Обязательные журналы регистрации кадровых документов 2021

Обязательные журналы регистрации кадровых документов 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные журналы регистрации кадровых документов 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

1. Локальные нормативные акты:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• правила охраны труда работников.

1. Распорядительные документы:

• приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
• распоряжения.

1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:

• трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2017-2018»);
• трудовые книжки;
• книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• график отпусков;
• личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
• табель учета рабочего времени;
• записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).

Изменения в работе кадровиков в 2021 году

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 25.

Интересное: Одн по электроэнергии как посчитать

Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

Справочник: Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

О совершенствовании системы расследования и учета профессиональных заболеваний в Российской Федерации». Подробнее 7.Регистрации огневых и газоопасных работ Огневыми считаются работы с использованием открытого огня, такие как, например, сварка, связянные с высокими температурами, опасностью искр и т.п.

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Совет

Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

Какие сведения войдут в отчет за январь:

• о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
• о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
• о переводах, которые оформлены в январе 2021.

Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.

С 1.01 2021 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2021. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:

• невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
• работник не выходит на связь больше 2 дней.

Важно!

ТК в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату

Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Обязательны ли унифицированные формы?

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России. Таким образом, создатели попытались отразить и учесть в унифицированных формах все изменения трудового законодательства на тот момент.

В настоящее время многие неправильно трактуют письмо Министерства юстиции [1] о том, что указанное постановление признано не нуждающимся в государственной регистрации и, следовательно, не обязательно для применения. Делать такой вывод по этой причине было бы неправильно. Объясним почему. Не нужно ассоциировать понятие о документе «не нуждающийся в государственной регистрации» с понятием «не обязательный для применения» или «не имеющий юридической силы». Дело в том, что, согласно законодательству [2], часть нормативно-правовых актов требуют обязательной государственной регистрации, а часть в таковой не нуждаются, но при этом имеют такую же юридическую силу, как и зарегистрированные.

В соответствии с пунктом 2 постановления Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на организации независимо от формы собственности. К сожалению, порядок их распространения и ответственность за его невыполнение законодательством не определены.

Определим преимущества

Бесспорным является тот факт, что для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих инспекторов труда не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.

Другое не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов. Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом. Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами — о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.

Каковы недостатки?

Теперь давайте постараемся понять, что же не нравится кадровикам в унифицированных формах? Обычно недовольство кадровиков связано с тем, что в формах не предусмотрена специфика каждой конкретной организации. Некоторые кадровики утверждают, что в формах недостаточное количество строк для внесения необходимых сведений. Но больше всего у кадровиков возникает проблем из-за того, что законодательство не дает четких указаний по их заполнению.

Учесть специфику всех организаций невозможно. Однако Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации [3] позволяет каждой организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты. Поэтому всегда можно добавить дополнительные строчки для внесения необходимой информации или предусмотреть визы согласования.

Основная проблема при работе с унифицированными формами связана с большим количеством вопросов о порядке заполнения той или иной формы. К сожалению, в этом несомненно большой пробел в законодательстве. Полных рекомендаций по их заполнению действительно нет.

Состав унифицированных форм

Унифицированные формы включают в себя две группы документов: по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Учетные документы, которые содержатся в первой части постановления, распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов о приеме, переводе, увольнении работника, направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Вторая группа документов распространяется на все организации, кроме бюджетников. К этой группе документов относится табель учета рабочего времени [4].

Личная карточка Т-2

Одна из унифицированных форм имеет особый статус. Таким статусом наделена личная карточка работника или, как ее обычно называют, карточка Т-2. Пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек [5] установлено не только то, что работодатель обязан ознакомить работника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Но установлено также и то, что форма личной карточки утверждается Госкомстатом. Поэтому необходимость и обязательность ведения этой формы ставить под сомнение неправомерно.

Где найти ответ

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий к бухгалтеру. А следовательно, найдется повод и для претензий к кадровику. Поэтому, принимая решения об отказе или об использовании унифицированных форм, обратитесь к Федеральному закону «О бухгалтерском учете» [6].

В соответствии со статьей 9 указанного закона бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата, возникает у организаций в силу статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В то же время отказ от применения унифицированных форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, но не трудового законодательства. Но одно влечет за собой другое.

Подведем итоги

Да, формально вашу организацию не могут оштрафовать за ведение кадровых приказов в свободной форме. Но отсутствие унифицированных форм повлечет за собой другие нарушения. Так что, как видите, лучше не искать ответ на вопрос об обязательности унифицированных форм, а находить преимущества от их применения.

Цитируем закон

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Презентация на тему "УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.

Аннотация к презентации

Посмотреть и скачать презентацию по теме «УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ», включающую в себя 24 слайда. Скачать файл презентации 0.08 Мб. Большой выбор powerpoint презентаций

Содержание

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

К.ф.н., доц. Е.Н.Вакулова

Слайд 2

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

32 Унифицированная форма № Т- 3 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301017

Слайд 3

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника

Унифицированная форма № Т-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301002

Слайд 4

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКАгосударственного служащего

Унифицированная форма № Т-2 ГС Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301016

Слайд 5

ПРИКАЗ (распоряжение)о приеме работника на работу

Унифицированная форма № Т- 1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301001

Слайд 6

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА

Унифицированная форма № Т- 4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301003

Слайд 7

ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работников на работу

Унифицированная форма № Т- 1 а Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301015

Слайд 8

ПРИКАз (распоряжение)о направлении работника в командировку

Унифицированная форма № Т- 9 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301022

Слайд 9

ПРИКАЗ (распоряжение)о переводе работника на другую работу

Унифицированная форма № Т- 5 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301004

Слайд 10

ПРИКАЗ (распоряжение)о переводе работников на другую работу

36 Унифицированная форма № Т- 5 а Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301018

Слайд 11

ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Унифицированная форма № Т- 6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код Форма по ОКУД 0301005

Слайд 12

ПРИКАЗ (распоряжение)о поощрении работника

Унифицированная форма № Т- 11 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301026

Слайд 13

ПРИКАЗ (распоряжение)о поощрении работников

Унифицированная форма № Т- 11а Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301027

Слайд 14

ЗАПИСКА-РАСЧЕТо предоставлении отпуска работнику

Унифицированная форма № Т- 60 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код Форма по ОКУД 0301051

Слайд 15

ТАБЕЛЬ УЧЁТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Унифицированная форма № Т- 13 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301008

Слайд 16

ТАБЕЛЬ УЧЁТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЁТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Унифицированная форма № Т- 12 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301007

Слайд 17

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

Унифицированная форма № Т-10 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301024

Слайд 18

ЛИЦЕВОЙ СЧЁТ (СВТ)

Унифицированная форма № Т- 54а Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301013

Слайд 19

ЛИЦЕВОЙ СЧЁТ

Унифицированная форма № Т- 54 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301012

Слайд 20

ЖУРНАЛ регистрации платежных ведомостей /Образец обложки

Унифицированная форма № Т-53 а Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301050

Слайд 21

ПЛАТЁЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Унифицированная форма № Т- 53 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301011

Слайд 22

РАСЧЁТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Унифицированная форма № Т- 51 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301010

Слайд 23

РАСЧЁТНО-ПЛАТЁЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Унифицированная форма № Т- 49 Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301009

Слайд 24

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ для направления в командировку и отчет о его выполнении

Унифицированная форма № Т- 10 а Утверждена постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 Код — Форма по ОКУД 0301025

Труд оборачивается цифрой

Госдума одобрила возможность ведения кадрового документооборота в электронном виде

Госдума вчера во втором, основном чтении приняла законопроект о внедрении электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Пока законодательно оформление кадровых документов только в электронном виде не закреплено, поправки к Трудовому кодексу (ТК) фиксируют такую возможность. Вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) работодатели смогут на платформе «Работа в России» и через свои информсистемы. Эксперты считают инициативу нужной, но полагают, что в нынешнем виде документ может усложнить перевод трудовых отношений в цифру.

Фото: Юрий Мартьянов, Коммерсантъ

Фото: Юрий Мартьянов, Коммерсантъ

Госдума вчера во втором чтении одобрила законопроект об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. По мнению авторов документа, переход на цифру создаст большие возможности для удаленного трудоустройства граждан — соискатели смогут дистанционно проходить собеседования и заключать трудовые договоры. Пока полностью цифровой возможности для этого нет — проект вводит ее и механизмы ведения и использования кадровых документов без дублирования на бумажном носителе. Работодатели смогут вести электронный документооборот на платформе «Работа в России» через портал госуслуг и через собственные информсистемы.

При этом ко второму чтению проект уточнили: ряд документов — как приказ об увольнении и журнал безопасности — должен в обязательном порядке предоставляться на бумажном носителе.

О переходе на КЭДО работодатель должен будет уведомить сотрудников, а они смогут отказаться от ведения документов в цифровом виде. Распространение работодателем электронного документооборота на всех работников сможет быть включено в коллективный договор с согласия более половины работников. «Отсутствие письменного согласия считается отказом»,— отмечает директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин, допуская, что это усложнит переход — цифровые документы вызывают недоверие у части работников.

Как рассказал “Ъ” глава исполкома Конфедерации труда Игорь Ковальчук, против возможности работодателей переводить сотрудников на КЭДО без их прямого согласия выступали профсоюзы. «Преимущества цифровизации очевидны — например, работники больше не окажутся в ситуации, когда бумажные архивы утеряны и у государства нет информации об их трудовом стаже. Однако и частные, и государственные цифровые системы все еще уязвимы, и у человека должна быть возможность хранить информацию о своей карьере самостоятельно в виде трудовой книжки»,— отмечает он.

Законопроект был подготовлен с учетом результатов эксперимента по электронному документообороту, который проводил Минтруд с апреля 2020 по 15 ноября 2021 года.

Эксперимент продлеваться не будет — Минтруд пояснил, что в самом проекте закона закреплено, что участники могут продолжать использовать электронные документы и его положения применяются к участникам эксперимента уже с 16 ноября.

При этом для таких работодателей предусмотрен переходный период — до 1 июля 2022 года им нужно выполнить предусмотренные поправками мероприятия по переходу на КЭДО, продолжая вести «экспериментальное» электронное кадровое делопроизводство. Для остальных работодателей и их сотрудников поправки начнут действовать со дня опубликования закона.

В компании Wildberries, принимавшей участие в эксперименте по КЭДО, “Ъ” заявили, что перевели в электронный формат весь кадровый документооборот: от приема на работу до заявлений на отпуск и расторжения договора. «Мы высоко оцениваем итоги эксперимента: он оказался эффективным и очень полезным для отрасли. Мы продолжаем осуществлять кадровые процедуры в электронном виде в рамках переходного периода до принятия законопроекта»,— отметил представитель компании Валерий Прокопьев. Как указывает Дмитрий Махлин, цифра позволит компаниям ускорить процесс подписания документов и минимум вдвое сократить издержки на бумажные документы.