Management-study.ru

Студия менеджмента
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет рабочего времени с расчетом баланса

Учет рабочего времени с расчетом баланса

Автоматизация процессов учета рабочего времени повышает эффективность работы компании, упрощает контроль трудовой дисциплины и расчет заработной платы и нивелирует влияние человеческого фактора. Однако жесткие алгоритмы учета рабочего времени могут вызвать негативную реакцию сотрудников. Контролировать дисциплину и сохранить комфортный климат в коллективе позволяет учет рабочего времени c расчетом баланса – по алгоритму гибкого графика.

При таком подходе сотрудник может самостоятельно планировать свое время, имея возможность прийти позже или уйти раньше, не нарушив рабочий режим. Потраченное на личные дела время можно отработать позднее.

Применение

Учет рабочего времени с расчетом баланса станет удобным решением для предприятий и учреждений с недельными, сменными и скользящими графиками, при которых допустимы небольшие отклонения, подлежащие учету и отработке.

Для компаний, где работа осуществляется на условиях сдельной оплаты труда или выработки суммарной месячной нормы, также подойдет учет рабочего времени по алгоритму гибкого графика.

Алгоритмы учета

В компании регламентируется обязательное время присутствия сотрудника на рабочем месте, суммарное время перерывов на отдых в течение дня и рабочий интервал времени –в течение которого сотрудник может отработать положенное время.

Факт входа в рабочие и нерабочие помещения регистрируется системой. Например, когда сотрудник входит в столовую, система фиксирует выход из рабочей зоны и вход в нерабочую. Таким образом время, проведенное в курительной комнате, столовой, зоне отдыха, учитывается как нерабочее. На основании данных о входах и выходах система рассчитывает рабочее время сотрудника с учетом графика работы и допустимых отклонений и формирует табель.

Например, при рабочем дне с 9:00 до 17:45 и обеденном перерыве в 45 минут сотрудник может прийти на 15 минут позже – в 9:15 и уйти на 15 минут раньше – в 17:30. Время, потраченное на приходы позже и уходы раньше в рамках заданных отклонений, сотрудник может отработать. Время, отведенное на обед, сотрудник может использовать частями.

Алгоритм гибкого графика позволяет задавать различные учетные периоды для отработки времени, потраченного в личных целях – например, сотрудник должен компенсировать это время в тот же день или в течение месяца. По согласованию с администрацией неотработанное за отчетный период время может быть закрыто оправдательным документом.

Графики работы

Учет рабочего времени с расчетом баланса может вестись на основе недельного и сменного графиков, сдельной работы и выработки месячной нормы рабочего времени. Учет по недельному графику позволяет указывать неограниченное количество интервалов работы в течение дня. Например, каждому сотруднику можно назначить время начала и окончания рабочего дня с указанием любого количества возможных перерывов. Предусмотрена возможность указывать особые временные интервалы на каждый из дней недели: например, в пятницу сотрудники могут заканчивать рабочий день раньше.

Параметры сменного графика также предусматривают возможность указывать неограниченное количество интервалов работы в течение рабочей смены. Возможность указывать день начала смены и количество дней в смене сотрудника позволяет организовать любую сменную схему работы. Например, график работы 3/3 с указанием дня начала смены.

Параметры сменного графика позволяют организовать учет ночных смен, когда рабочий интервал «переходит через 0-00», а также указывать различные интервалы на разные дни недели.

Недельная и сменная схемы учета позволяют ввести допустимое отклонение от нормативного рабочего времени. Если отклонение от графика совершено в допустимых интервалах, оно может быть отработано или закрыто оправдательными документами. В этом случае табель рабочего времени формируется без учета отклонений и соответствует законодательным нормам и требованиям.

В компаниях, где оплата труда осуществляется на сдельной основе, может использоваться график с упрощенным расчетом. В этом случае любое время нахождения сотрудника на территории организации является рабочим временем. В табель заносится фактическое время присутствия сотрудника за каждый день.

Читайте так же:
Дееспособность несовершеннолетних от 14 до 18 лет

На предприятиях, где оплата осуществляется по факту отработки месячной нормы рабочего времени, ведется учет положительного и отрицательного баланса в течение рабочих дней всего учетного периода. Сведение баланса осуществляется в конце учетного периода.

Построение табеля

В случае положительного баланса рабочего времени табель заполняется согласно месячной норме (например, в случае стандартной месячной нормы 40 часов в неделю или 160 в месяц в табеле будет установлена ежедневная норма — 8 часов на каждый день).

При отрицательном балансе нарушения должны быть отработаны или закрыты оправдательными документами. В этом случае табель рабочего времени формируется без учета незначительных отклонений. Например, при разрешенных опозданиях на 10 минут и нарушениях только в этих пределах в табель сотрудника будут занесены не 7 часов 50 минут, а 8 часов.

Поскольку табель формируется по стандартной форме T-13 и соответствует нормам и требованиям российского трудового законодательства, он может быть экспортирован в 1С для расчета зарплаты без изменений

Гибкий учет рабочего времени в системах PERCo позволяет контролировать баланс отработанного времени и автоматически формировать корректный табель УРВ в рамках ТК РФ. За текущим балансом сотрудники могут следить самостоятельно.

Ведем учет ненормированного рабочего времени

Учитывать рабочее время сотрудников работодателя обязывает статья 91 Трудового кодекса РФ. Для этих целей Госкомстатом разработаны и утверждены соответствующие формы документа:

1. Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

2. Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Обе формы имеют единое назначение:

учет фактически отработанного работником времени;

учет пропущенного работником времени;

контроль соблюдения работником режима работы, установленного трудовым договором;

формирование данных об отработанном времени;

формирование данных для расчета оплаты труда;

получение данных для составления статистической отчетности по труду.

Рассмотрим основные отличия.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12

Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.

Т-12

Основная таблица табеля Т-12 состоит из 55 позиций. В документе максимально учитываются детали рабочего периода для точного расчета зарплаты.

Табель учета рабочего времени Т-13

Этот документ имеет электронный формат и заполняется автоматически. Табель Т-13 имеет упрощенную структуру. В отличие от Т-12 он состоит из одного раздела. По умолчанию предполагается, что для расчета зарплаты на основании данных бухгалтерия будет использовать дополнительные программы. Таблица имеет всего 13 позиций для внесения информации. Заполненный табель необходимо распечатать и заверить подписью ответственного лица.

Т-13

Табели Т-12 и Т-13 предназначены для учета рабочего времени при стандартном режиме работы.

Журнал учета ненормированного рабочего времени

В настоящее время официальной унифицированной формы табеля учета внеурочных часов не существует. Поэтому руководителям организаций для этих целей рекомендуется разработать свой формат документа. Это может быть табель на основе Т-12 или Т-13, или журнал с необходимыми графами для заполнения, соответствующий специфике ненормированной работы. Он также должен заполняться вручную и подписываться ответственным лицом для передачи в бухгалтерию.

Журнал

Электронный формат учета рабочего времени

Табель или журнал учета рабочего времени относятся к первичным бухгалтерским учетным документам. Формат их ведения прописан в Законе «О бухгалтерском учете». Из положений Закона следует, что документ может формироваться как в бумажном виде, так и в электронном.

Читайте так же:
Программы доступного жилья для молодежи: условия и отзывы

Документ, на котором отсутствует подпись не может быть юридически значимым. Поэтому, если предприятие или организация выбирает электронный формат документа, то для его заверения потребуется электронная подпись. Регулирует работу цифрового атрибута Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

О видах электронной подписи, ее назначении и возможности приобретения можно узнать в этом разделе.

В настоящее время принято вести учет в двух форматах: в электронном и бумажном.

Период учета

Частота или периодичность подачи учетных документов в бухгалтерию законодательными актами не установлена. Но статья 136 Трудового кодекса РФ гласит:

«Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена».

Это значит, что бухгалтер рассчитывает оплату работы сотрудников каждые полмесяца. Поэтому сведения об отработанном работниками времени или неявках и их причинах должны поступать в бухгалтерию с такой же периодичностью — каждые 15 дней.

Отчетным периодом для учета рабочего времени установлен один календарный месяц. Соответственно, табель закрывается и передается в бухгалтерию в последнее число месяца.

Табель учета использования рабочего времени (Форма №Т-13), тонкий картон

Табель учета рабочего времени, представленный на изображении является унифицированным бланком. Форма Т-13 была разработана в 2004 году. Орган разработавший документ – Госкомитет по статистике. Бланк относится к первичной документации, и может использоваться кадровой службой с целью учета отработанного времени, а бухгалтерией для вычисления размера зарплаты для каждого штатного сотрудника.

До 2013года табель учета рабочего времени Т-13 являлся обязательной формой для всех субъектов деятельности, ведущих учет отработанных часов. Это означало, что применять свободные формы было недопустимо, а в установленный формат нельзя было вносить никаких изменений. В 2013 году эта норма была отменена. Табель учета рабочего времени на 2017 в формате, установленном Госкомстатом, не является обязательным.

Бланк Т-13 по-прежнему остается актуальным, ведь ведение учета времени законодательством не отменялось, а форма Т-13 разрабатывалась для удобства использования, и содержит все необходимые сведения и поля для внесения информации. Документ включает в себя места для внесения реквизитов, дат, информации о сотруднике, ячейки для отметки явок/неявок в рабочие дни, и отметок о выходных, отпусках и пр. Данные можно суммировать за половину месяца или за полный месяц.

Табель использования рабочего времени содержит графы для внесения данных, требующихся бухгалтерии для начисления оплаты. Виды оплат кодируются. Прописываются корреспондирующие счета, на основании которых специалист бухгалтерии относит расходы на тот или иной счет.

В классификаторе ОКУД документ фигурирует под номером 0301008. Кодировка проставляется в соответствующей ячейке. Табель учета рабочего времени (бланк 0301008) используется на предприятиях, оснащенных специализированными системами контроля прохода сотрудников. Использование именно такой формы бланка должно фиксироваться в учетной политике.

Возможно применение двух типов учета отработок. Первый тип предусматривает учет как явок на работу, так и отсутствия на рабочем месте по различным причинам. Второй тип позволяет сократить время на учетные мероприятия, и проставлять в бланк только неявки сотрудника. Фиксируются также опоздания. Выбор типа записей зависит от способа начисления заработной платы.

Бланк табеля рабочего времени может вести любой сотрудник предприятия. Законодательных ограничений не существует. Обязанность ведения табеля должна быть закреплена за таким сотрудником документально (приказом руководителя). При заполнении применяются условные обозначения, кодирующие отдельные понятия. Руководитель также утверждает порядок ведения, т.к. возможны специфические отличия для каждого работодателя.

Не зависимо от того, кто ведет учет в табеле предприятия (подразделения), документ все же должен пройти через руки специалиста кадровой службы. Кадровик визирует бланк своей подписью, наравне с руководителем подразделения. Табель заверяется печатью.

Читайте так же:
Как узнать судим ли человек онлайн

Закрытия и документа происходит ежемесячно. Полностью заполненный и заверенный бланк, с данными об отработанном времени на каждого числящегося в штате сотрудника поступает в ведение бухгалтерии. Так как оплата труда может производиться дважды в течение месяца, предоставлять табель бухгалтеру нужно 2 раза в месяц. Табель Т-13 – бланк долгосрочного хранения в случае наличия на производстве вредных или опасных условий работы. В общем случае подшитый документ хранят 5 лет.

