Схема документооборота в организации пример

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Схема документооборота в организации пример». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

Схема документооборота должна отвечать следующим критериям рациональности:

минимальное количество инстанций на пути документации;
наличие единых правил для делопроизводственных процессов и технологических процедур;
сокращение времени на их выполнение;
сокращение количества возвратных движений при создании, регистрации и согласовании;
уменьшение числа сотрудников делопроизводственной службы;

В ходе оптимизации делопроизводственных процессов разрабатываются документы, описывающие оптимальные маршруты, содержащие схемы прохождения объектов, регламентирующие последовательность операций. К ним относятся: табель форм документов, маршрутно-технологические схемы документооборота организации, графики и схемы перемещения документации.

Схема документооборота на предприятии

Потребуется вести учет временных потерь, понесенных на рассмотрение конкретной бумаги поштучно каждым подчиненным, задействованном в ее рассмотрении.
Все бумаги должны быть поделены на группы по различным признакам и в рамках них бумаги перемещаются внутри компании в соответствии с прописанными для них маршрутам.

Управление документооборотом организации Любой документальный поток внутри компании должен подчиняться утвержденным правилам и соответствовать административной структуре компании, принятым в ней методам и формам управления.

Быстрый расчет объема документооборота В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Только в таком качестве электронный документооборот в организации — пример, достойный подражания, а в контексте реализации собственной бизнес-идеи — отличная динамика производственных, экономических и социальных показателей.

Процедура организации документооборота в компании

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине.

Загрузка каналов движения должна быть пропорциональна возможностям и потребностям вспомогательно-технических подразделений.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Основные постулаты касательно документооборота

Дабы наладить процесс обращения бумаг у себя в компании, стоит все же понимать как это должно примерно выглядит. Ниже предлагается общая схема, что сможет вам помочь разобраться в тематике.

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность. Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее.

Специфическая черта корпоративного электронного архива — обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

проблемные должники — старший менеджер по продажам;
решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

Любой бизнес продуцирует накопление немалого числа бумаг да еще довольно много поступает от внешних лиц. Дабы не погрязнуть в горах бумаг и не потерять важные их них стоит позаботиться о грамотной организации процесс от их приемки до сдачи в архив после отработки.

Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников — обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой «Положения о информационной системе организации». С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции.

Читайте так же:

Образование в Швеции: особенности местной системы и программы для иностранцев, Яндекс Дзен

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:

Прямоточность;
Непрерывность;
Ритмичность;
Пропорциональность загрузки.

Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.

Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и ряд других).

Документооборот — движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Упрощение оборота документации Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов: Способы упрощения документопотока

Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот.

Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица.

Ошибки в организации документооборота

Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов. Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.

То есть, Вы должны разработать его таким образом, чтобы он Вам только помогал, а не был в тягость. В нижеприведенной таблице изложены важные принципы процесса, и они помогут Вам грамотно наладить процесс “жизненного цикла” бумаг именно в Вашей фирме.

Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают.

Документооборот в организации: когда всё на своих местах

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Обеспечение эффективного документооборота – задача менеджмента. Неправильная организация движения документов, необоснованное увеличение их количества приводят к замедлению работы предприятия в целом.
Его организация позволяет сделать работу с документами, не выходящими за пределы предприятия, более эффективной. Внутреннюю документацию принято выделять в отдельную группу, т.к.

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.

Что такое документооборот?

Все действия организации документируются – оформляются отпуска сотрудникам, выплачивается заработная плата, меняется структура предприятия и т.д.

Совокупность всех действий, происходящих с документом, называется документооборотом.

Основной принцип документооборота – движение документов по кратчайшему пути, затраты труда и времени должны быть наименьшие. Последовательность этапов прохождения документов одного вида и их процесс обработки должны быть одинаковыми.

Читайте так же:

Сколько Стоит Разрешение На Строительство Дома На Своем Участке 2022

Схема документооборота.

Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.

Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте тут.

Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Основные причины увеличения количества документов:

Технический прогресс;
Развитие экономики;
Усложнение процессов управления.

Причины неоправданного увеличения количества документов:

создание документов без необходимости, множество ненужных документов;
незнание работниками требований к оформлению документов;
некачественное исполнение документов, их возврат на доработку;
несвоевременное исполнение документов;
использование копировальной техники.

Классификация документов

Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.

Все документы имеют свою индивидуальную форму и правила оформления.

В организации все документы разбиваются на потоки:

регистрируемые;
нерегистрируемые.

Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.

Все документы предприятия можно разделить на:

входящие;
исходящие;
внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.

На любом предприятии есть следующие документы:

организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
по личному составу (контракты, трудовые книжки).

Документы могут быть:

простыми, по одному вопросу;
сложными, по нескольким вопросам.

Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.

По срокам исполнения:

срочные (срок исполнения регламентирован);
несрочные (срок исполнения не указан).

По виду оформления:

Подлинные – первый экземпляр документа;
Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.

Атрибуты и реквизиты документов предприятия

Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.

Принципы документооборота.

Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.

Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.

Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.

Правила обработки документации

Ответственность за каждый документ, поступивший в организацию, несет ее руководитель.

Прием и обработку документации выполняет работник организации.

Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

При движении проекта ответа внутри организации, исполняемый документ и все, на основе которых готовится ответ, должны быть скреплены вместе.

Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.

Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).

Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.

Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.

Этапы обработки документов

Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.
Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.
Передача документа на исполнение через документационную службу.
Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.
Подпись документа руководителем.
Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.
Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.

Пример организации документооборота на предприятии

В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.

Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).

Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.

Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.

Работой с документами занимается Общий отдел.

Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.

Электронный документооборот

Такое движение документов в электронном виде называется электронным документооборотом.

Объем документооборота, возросший за последнее время в несколько раз, приводит к необходимости использования новых технологии в делопроизводстве.

Защищенный документооборот.

Процессы приема, регистрации, обработки, хранения, поиска документов автоматизируют.

Предприятие приобретает программное обеспечение и заключает договор на оказание услуг по поддержке его работы. Специалисты, работающие с документами, должны пройти обучающие курсы.

Должности, имеющие право подписи, приобретают электронную цифровую подпись, например, сотрудники бухгалтерии. Исполнители работают с электронной копией документа. Бумажный оригинал остается на хранении в канцелярии.

Читайте так же:

Оформление прирезок к земельным участкам: новые возможности

Если вас интересуют счета на оплату, то вам понадобится статья – Выставляем счет на оплату от ООО и ИП: 6 основных реквизитов.

В условиях информатизации общества проблема рационального документационного обеспечения приобрела ключевое значение. Процессы документирования и организации документооборота должны быть упорядочены, тогда предприятие не будет отставать от мировых технологий.

Если у вас остались вопросы по нормативным документам для документооборота, посмотрите это видео:

Правила внедрения электронного документооборота

Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами. Если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.
Какие же установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Ответ

Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде.

Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью.

Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе при соблюдении определенных условий (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ)).

Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.

Информационное взаимодействие федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов посредством обмена документами в электронном виде осуществляется в порядке, установленном Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494.

Специальным нормативным правовым актом, регулирующим отношения, возникающие при применении информационных технологий, — Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон
№ 149-ФЗ) — предусматривается, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Закона № 149-ФЗ).

Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.

Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (п. п. 2.1, 2.30—2.33, 2.35, 2.39—2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приложения к Приказу Минкультуры России № 526).

Применение электронной подписи

Для того чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего информацию, и призвана служить аналогом собственноручной подписи лица в электронной среде.

Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается информация в электронной форме, подписанная (ч. 1 и 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ):

• квалифицированной электронной подписью, кроме случая, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
• простой или неквалифицированной электронной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Если согласно НПА или обычаям делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами (ст. 3 Закона № 63-ФЗ). Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов.

При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом № 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Электронный документооборот с ФНС России

На сегодня электронный документооборот достаточно распространен во многих сферах.

Так, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, пояснений к отчетности, в рамках налогового контроля и т. д. При этом форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ).

Читайте так же:

Обязанности продавца кассира

Первичные учетные документы в целях налогообложения в электронной форме могут быть заверены любым видом электронной подписи.
В то же время налоговое законодательство предъявляет требование по применению усиленной квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176, п. 3 ст. 80 НК РФ, Приложение к Приказу ФНС России от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота»).

Кроме того, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Аналогичный порядок предусмотрен и в представлении истребуемых документов по конкретным сделкам (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Так, например, Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме» утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме; Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи определены Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Электронный документооборот в бухгалтерском учете

Электронный документооборот принят также и в бухгалтерском учете.
Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Но если по закону или договору требуется представить первичные учетные документы на бумаге другим лицам, государственным органам, то с электронного первичного учетного документа надо за свой счет сделать бумажную копию (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ)).

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ). До настоящего момента соответствующий стандарт не утвержден.

Минфин России в Письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701 разъясняет, что до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид электронной подписи.

Те же правила применяются и в отношении регистров бухгалтерского учета (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Следовательно, в налоговую инспекцию, орган статистики и другим пользователям организация вправе направить экземпляры отчетности в электронном виде по ТКС, снабдив их усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

Электронный документооборот в судопроизводстве

Электронный документооборот применяется и в судопроизводстве.

Исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (ст. 4 АПК РФ, ст. 3 ГПК РФ).

Документы, полученные посредством мобильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием Интернета, а также документы, подписанные ЭП в порядке, установленном законодательством РФ, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором (ст. 75 АПК РФ, ст. 71 ГПК РФ).

Указанные положения процессуального законодательства соотносятся с нормами материального права — п. 2 ст. 434 ГК РФ, в соответствии с которым в качестве письменной формы договора допускается, в частности, обмен электронными документами, передаваемыми по каналам связи.

Но при этом должен быть достоверный способ подтверждения того, что адресант такого документа — сторона договора. Электронная подпись как раз выступает одним из таких способов подтверждения.

Таким образом, на сегодня единый закон, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.

Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами, а если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.

График документооборота: образец

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте так же:

Приватизированная квартира после смерти владельца без завещания

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

для каждого отдела;

для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

голоса

Рейтинг статьи