удобный инструмент для осуществления текущей хозяйственной деятельности предприятия, без которого не может обойтись предприятие.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить

Не секрет, что у любой Организации достаточно часто возникает необходимость оформить покупку через авансовый отчет. И чтобы сделать авансовый отчет сразу правильно и без ошибок любому бухгалтеру хочется иметь образец заполнения документа в 1С. Разные виды операций в авансовом отчете в 1С 8.3 Бухгалтерия добавляют вопросов, а что же выбрать и как заполнить документ. Давайте разбираться:

  • какой вид операции выбрать в том или ином случае;
  • как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3.

Авансовые отчеты в 1С 8.3: пошаговая инструкция

На схеме ниже представлена пошаговая инструкция по работе с подотчетными лицами. Основных шагов всего три:

  • Аванс подотчетнику;
  • Отчет подотчетника;
  • Окончательный расчет.

Каждый шаг подробно описан – смело ищите свою ситуацию на схеме.

image002

В данной статье мы подробно рассмотрим блок Отчет подотчетника. И начнем разбор с вопроса – Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3?

Вид операции в авансовом отчете 1С 8.3

Оформление Авансового отчета осуществляется в разделе Банк и касса по ссылке Авансовые отчеты .

При создании документа сразу же возникает вопрос, – какой Вид операции выбрать?

image003

  • Авансовый отчет – это универсальный вариант, его можно использовать при любых обстоятельствах.
  • Авансовый отчет по командировке – упрощенный вариант, его рекомендуется выбирать для отчета по командировкам только, если подключен онлайн-сервис Smartway ( Администрирование – Подключение данных Smartway ).

Если вы приняли решение использовать в работе Авансовый отчет по командировкам , то обратите внимание на ряд ограничений в документе:

  • нет возможности указать данные счета-фактуры:
    • если подключен Smartway, то на все расходы с НДС создается документ Счет-фактура (Бланк строгой отчетности) с кодом вида операции – 23, без возможности его редактирования;
    • если Smartway не используется, то весь выделенный НДС автоматически списывается на расходы, не принимаемые в НУ.
    • по умолчанию задан счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» без возможности его редактирования на счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

    Авансовый отчет в 1С 8.3: образец заполнения

    Теперь вы знаете, как делать Авансовый отчет в 1С 8.3. Перейдем к его заполнению.

    Авансовый отчет

    Документ с этим видом операций состоит из множества вкладок, что позволяет нам отразить разнообразные операции. Пройдемся по каждой вкладке.

    image004

    Авансы – все выданные ранее подотчетные суммы (в т.ч. денежные документы), за которые отчитывается подотчетник.

    image005

    Товары – ТМЦ закупленные подотчетником. На эти позиции не были выставлены документы в адрес нашей Организации, например, ТОРГ-12.

    • Документ (расхода) – документ, подтверждающий стоимость приобретенных ТМЦ;
    • Поставщик – продавец ТМЦ, обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры;
    • СФ – флажок устанавливается, только если был предоставлен дополнительно еще и СФ.

    image006

    Оплата – заполняется, только если подотчетник оплатил товары (услуги), оприходованные документом Поступление (акт, накладная) . Это полезно делать, если нужно, чтобы покупка попала в Акт сверки с контрагентом.

    image007

    Прочее – расходы, у которых нет материальной формы и поэтому они не попали на вкладку Товары . Например, услуги, за которые отчитывается подотчетник.

    • Поставщик – поставщик услуг, поле обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры или БСО;
    • СФ – флажок устанавливается, только, если был предоставлен дополнительно еще и СФ. Если вместо СФ получен БСО, установите флажки СФ и БСО одновременно.

    В строке итогов отражается финансовый результат от операции. В зависимости от наличия остатка или перерасхода зависят дальнейшие действия бухгалтера.

    При интеграции программы со Smartway , данный вид документа также можно использовать. В этом случае загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты .

    Авансовый отчет по командировке

    image008

    В Авансовом отчете по командировкам нет вкладок, т.к. он не подразумевает внесение оплаты или приобретение ТМЦ. Как и следует из названия, этим документом отражаем только командировочные расходы. Теперь посмотрим, как заполнить шапку и табличную часть нашего документа.