Табель не только учетный документ. С помощью имеющихся данных руководитель может осуществлять контроль дисциплины на предприятии, определять эффективность сотрудников. На основании записей в бланке возможно назначение взысканий. Систематическая неявка на рабочее место может быть законной причиной для увольнения работника.

Купить бланк табеля учета рабочего времени можно в нашем онлайн-магазине, площадке типографии Сити Бланк. Приобрести можно неограниченное количество экземпляров. Некоторое количество бланков всегда есть в наличии. Крупные партии изготавливаются в типографии в оперативном режиме. Мы также можем внести все необходимые изменения в стандартную форму по желанию заказчика.

Купить табель Т-13 можно с доставкой. Подробно о доставке и способах оплаты товара проконсультируют менеджеры нашего магазина. Получить интересующую информацию самостоятельно можно на соответствующих страницах доставки и оплаты. Возможен самовывоз.

Заполняем табель учета рабочего времени

В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ <1> все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Первичным документом, подтверждающим исполнение работником обязательств по трудовому договору, является табель учета рабочего времени. В этом документе содержатся сведения и о фактически отработанных часах, и о неотработанном времени. На его основании бухгалтеры рассчитывают зарплату, а также готовят налоговую и статистическую отчетности.

<1> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Порядок заполнения табеля

В бюджетных учреждениях в соответствии с Инструкцией N 25н <2> для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы применяется табель по форме N 0504421 (Письмо Роструда от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261).

<2> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению или в разрезе структурных подразделений. Он открывается за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Так как согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работникам не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором, табель должен представляться в бухгалтерию учреждения дважды: за первую половину месяца, а также при окончательном расчете работника за соответствующий месяц. Это позволит бухгалтеру избежать лишних перерасчетов заработной платы.

Все записи в табеле производятся на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

В соответствии с Указаниями по применению форм первичных учетных документов разд. 3 Инструкции N 25н в табеле регистрируются только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений, а также часы работы в ночное время.

Примечание. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

В конце месяца определяются общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты), которые фиксируются записью в соответствующих графах (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет, и в установленные сроки сдается в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения табеля руководителем учреждения он применяется для составления расчетно-платежной ведомости.

Читайте так же:
Россия входит в евросоюз

Условные обозначения, используемые в табеле

Существуют основные условные обозначения, расположенные на лицевой стороне табеля (ф. 0504421), которые соответствуют определенным периодам времени, использованного работником (фактически отработанное время, отпуск, командировки и т.д.). Но есть и такие виды деятельности, совершаемой в рабочее время, условные обозначения для которых табелем не предусмотрены либо их нельзя отнести к принятым обозначениям. Далее рассмотрим такие случаи.

Работник проходит курсы повышения квалификации с отрывом от службы в другой местности. Какое условное обозначение соответствует данному периоду при заполнении табеля?

Прохождение работником таких курсов сопровождается направлением руководителя и оформлением на данного работника соответствующего приказа. При этом, как правило, за таким работником сохраняется рабочее место и средняя заработная плата. Поэтому, по мнению автора, в данном случае такую поездку можно квалифицировать как командировку и при заполнении табеля следует проставлять условное обозначение с буквенным кодом «К».

Сотрудник не явился на работу по причине сдачи крови в больнице. Документом, подтверждающим его отсутствие на рабочем месте, служит справка, предоставленная медицинским учреждением. Как следует отразить в табеле его отсутствие на работе?

В соответствии со ст. 186 ТК РФ работникам, являющимся донорами, предоставляется непосредственно после каждого дня сдачи крови день отдыха с сохранением среднего заработка. По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску или может быть использован им в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов. Кроме того, средний заработок сохраняется за дни обследования работников и сдачи крови.

По мнению автора, время отсутствия на работе по причине сдачи работниками крови можно отнести к времени исполнения работником государственных (общественных) обязанностей согласно законодательству, а при заполнении табеля в день сдачи крови поставить буквенный код «Г». День, который работник-донор берет в качестве дополнительного выходного, помечается в табеле обозначением «В».

Каким кодом в табеле рабочего времени бюджетному учреждению следует отмечать день, когда работник был в военкомате по повестке?

Нахождение работника в военкомате на основании вызова по повестке считается исполнение работником государственных обязанностей (обязанностей по несению воинской службы), поэтому в табеле рабочего времени надо поставить отметку «Г» и указать количество реально отработанных часов в этот день.

Составление табеля при суммированном рабочем времени

В учреждении введен суммированный учет рабочего времени и составляется график сменности на квартал (учетный период). Для работника установлен месячный оклад. За квартал он отрабатывает норму часов, а в месяц работает больше или меньше нормы. Как отражать в табеле рабочие часы за месяц, если он отработал не все смены, предусмотренные графиком, за данный период, — по норме или по факту?

Суммированный учет рабочего времени вводится в учреждении, если по отдельным видам работ не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. В таких ситуациях, как правило, в учреждении составляется график сменности на определенный период рабочего времени (учетный период) (месяц, квартал, полугодие, год). При этом продолжительность рабочего времени не должна превышать нормальное число рабочих часов в данном периоде (ст. 104 ТК РФ). Однако в пределах учетного периода, продолжительность которого более одного месяца (в нашем случае квартал), число рабочих часов в каждом конкретном месяце может отличаться от нормального числа рабочих часов в большую или меньшую сторону.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) представляет собой фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Читайте так же:
Журнал регистрации выданных доверенностей

Если в учреждении введен суммированный учет рабочего времени, при этом работник отрабатывает за месяц все смены, предусмотренные графиком, то он имеет право получить месячный оклад. Если же установленные в месяц смены отработаны работником не полностью, то ему выплачивается часть оклада пропорционально отработанному времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Следовательно, в табеле учета использования рабочего времени необходимо отразить фактически отработанное сотрудником время по каждому месяцу квартала.

Оформление табеля при внутреннем совмещении

Отметки в табеле о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (в данном случае это работа по совместительству) производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (заявления о совместительстве) (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 660-6-0).

Как правило, если работник, помимо основной должности, совмещает работу по другой в той же организации, то при заполнении табеля его фамилия будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй — время работы по совместительству.

Может ли учреждение в табеле учета рабочего времени отразить восьмичасовой рабочий день совместителя?

В соответствии со ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Следовательно, отражение в табеле восьмичасового рабочего дня совместителя при условии, что по основной работе он также работает полный день, является нарушением действующего трудового законодательства.

Табель как объект проверок контролирующих органов

Составление табеля в учреждении является обязательным условием, так как этот документ — основной при исчислении заработной платы работников.

Как показывает практика, табель — это предмет проверки различных контролирующих органов.

Налоговые инспекторы проверяют правильность ведения табеля, сопоставляя его данные с данными расчетно-платежной ведомости, выявляя факты несовпадения, что свидетельствует о неправильном начислении заработной платы. Для тех, кто считает, что табель составлять не обязательно, п. 1 ст. 120 НК РФ предусмотрен штраф в размере 5000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, то есть отсутствие первичных документов — в данном случае табеля.

Представители ФСС РФ используют табель в проверках для изучения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности.

При проверках трудовой инспекцией одним из основных мероприятий, включенных в программу проверки, является анализ табеля учета использования рабочего времени. С помощью документа учета рабочего времени ревизоры выявляют нарушения трудового законодательства. В случае обнаружения каких-либо нарушений, связанных с неправильным заполнением табеля, ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены штраф в размере от 1000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Примечание. Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается. При этом вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк табеля с учетом значимости показателей, включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации законодателями не запрещено, так же как и внесение в табель дополнительных реквизитов.

Л.Ларцева Редактор журнала «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение»

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector