Расходная накладная

Расходная накладная

Расходная накладная — бухгалтерский документ, предназначенный для перемещения материальных ценностей как внутри компании, так и за ее пределы. Документ является первичным, поскольку с его помощью фиксируется факт совершения определенной хозяйственной операции и на его основе составляется соответствующая корреспонденция.
Бланк расходной накладной оформляется для разнесения операции по счетам бухгалтерии, а потому является аналитическим регистром учета. На его основании сведения поступают в синтетические регистры учета, где собирается информация по одинаковым документам.

Расходная накладная имеет четыре унифицированных формы, и применяется в зависимости от направления использования:

товарная накладная для передачи ТМЦ другой организации (форма ТОРГ-12);
⇒ Скачать форму ТОРГ-12 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-12

Унифицированные формы бланков расходных накладных носят рекомендуемый характер — организация может на основании унифицированной формы разработать свой собственный документ. Он обязательно должен утверждаться локальной документацией предприятия и содержать все необходимые реквизиты.

Поэтому популярна не унифицированная форма накладной, в которой отражаются грузоотправитель и грузополучатель, перечень передаваемых ценностей, основание для их передачи, а также доверенность, предъявленная при получении. В накладной обязательно указывается, кто разрешил отпуск и на какую сумму передано ТМЦ.

Унифицированные стандартные образцы бланков расходных накладных приняты Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132. Кроме этого, специальное Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 свидетельствует о том, что организация имеет право вносить в бланки необходимые дополнения или реквизиты. При этом в унифицированных формах нельзя изменять или убирать реквизиты, установленные законодательством. Если вносятся изменения в бланк расходной накладной, они должны быть отражены в организационно-распорядительной документации компании.

Заполнять расходную накладную необходимо в двух экземплярах: первый из них остается у оформителя, второй передается тому, кто забирает товарно-материальные ценности. При этом отпускать ТМЦ имеет право только материально-ответственное лицо, установленное приказом руководителя. Подписывать и проставлять печати организации необходимо с обеих сторон операции — и кто передает ТМЦ, и кто их получает.

Согласно ст.120 НК РФ при отсутствии в организации первичных документов в одном налоговом периоде налоговики имеют право оштрафовать компанию на сумму 10 тыс. руб.; при повторном нарушении — 30 тыс. руб. Если нарушение повлекло за собой уменьшение суммы налога к уплате, штраф составит 20% от неуплаченного налога (не меньше 40 тыс. руб.).

Накладная может быть разработана самостоятельно, но в ней должны быть обязательные основные реквизиты, указанные в ч.2 ст.9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Их пропуск налоговики могут также расценивать как грубейшее нарушение норм и правил осуществления бухгалтерского учета, а потому имеют право взыскивать штраф и пени.

Расходную накладную скачать можно в любом из представленных вариантов, в зависимости от ваших целей.

ТОРГ-4: образец заполнения и бланк

В предпринимательской деятельности иногда возникают ситуации, когда продукция от поставщика поступает на склад получателя без каких-либо документов или пакет документов есть, но не полный. Причины отсутствия документов могут быть самыми разными: затерялись в пути, не успели дойти и пр. В сложившихся обстоятельствах материально ответственному лицу нужно принять груз на хранение, для этого используется специальный документ – форма ТОРГ-4. Ее полное название «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика».

Основные сведения о форме ТОРГ-4

Существует унифицированный бланк ТОРГ-4 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132), но использовать именно его для оформления процедуры приемки полученных ТМЦ не обязательно. Организациям предоставлено право разрабатывать и применять собственные формы. Важно, чтобы в самостоятельно разработанном бланке было обозначено фактическое количество поступивших товаров, их стоимость и все необходимые реквизиты.

Акт обычно оформляют в 2-х экземплярах. Один из них передают в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного кладовщика. Можно составить еще один экземпляр для фирмы-поставщика.

Акт необходимо составить в день прибытия продукции на склад. Форма ТОРГ-4 составляется на основании договора поставки и приказа о создании комиссии.

Бухгалтерии данный документ нужен для оприходования товаров, которые поступили без счета поставщика. Товары приходуются по учетным (при наличии договора) или рыночным ценам.

Полученная продукция пребывает на ответственном хранении на складе до того времени, пока не будут получены недостающие сопроводительные документы.

Когда именно надо составлять акт по форме ТОРГ-4

Форма ТОРГ-4, образец заполнения которой вы сможете найти далее, составляется в том случае, если были поставлены товары для дальнейшей реализации без счета или товарной накладной поставщика. Чаще всего ими не сопровождаются грузы, поставка которых осуществляется железнодорожным или водным транспортом.

При получении сырья или материалов без сопроводительных бумаг надо составлять акт по форме М-7. Если необходимо оприходовать тару, о которой нет информации в документах поставщика, комиссия оформляет акт по форме ТОРГ-5.

Кто должен составлять документ

Акт о приемке ТОРГ-4 обязательно должен составляться в присутствии комиссии, состоящей как минимум из 3 человек:

материально ответственного за поступивший товар сотрудника;

любого иного сотрудника организации;

представителя поставщика (водителя, экспедитора и др.).

Также в состав комиссии можно включить представителя сторонней незаинтересованной организации (например, эксперта). Все члены комиссии должны подписать составленный акт ТОРГ-4, только тогда он будет иметь юридическую силу.

Порядок заполнения формы ТОРГ-4

Акт ТОРГ-4 заполняется следующим образом:

В верхней части документа надо указать: наименование и адрес организации-получателя, код по ОКПО, также вносятся сведения о Поставщике и Грузоотправителе.

Далее указывают номер и дату составления документа. Рядом отведено поле для подписи и Ф.И.О. руководителя организации-получателя.

После этого в акте ТОРГ-4 необходимо указать:

место приемки товаров;

имеющиеся сопроводительные документы;

адрес и наименование фирмы-поставщика, наименование станции отправления;

количество мест, которое значится в накладных;

масса товара станции отправления и назначения — здесь необходимо проставить вес груза, который был определен на станции отправления и на станции прибытия;

реквизиты коммерческого акта;

состояние упаковки — данные о состоянии упаковки надо обязательно указывать. Если на ней нет никаких повреждений – в соответствующей строке указывают «не повреждена», если имеются дефекты – их надо детально описать.

Если нет никаких сопроводительных документов, в акте указывают фактические сведения о товарах (вид, характеристики, количество). Продукция приходуется по определенной договором цене или по рыночной стоимости (если договор отсутствует).

Следующий этап – указание сведений о приходуемых товарах в специальной таблице акта:

наименование товара, его характеристики, код;

количество товаров (мест, в одном месте, штук);

масса (брутто, нетто);

Оформленный документ подписывают все члены комиссии, включая материально ответственное лицо. Заполненный образец формы для ООО ТОРГ-4 будет приведен далее.

Важный момент: если для оприходования товаров не было получено никаких документов, бухгалтерия фирмы-покупателя должна провести дополнительную проверку в отношении таких товаров. Возможно, они уже числятся на счетах как товары, за которые ранее уже была произведена оплата. Также следует проверить, не вошла ли стоимость данной продукции в дебиторскую задолженность.

Инструкция по оформлению акта закупки у физического лица

Закупочный акт у физического лица — это официальный документ, отражающий операции по приобретению товаров, работ и услуг у граждан, работающих без регистрации ИП. 44-ФЗ разрешает физлицам участвовать в госзакупках, но оформляются такие сделки иначе.

Почему физические лица вправе участвовать в закупках по 44-ФЗ

В торгах принимают участие не только организации и индивидуальные предприниматели, но и физические лица без образования ИП. Об этом прямо говорится в п. 4 ч. 1 ст. 3 44-ФЗ. Если у гражданина есть возможность предложить товары, работы или услуги, он вправе участвовать в закупках. 44-ФЗ не устанавливает определенных правил для закупок у физических лиц. Главное условие — соблюдать положения Федеральной контрактной системы и требования конкретной закупочной документации.

Гражданское законодательство не препятствует физлицам заниматься предпринимательством без регистрации ИП. Запрещено незаконное ведение предпринимательской деятельности (ст. 171 УК РФ). Это значит, что заниматься коммерцией без учета и лицензирования, если эти условия являются обязательными, нельзя. Для нарушителей, причинивших крупный ущерб и заработавших на нелегальной деятельности более 2 250 000 рублей, грозит административная ответственность (штраф до 300 000 рублей или в размере дохода за период до 2 лет, обязательные работы до 480 часов или арест до 6 месяцев).

Следите за изменениями по закупкам с помощью КонсультантПлюс!

Настройте индивидуальный профиль и получайте сообщения о новостях и поправках сразу, как они появляются в системе. А пояснения экспертов и сравнение редакций НПА помогут понять запутанные формулировки и разобраться в новых правилах. Попробуйте бесплатно!

В каких закупках физлица не участвуют

Некоторые закупки физическим лицам недоступны. Такой поставщик не сможет подать заявку для следующих заказов:

1. Если торги только для субъектов малого предпринимательства. Физическое лицо не является СМП и принимать участие в торгах он не вправе. Заказчик откажет физлицу без рассмотрения.
2. Если заказчик установил требование о лицензировании. Гражданин не получает лицензию на предпринимательскую деятельность, значит, участвовать в таких тендерах ему нельзя.
3. Если выполнять работы и оказывать услуги обязан поставщик из числа членов саморегулируемой организации (СРО). Аналогичная ситуация — граждане не становятся членами СРО.

Когда деятельность не требует лицензирования и регистрации ИП, гражданин вправе принимать участие в закупках от своего имени и предлагать товары, работы и услуги.

Как оформляется такая закупка

Особых правил для оформления документов заказа в случае допуска физлиц не предусмотрено. Заказчик перечисляет в закупочной документации и извещении документы, которые требует от поставщиков, и прикладывает рекомендуемую форму заявки на участие в закупке.

У физических лиц нет уставных или регистрационных документов, у него есть только персональные регистры. Они демонстрируют заказчику:

• Ф.И.О. и адреса прописки и проживания вместо наименования поставщика и его юридического и фактического адреса;
• паспорт (копию всех 20 страниц) вместо выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• ИНН не является обязательным документом для граждан (только для организаций и индивидуальных предпринимателей).

Никаких других особенностей или ограничений не предусмотрено. Участник-физлицо оформляет заявку, делает ценовое предложение и участвует в торгах. При передаче ТРУ оформляется особый закупочный акт: это специальный документ, который применяется для оформления сдачи-приемки товаров, работ и услуг между организацией-заказчиком и физлицом-поставщиком.

Сложности возникают с оформлением контракта. Есть ряд положений, которые обязательны для соглашений по 44-ФЗ между физическими и юридическими лицами:

1. Граждане, получающие доход, обязаны уплачивать подоходный налог: 13% — для резидентов, и 30% — для нерезидентов. Налоговым агентом выступает организация-заказчик. Включаем в контракт условие о снижении суммы, перечисляемой физическому лицу за поставленные товары, работы, услуги, на величину НДФЛ (ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Если такой пункт не согласован с поставщиком, то контракт автоматически признается недействительным.
2. Аналогичная ситуация и со страховыми взносами. Налоговый агент обязан перечислить 22% на ОПС, 5,1% — на ОМС, 2,9% — в ФСС. Все эти суммы вычитаются из цены контракта. Заказчику рекомендуется заранее прописать это условие — еще на этапе составления закупочной документации.
3. Соглашения, заключенные с физлицом как с единственным поставщиком, составляются без указания того, что заказчик выступает в роли налогового агента (ч. 15 ст. 34 44-ФЗ). Включение этого условия не является нарушением. Нарушителем заказчик станет, если не перечислит положенную сумму налогов и взносов.

Кто и в какой момент оформляет акт

В нормативах госзаказа разъясняется, когда заполняют закупочный акт — при покупке товара юрлицом у физического, то есть в момент передачи ТРУ заказчику, как и в случае с обычным актом поставки, приемки работ или оказания услуг. Его оформляет организация-заказчик.

Закупать или принимать продукцию у населения вправе любой ответственный сотрудник, назначенный приказом или направленный по доверенности. Акт закупок всегда подписывает руководитель организации-заказчика.

Как заполнить акт

Для закупочного акта действует унифицированная форма № ОП-5 (закреплена Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998). В качестве альтернативы применяют договор закупки у физического лица или иной документ, разработанный организацией. Форма подтверждения закупки определяется руководством (информация Минфина №ПЗ-10/2012).

Если заказчик использует самостоятельно разработанный закупочный акт, его надлежит утвердить отдельным приказом и закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Обязательно включите в документ:

• его название и основные реквизиты (номер, дата);
• сведения о заказчике;
• содержание операции;
• количество поставки;
• стоимость приобретенных товаров, работ и услуг.

Вся эта информация указывается и в бланке акта ОП-5. Вот как составить закупочный акт:

1. Определиться с формой — локальной или унифицированной.
2. Указать информацию об организации-заказчике — его наименование, ИНН, код по ОКПО.
3. Внести номер и дату.
4. Отметить место закупки.
5. Прописать стороны сделки: покупателя (сотрудник заказчика) и продавца.
6. Раскрыть содержание операции. Для этого в форме предусмотрена табличная часть. Вносите все товары (по возможности с кодами), указывая точное количество, единицу измерения, цену и итоговую стоимость. Далее указать вид операции при продаже в закупочном акте: для операций по передаче, отгрузке, приобретению товаров, работ, услуг проставляется КВР 01 (Письмо ФНС №СД-4-3/17657@ от 20.09.2016).
7. Заполнить текстовую часть. В расписке указываются паспортные данные поставщика и сумма операции.

Акт подписывает продавец, покупатель (тот, кто принял или приобрел товары, работы, услуги) и утверждает руководитель организации-заказчика. Если в сделке фигурировали наличные средства, включите в документ блок с распиской о получении поставщиком денежных средств.

Как составить закупочный акт ОП-5 в 2021 году

Закупочный акт ОП-5 бланк скачать бесплатно образец которого вы можете ниже в формате Word и PDF – документ, позволяющий сторонам сделки вести учёт расходов, необходимый для правильного налогообложения. Кроме того, наличие этой бумаги, по сути, является подтверждением самого факта совершения сделки.

Разобраться в особенностях правильного составления и оформления этого акта в 2021 году, читателям рубрики «Образцы актов» — поможет практикующий юрист и неизменный автор сайта «Юридическая скорая помощь», Олег Устинов.

Общая информация для понимания сути

В большинстве случаев, юридические лица, сотрудничающие между собой, выступают в роли продавца, покупателя или поставщика. Однако, нередко таким организациям более выгодно сотрудничать с частными лицами.

К примеру, такие взаимоотношения имеют место быть, когда фирмы, занимающиеся продажами – налаживают сотрудничество с частными фермерами, скупая у последних овощи, молочные продукты, фрукты, а также мясо и другие продовольственные продукты. В результате такого взаимодействия, фермер получает за предоставленные им продукты наличные средства, а организация – становится обладателем качественной продукции по весьма выгодной цене.

При этом, законодатель – не запрещает сторонам проводить подобного рода сделки, но предъявляет определённые требования к ним, в число которых входит и надлежащее оформление. На первый взгляд – всё довольно просто.

Так как в сделке участвуют продавец и покупатель – они должны составить договор купли-продажи, оформив соглашение, согласно правилам, предъявляемым заказчиком к оформлению договоров между юридическими лицами. Однако, также помимо основного соглашения – нужно будет оформить и закупочный акт.

Зачем нужен закупочный акт в 2021 году

Исходя из вышеописанного, закупочный акт, в первую очередь, выступает в качестве подтверждения заключения сделки между продавцом и покупателем. В содержании документа отмечаются особенности и детали их соглашения.

Во-первых, акт закупки нужен организации, выступающей в роли покупателя. Ведь именно на его основании сотрудники бухгалтерии проведут после заключения сделки списание денежных средств и компания поставит продукцию на учёт.

Во-вторых, данный документ – может выступать гарантом для обеих сторон. Так, в случае конфликта, появления претензий и судебного разбирательства – закупочный акт станет главным документом-доказательством, содержание которого сможет использовать не только продавец, но и покупатель.

Кто заполняет закупочный акт

Так как, закупочный акт для покупателя выступает в качестве первичного документа, следовательно – его оформлением должен заказчик.

Что касается выбора составителя документа – законодатель позволяет составлять закупочный акт не только руководителю организации, но и любому её сотруднику, который был уполномочен на совершение данных действий руководством компании.

Кто должен подписать закупочный акт

Так как в сделке, в большинстве случаев, принимает участие 2 стороны – логично предположить, что каждая из них должна поставить в акте свою подпись. Однако, если в роли покупателя, подписывающего документ, выступает ответственное лицо – акт должен быть обязательно завизирован подписью реального руководителя организации.

Что касается продавца, то подписанием обычно занимается лицо, занимающееся производством объекта сделки (например, фермер, производящий молочные продукты). При этом, иногда случаются ситуации, в которых данное лицо – не может лично приехать на встречу для подписания документа.

В этом случае – продавец может вверить подписание закупочного акта своему представителю, который должен будет предоставить покупателю соответствующие документы, подтверждающие его полномочия.

ОП-5 – нужна ли форма для оформления закупочного акта в 2021 году

Сразу отметим, что в 2021 году – стороны сделки могут не использовать унифицированную форму ОП-5, которая ранее была установлена в качестве обязательной для составления и оформления рассматриваемых актов закупки.

Однако, поскольку ОП-5 способна существенно упростить процесс заключения сделки – законодатель не запрещает её использование и сегодня, разрешая вносить в её содержание сторонам изменения для адаптации её под условия конкретного соглашения. Также, многие компании используют для оформления акта собственные специально разработанные формы, что также считается вполне допустимым.

Особенности заполнения закупочного акта в 2021 году

Рассматриваемая нами сделка, предполагает передачу фермером некой продукции покупателю, который передаёт ему определённую сумму, о которой стороны сделки договорились ранее. А оформление закупочного акта – подтверждает, что обе стороны (покупатель и продавец) – выполнили перед друг другом свои обязанности.

Таким образом, акт является не только подтверждающим сделку документом, но и своеобразной распиской продавца, в которой он указывает полученную им сумму. Этот пункт есть в вышеописанной форме, а если акт составляется в свободной форме – данная информация должна быть записана от руки.

Напоминаем, что при составлении документа – нужно указывать только реальную информацию. К примеру, занижение составителем фактической стоимости товара – наверняка будет расценено законодателем (сотрудниками контролирующих органов) как незаконное действие (отмывание денег).

Если же, при составлении документа будут допущены ошибки – опытные юристы сайта «Юридическая скорая помощь» рекомендуют начать составлять новый акт!

И хотя законодатель не предъявляет в 2021 году каких-либо строгих требований к оформлению закупочных актов – составителю очень важно придерживаться общепринятых правил, установленных для оформления подобных документов.

Что указать в содержании закупочного акта

Вначале, необходимо заполнить шапку документа, прописав в ней название организации, выступающей в роли покупателя. Кроме того, ту следует указать:

• Коды ОКУД и ИНН;
• организационно правовую форму;
• а также другие важные сведения о компании.

В том случае, если закупкой занимается определённый отдел – данный факт нужно прописать в документе, а если акту присвоен номер (например, его номер во внутреннем документообороте компании) – его обязательно нужно проставить ниже.

Затем составителю необходимо указать наименование самого документа и поставить реальные дату и место его составления.

После этого, приступаем к заполнению основной части – тела документа, которое состоит из следующих пунктов:

1. полная информация о лице, который выступает в роли покупателя, подписывающего акт;
2. информация о физическом лице, выступающем в роли продавца, подписывающего документ;
3. общая информация о том, кто у кого и что именно покупает.

При этом, особенно важно – как можно подробнее описать объект сделки. А для внесения всех данных, как мы уже упоминали ранее в статье – удобнее всего использовать таблицу аналогичную той, что содержится в бланке ОП-5.

Таким образом, составителю нужно указать не только само название приобретаемой и продаваемой продукции, но и количество, единицу измерения, стоимость единицы, а также сумму сделки, которая должна быть продублирована прописью под таблицей.

После этого, нужно подробно описать каждую сторону сделки. Для физического лица, выступающего продавцом – достаточно указать паспортные данные. А для покупателя – нужно вписать данные регистрационных документов.

Также, если с полученной продавцом суммы будет удержан так называемый подоходный налог – это тоже (его точный размер) нужно указать в содержании. Помните, что в тех случаях, когда физическое лицо реализует собственно выращенную продукцию – его фактическая прибыль не облагается налогом!

В завершении составления – каждая из сторон сделки должна расписаться (с расшифровками подписи), подтвердив, таким образом, факт заключения сделки.

Представитель организации-покупателя, после подписания акта – должен передать его руководителю, который обязан утвердить/визировать сделку и передать документ в бухгалтерию для использования его в качестве сметы для списания средств с баланса организации.

Частые ошибки при заполнении формы ОП-5 в 2021 году

Пожалуй, самой распространённой ошибкой при заполнении закупочного акта в России в 2021 году – является указание неполной или неточной информации. В большинстве случаев, такое случается, когда сотрудник, ответственный за подписание документа не обладает полной информацией о продавце.

Например, если после подписания акта выяснится, что продавец не прописан по указанному в акте адресу – сотрудники налоговой посчитают акт недействительным. То же случится, если продавец не распишется в документе.

Если при оформлении какая-то сторона обнаружила в содержании акта ошибку – рекомендуем составить новый документ! В противном случае – искажённая информация может выступить основанием для недействительности документа. Если в форме ОП-5 обнаружена опечатка – она должна быть исправлена, а рядом с верными данными стороны должны расписаться под отметкой «Исправленному верить».

Напоследок, отметим, что не стоит заключать сделки на чрезмерно большие объёмы продукции, так как к таким сделкам будет уделяться особое внимание сотрудников налоговой. Проще говоря, не нужно пытаться продать/купить больше, чем может произвести продавец.