    • Период – время, проведенное в командировке;
    • Суточные – размер суточных положенных подотчетнику, рассчитывается автоматически в зависимости от Периода . При необходимости можно изменить дневную ставку, перейдя по ссылке с суммой. В этой же форме заполняется аналитика по затратам.

    image009

    Внимание! В данном документе отражаются только затраты по суточным для бухгалтерского и налогового учета. Чтобы учесть суточные в целях учета НДФЛ и страховых взносов необходимо внести дополнительные документы в блоке Зарплата . Подробно узнать о том, как учитывать сверхнормативные суточные и суточные в пределах норм можно в нашем курсе Модуль 9. Кадры и ЗП Тема 9.8. Начисление зарплаты за август.

    • Аванс – сумма аванса, выданного подотчетному лицу на командировку. По ссылке необходимо подобрать расчетные документы. Не попавшие в данный список подотчетные суммы отражаются как Предыдущий аванс (остаток) в Строке итогов .

    image010

    В табличной части отражаются командировочные расходы, кроме билетов, загруженных через Smartway . Они учитываются на счете 76.41 «Приобретение билетов для командировок», отдельно от подотчетных сумм. Купленные Организацией билеты отражаются по ссылке Билеты , которая доступна только при подключении интеграции с Smartway .

    Чтобы избежать проблем с вычетом НДС не рекомендуется вносить в документ расходы, не подтвержденные БСО, т.к. для каждой строки автоматом будет создан документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности) .

    image011

    Если расходы с выделенным НДС присутствуют, но нет счета-фактуры, то надо использовать универсальный вид операции Авансовый отчет . Он также подходит при работе со Smartway . Загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты .

    Авансовый отчет: проводки в 1С 8.3

    Теперь перейдем к заключительной части оформления нашего документа. Итак, какие же проводки сформирует документ при проведении.

    Рассмотрим проводки по каждой вкладке документа Авансовый отчет :

    image012

    • Авансы – проводки не формируются, данные нужны только для информации и печатной формы.
    • Товары :
      • Дт счет учета ТМЦ Кт 71.01;
      • Дт 19.03 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС ;
      • Дт счет затрат Кт 71.01;
      • Дт 19.04 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС ;
      • аналогично вкладке Товары – могут быть сформированы проводки по списанию НДС.

      image014

      В Авансовом отчете по командировке проводки формируются только по счетам затрат для расходов, которые отражены по ссылке Суточные и в табличной части документа.

      Стоимость билетов по командировке, загруженная из Smartway , отражается на вкладке Билеты авансового отчета или ее можно увидеть по ссылке Билеты в авансовом отчете по командировке. Проводка будет Дт счет затрат Кт 76.14.

      Теперь вы знаете, чем в 1С Авансовый отчет отличается от Авансового отчета по командировке и никогда не запутаетесь при оформлении подотчетных сумм.

      Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

      По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

      Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

      Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

      709

      Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

      Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

      Дт 71 Кт 50 5000

      Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:

      Дт 26 Кт 71 5000

      Почему я сказал активов?

      Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

      • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
      • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
      • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

      Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

      Выдача наличных денежных средств из кассы

      Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

      710

      В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

      711

      Проводка получилась такой:

      712

      Выдача безналичных денежных средств

      В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

      В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

      713

      Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

      714

      Проводка получилась такой:

      715

      Выдача денежных документов

      Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

      После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

      716

      При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

      717

      718

      А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

      719

      Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

      720

      • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
      • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
      • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

      Сотрудник отчитывается

      Но ведь авансовый отчёт выдаётся сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

      Это такая печатная форма в которой указывается:

      • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
      • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
      • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты. )

      Вот вам пример формы АО-1:

      721

      Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

      Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

      722

      Пробежимся вкратце по его закладкам:

      723

      724

      725

      726

      Примеры авансовых отчётов из жизни

      Заполняем закладку «Авансы»:

      727

      Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

      Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

      728

      Вот проводки этой закладки:

      729

      Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

      730

      731

      Примеры заполнения закладки «Прочее».

      Оплата услуг связи:

      732

      Оплата объявлений в газете:

      733

      Списание суточных и долга за командировочных билетов:

      734

      Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

      735

      Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

      736

      Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

      737

      После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать:

      Авансовые отчеты

      В данном обзоре мы рассмотрим работу с Авансовыми отчетами в программе 1С:УНФ.

      Располагаются Авансовые отчеты в разделе Деньги. В группе Касса есть одноимённая команда.

      В журнале собраны все авансовые отчёты. Авансовый отчёт можно создать по одноименной кнопке либо скопировать уже существующей.

      Авансовые отчеты в разделе Деньги в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) Журнал Авансовых отчетов в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

      В форме авансового отчета обязательно выбираем Сотрудника – подотчетное лицо и Организацию.

      На вкладки Выданные авансы необходимо указать денежные документы, которыми мы выдавали авансы сотруднику для того, чтобы списать данную задолженность с сотрудника.

      Для этого удобно воспользоваться подбором по кнопке Подобрать. В открывшемся окне подбора представлены кассовые и банковские документы. Необходимые документы переносим в наш авансовый отчет.

      Документ Авансовый отчет и вкладка Выданные авансы в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) Подбор документов выданных авансов в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

      Документ Авансовый отчет и вкладка Запасы в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)На вкладке Запасы указывается товарно-материальных ценности, которые сотрудник приобрёл и которые приходуются на склад. Можно воспользоваться кнопкой Добавить либо подобрать номенклатуру. Указываем количество, стоимость купленной номенклатуры.

      Если мы укажем Заказ покупателя, то номенклатура будет оприходована сразу в резерв под данных заказ покупателя.

      Указываем склад, на который приходится номенклатура, номер и дату входящего оправдательного документа. Последние будут использованы при печати авансового отчета.

      Документ Авансовый отчет и вкладка Услуги в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)На вкладке Услуги указывается оплаченная нашим сотрудником услуга, которая сразу приходуется на расходы. Также мы выбираем номенклатуру, но уже с видом Услуга. Указывается Заказ покупателя, если расход относится к конкретному заказу. Если такая информация будет указана, то данные расходы будут оприходованы сразу под данный заказ покупателя, уменьшая его финансовый результат, и уже, в дальнейшем, не будут распределяться на все другие заказы при закрытии месяца.

      Также можно дополнительно указать Направление деятельности. Если оно будет указано, данные расходы также не будут распределяться между направлениями деятельности.

      Указываем Подразделение. Заполняем дату и номер входящего документа. Также как и для запасов указывается реквизит документа, представленного подотчётником.

      Счёт учёта затрат будет браться из карточки номенклатуры.

      Документ Авансовый отчет и вкладка Оплаты в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)На вкладке Оплата отражается оплата документов задолженности наших поставщиков, которые оплатило наше подотчетное лицо.

      Указываем Поставщика, Договор. Если денежные средства будут переданы в виде аванса, устанавливаем соответствующий флаг. Тогда программа не будет требовать от нас указание документов задолженности. В противном случае указываем документ, по которому числится задолженность, можем указать Заказ нашему поставщику для того, чтобы учесть факт оплаты по данному заказу. Если используются входящие счета на оплату указываем его там же.

      Заполняем номер и дата входящего документа, например, корешок к приходному кассовому ордеру.

      Такой документ уже можно попробовать провести, но программа может выдать ошибку о том, что израсходованная сумма аванса превышает сумму по документам. Необходимо вернуться на вкладку Выданные авансы и откорректировать сумму, которую необходимо будет списать с нашего подотчетника.

      Теперь можно провести документ.

      Документ имеет унифицированную печатную форму авансового отчета АО-1. Данный документ можно распечатать и даже подложить в бухгалтерию.

      Печатная форма АО-1 документа Авансовый отчет в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) Отчет Движения по регистрам документа Авансовый отчет в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

      Рассмотрим отчет по движениям документа.

      Как видно, у нас отражены запасы на складах. Эта информация с вкладки Запасы. Были оприходованы расходы. Это информация с вкладки Услуги. Также мы видим, что была зарегистрирована оплата нашему поставщику.

      Таким образом программе 1С:Управление нашей фирмой осуществляется работа с авансовыми отчетами.

      Возврат авансов подотчетников по нескольким документам

      Документ Поступление в кассу с видом операции От подотчетникаНачиная с версии 1.6.25 в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) добавлена возможность одним Поступлением на счет отразить возврат авансов по нескольким документам одного подотчетника.

      В документах Поступление на счет и Поступление в кассу с видом операции От подотчетника добавлена табличная часть, в которой можно выбрать несколько документов выданных авансов, различные подразделения и проекты.

      Формируем документ Поступление в кассу с видом операции От подотчетника. Для использования возможности возврата по нескольким документам добавляем строку в табличную часть и указываем необходимый документ.

      голоса
      Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector