Management-study.ru

Студия менеджмента
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец краткого протокола; правила составления и оформления

Образец краткого протокола – правила составления и оформления

Протокол представлен официальной документацией, которая составляется при проведении совещаний или собраний. В нем фиксируются все события, которые происходят на данном мероприятии. Содержание может быть разным, но при этом секретарю предприятия нужно следовать некоторым правилам формирования образца краткого протокола.

Роль документации

Проведение совещания

В каждой организации независимо от ее размера и статуса, проводятся совещания. На них обсуждаются важные вопросы, к которым относится направление деятельности компании, сложности, возникающие во время работы и другие детали. С их помощью решаются значимые проблемы, а также придумываются меры, необходимые для урегулирования вопросов. При необходимости меняется стратегия или планы развития.

Внимание! По закону разрешено не фиксировать все действия, совершаемые на совещании, в протоколе, поэтому руководство организации самостоятельно определяет, что именно подлежит протоколированию.

Роль протокола заключается в письменной регистрации вопросов, задач, мнений и советов, озвученных во время совещания. Много внимания уделяется принятым решениям, которые подлежат реализации. Протоколирование требуется на совещаниях, где принимаются решения относительно дальнейшего развития компании. Документ необходим, если на мероприятии участвуют представители других компаний или сотрудники государственных организаций.

Темы протокола: классификация

Поскольку в документе фиксируется ход заседания, то и его тема зависит от принимаемых решений и обсуждаемых вопросов. Требуется протокол при заседании органов власти. Он формируется при собрании учредителей и проведении совета директоров. Вид документа зависит от отражаемых в нем целей и сведений.

Внимание! Протокол – это распорядительный и управленческий документ, обладающий правовой функцией.

Если документ составляется в учебной или научной организации, то в нем закрепляются ранее совершенные открытия или достижения, а также перечисляются открытые специальности, стандарты, квалификации, ученые звания и другие вопросы.

В сфере бизнеса протоколы могут затрагивать разные темы, поэтому они бывают:

Протоколы встречи

  • деловых встреч;
  • о намерениях;
  • передачи конфиденциальных сведений;
  • разногласий.

В документе фиксируются не только решения, принимаемые руководством, но и договоренности, достигаемые участниками. Поэтому протоколы могут быть информационно-справочными или распорядительными. Если в тексте подтверждаются расчеты между компаниями, то документация относится к банковским бумагам. Иногда она относится к кадровым документам, если тема касается управления персоналом.

Протоколы делятся на несколько разновидностей. По способу документирования они могут быть электронными и бумажными. По степени полноты отражения информации они могут быть краткими или полными.

Как проводится совещание

Совещание представлено запланированным и грамотно организованным мероприятием, подготовкой которого занимаются ответственные сотрудники, назначаемые приказом руководителя компании. Специалист занимается сбором документации, составлением вопросов и уведомлением участников. На нем лежит ответственность за реализацию других подготовительных мероприятий.

Внимание! Работник, назначенный ответственным за подготовку совещания, может отказаться только при наличии уважительных причин, так как данная процедура входит в должностные обязанности секретарей и помощников.

Для каждого совещания назначается председатель, следящий за ходом мероприятия, оглашающий повестку дня и проводящий голосование. Часто в качестве председателя выступает директор компании. Ход совещания фиксируется не только с помощью протокола, так как дополнительно часто используются средства фото и видео фиксации.

Читайте так же:
Как находится фондоотдача

Протокол в конце совещания подписывается председателем и секретарем.

Кто оформляет документ

Порядок совещания

Процедура заполнения протокола осуществляется секретарем компании или иным специалистом, назначенным приказом директора. Но выбранный работник компании должен обладать нужными знаниями и навыками для правильного ведения документов.

Внимание! Выбранный специалист оповещается о проведении совещания заранее, так как он должен подготовить данное мероприятие.

Формирование протокола

Документ не обладает унифицированной формой, поэтому каждая компания может самостоятельно разработать подходящий образец. Но в текст включаются сведения:

  • номер документации;
  • дата формирования;
  • наименование компании, в которой проводится совещание;
  • юридический адрес, по которому зарегистрирована фирма;
  • список лиц, участвующих в мероприятии, причем указывается не только их ФИО, но и занимаемая должность;
  • сведения о председателе;
  • повестка дня, причем перечисляются все вопросы, которые рассматриваются участниками;
  • проведенные голосования и их итоги;
  • результат собрания.

Внимание! Документ, формируемый непосредственно на совещании, считается черновиком, поэтому требует уточнения и сверки со стенограммой, а также он редактируется и правильно оформляется в течение максимально 5 дней после проведения заседания.

Для повышения дисциплины сотрудников и оптимизации времени часто указывается в протоколе точное время начала и окончания мероприятия.

Допускается прикреплять к протоколу другую документацию, фотографии или даже видеозаписи. Во время заполнения нельзя допускать ошибки или вносить исправления. Запрещено указывать недостоверные сведения, так как если во время проверки внутренних бумаг выявляется такое нарушение со стороны ФНС или иных государственных органов, это приводит к привлечению фирмы к ответственности.

Правила оформления

Формируется документ в единственном экземпляре, но при этом не предъявляются требования к количеству копий. Он подписывается секретарем, составителем, председателем и всеми участниками собрания.

О правилах составления смотрите видео:

Вносятся сведения на лист формата А4, а также можно пользоваться фирменным бланком. Допускается применять для этих целей компьютер или вносить данные от руки. С 2016 года компании могут не удостоверять протокол печатью.

Нюансы хранения

После визирования протокола он хранится с другими бумагами организации, которые касаются фиксации переговоров, заседаний или совещаний.

Как только документ теряет свою актуальность, он передается в архив, где хранится 3 года по требованиям законодательства. По внутренним нормативным актам компании данный срок может увеличиваться. После окончания периода хранения протокол утилизируется в строго определенном порядке.

Отличия краткой от полной формы

Краткий и полный протоколы отличаются содержанием, поэтому по-разному отражают ход заседания или совещания. При этом отсутствуют различия в оформлении.

В кратком протоколе фиксируются исключительно существенные моменты мероприятия, представленные обсуждаемыми вопросами, сведениями об участниках, а также принятыми решениями. Данная форма используется при срочных совещаниях или когда заседание стенографируется или записывается на диктофон.

Внимание! С помощью краткого протокола невозможно представить полный ход обсуждения всех вопросов, а также отсутствуют мнения и замечания участников.

Полный протокол содержит все мнения, разговоры и реплики. Он позволяет зафиксировать позицию каждого участника события. В основной части содержится столько разделов, сколько вопросов было обсуждено на совещании.

Читайте так же:
Замена канализационного стояка в многоквартирном доме

Образец документа

Оформление протокола

  • реквизиты, представленные наименованием компании, а также датой составления и номером документации;
  • заголовок перед текстом;
  • вводная часть, представленная сведениями о секретаре, председателе и присутствующими лицами, а также указывается повестка дня;
  • сведения о голосовании или принятых решениях;
  • реквизиты окончательной части, представленные подписями и отметкой о заверении копии.

Документ содержит сведения относительно проведенного совещания или заседания. Он формируется секретарем на основании специального образца, утвержденного руководителем фирмы. Он составляется в одном экземпляре, а также хранится в компании не меньше трех лет.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Что такое протокол и когда он составляется — примеры и образцы

В любой организации, где существуют постоянные или временные коллегиальные органы (комиссии), оформляется протокол, примеры, бланки и образцы которых предлагаем скачать в данной статье.

Коллегиальностью является принцип управления предприятием, когда главные управленческие решения принимаются не единолично, а уполномоченными лицами, обладающие равными правами. Принятые решения закрепляются документально в протоколе.

Что такое протокол и когда он составляется?

В системе организационно-распорядительных документов протоколу отведено особое место, он фиксирует ход обсуждения коллегиальным органом вопросов. С одной стороны, он имеет отношение к справочно-информационной документации, включает в себя сведения о процессе переговоров, с другой — документ содержит постановляющую часть, и рассматривается как распорядительная бумага.

Термин «протокол» — многопрофильное понятие. Еще в древние времена закрепился общий смысл документа, характеризующий его применение для фиксирования событий, договоренностей и фактов.

Многочисленные трактовки слова не имеют между собой особенных отличий, но они существуют и их необходимо выделить, определяя значение для определенной сферы жизнедеятельности.

Протокол — ярко структурированный документ, где выделяются базовые особенности:

  • обособленность, независимость от других правовых актов (в большинстве моментов);
  • значимость при рассмотрении определенного вопроса (в деловых переговорах, в сфере юриспруденции);
  • типовая структура оформления, шаблонный текст документа вне зависимости от сферы применения.

Менее отличительными моментами является общие сведения предназначения, которые заключаются в оформлении и сохранности информации о некоторых событиях, явлениях.

Какие бывают — виды

Существует несколько видов документа:

  • Краткий — записываются вопросы, обсуждавшиеся на заседании, ФИО докладчиков и принятые решения. Данная разновидность протокола рекомендована в случаях, когда проводится оперативное совещание или при условии передачи докладов и текстов секретарю.
  • Полный — фиксируются, кроме насущных, принятых управленческих решений и фамилий выступавших, также полная информация, передающая смысл докладов и выступлений членов заседания. Подобный вид позволяет детально задокументировать подробную картину совещания.
  • Стенографический — составляется на основании ответа о заседании (стенографического), дословно передается процедура обсуждения рабочих моментов и их решений.

Все разновидности протоколов оформляются на фирменном бланке организации с фиксацией наименования документа.

Как оформляется — основные реквизиты

Члены общества к общему мнению приходят путем голосования. Протоколы отображают деятельность предприятия детально, в правовых актах указывается информация об их составлении и содержании.

Читайте так же:
Какая категория прав нужна на квадроцикл и как их получить

В первую очередь, на совещании необходимо включить диктофон. Далее записываются основные моменты: ФИО слушателей и докладчиков, коллегиальные решения. Не стоит упускать данных инициаторов вопросов, дополнений, кроме основного выступающего.

Нюансы оформления документа:

  • срок оформления оперативного протокола составляет 1-2 дня, полного — 3-5 дней;
  • при наличии черновика процедура составления облегчается, в него требуется внести изменения и дополнения после прослушивания диктофонной записи;
  • регистрация документа осуществляется после подписи руководителем;
  • протокол рассылается всем участникам совещания, выписки — приглашенным из сторонних компаний;
  • контроль за сроками исполнения решений строго соблюдается, удобнее это сделать при электронном документообороте.

В текстовой части протокола выделяются разделы:

  • «Слушали» — при кратком содержании указывается лишь фамилия выступающего, в полном варианте — также фиксируются ФИО докладчика и полный текст документа. Секретарем пишется вся информация, отчет. Если выступающий представляет в письменном виде вопросы для общего пользования, то в поле темы делается отметка о приложении текста. Копия с содержанием подшивается к протоколу.
  • «Выступили» — в укороченной разновидности документа обозначаются фамилии лиц, предложившим возможные варианты решения неоднозначных моментов в организации. В полном виде отображаются все данные, прозвучавшие на конференции. К ним относится встречные высказывания, обсуждения, споры.
  • «Постановили» — фиксируется общее мнение, принятое при помощи голосования. Формулировка решения должна звучать кратко и понятно без лишних деталей. Информация отображается без многозначного толкования, все крайне точно. Здесь фиксируются фамилии людей, принимавших участие в голосовании (поддержавших идеи, выступивших против или воздержавшихся от высказываний). В решении может быть неограниченное число пунктов, которые нумеруются в порядке значимости.

Каждый раздел пишется с новой строки.

Если какой-то участник имеет собственное видение разрешения той или иной ситуации, то свои мысли он вправе изложить в письменном виде на отдельном листе, который также подшивается к протоколу, о выписке делается отметка.

После заседания копируется бланк протокола с обязательным заверением печатью для должностных лиц. Запись оформляется на бумаге или с использованием электронных носителей, в зависимости от установленных требований и стандартов.

Протокол является одним из основных управленческих документов и включается в состав единой системы, отвечающей за порядок учета организационно-распорядительных бумаг в компании. Важно понимать, что в любой организации есть документация, названная протоколом, но не попадающая под его стандартное определение. При коммерческом сотрудничестве с контрагентами оформляются протоколы, фиксирующие планы, разногласия и согласования.

Протокол совещания, форма и образец заполнения

Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания.

Что такое протокол совещания?

Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре. Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:

  • повестка дня
  • присутствовали
  • выступили
  • постановили и т.п.
Читайте так же:
Получение жилья Жителю блокадного Ленинграда

Как вести протокол совещания?

Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом. Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.

Бланк протокола совещания

Универсальный шаблон протокола совещания можно скачать на нашем сайте:

Бланк протокола совещания

Образец оформления протокола совещания

Чтобы понять, как правильно протоколировать совещания, можно рассмотреть следующий пример оформления протокола:

Образец оформления протокола совещания

Образец протокола встречи с клиентом

Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ, составляемый при проведении деловых переговоров. На нашем сайте можно скачать образец протокола встречи с деловым партнером:

Образец протокола встречи с клиентом

Часто задаваемые вопросы:

Как правильно протоколировать совещания?

Перед началом встречи секретарь должен подготовить бланк документа, заполнив номер протокола, а также дату и место заседания. Затем необходимо перечислить всех присутствующих и обозначить лиц, которые будут выступать с докладами. Отдельным абзацем следует записать решения (постановления) собрания.

Что является датой протокола?

Как правило, окончательный вариант такого документа составляется после совещания, поэтому его датой станет непосредственно день заседания. При длительности такой встречи в несколько дней указывать дату необходимо включая все дни проведения собрания: 5-7.07.15 г.

Образец. Форма протокола

Оставить комментарий к документу

Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Образец. Форма протокола», а также задать вопросы, связанные с ним.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

Комментарии к документу «Образец. Форма протокола»

Найденые документы по теме &laquoакт отбора образцов образец 1993»

  1. Образец. Заявка на участие в тендере (конкурсном отборе) предприятий, организаций и учреждений на заключение государственного контракта на поставку лекарственных средств и изделий медицинского назначения

Похожие документы

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена.
Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

Он Вам ещё пригодится!

Вы оценили ответ положительно

Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

Договор-Юрист
— это юристы, кодексы и бланки
Типовые договорыТиповые договоры
  • Договор оказания услуг, работ
  • Трудовой договор, контракт
  • Договор аренды жилого помещения
  • Договор купли-продажи недвижимости
  • Доверенности: образцы заполнения
  • Договор поставки товаров, продукции
  • Договор купли-продажи имущества
  • Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии
  • Типовой договор подряда
  • Учредительные договоры, уставы
  • Документы для собственников жилья
  • Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт
  • Договор аренды земли, земельной доли, участка
  • Договор аренды автомобиля и других транспортных средств
  • Договор аренды нежилых помещений, зданий и сооружений
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор безвозмездного пользования
  • Договор об уступке права требования
  • Агентский договор и соглашение
  • Договор строительства, строительного подряда
  • Договор займа денег
  • Заявления граждан
  • Документы делопроизводства предприятия
  • Договор дарения недвижимости и иных ценностей
  • Статистическая отчётность
  • Бухгалтерские и финансовые документы
  • Договор аренды имущества, оборудования
  • Судебные приказы, решения
  • Брачный договор, контракт
  • Договор транспортного обслуживания и экспедиции
  • Договор бытового подряда
  • Договор долга, кредита
  • Договор перевозки грузов и пассажиров
  • Соглашение и договор о задатке
  • Регистрация ценных бумаг, акций
  • Договор аренды предприятия и его подразделений
  • Завещания, документы наследования
  • Приобретение ценных бумаг, акций
  • Защита прав собственности
  • Ценные бумаги и акции, эмиссия
  • Защита авторских прав
  • Удостоверение фактов физических лиц
  • Договор поручительства
  • Договор залога и заклада
  • Договор поручения, представительства
  • Договор банковской гарантии
  • Договор продажи предприятия
  • Договор хранения ценностей
  • Договор купли-продажи и обмена валюты
  • Договор страхования, перестрахования
  • Договор финансирования, участия в уставных фондах
  • Договор простого товарищества
  • Договор пожизненной ренты
  • Договор бытового проката
  • Договор комиссии на покупку и продажу
  • Договор подряда проектных и изыскательных работ
  • Договор мены недвижимости, ценных бумаг
  • Договор арендного подряда, контрактации
  • Договор на выполнение научно-исследовательских работ
  • Договор франчайзинга и передачи прав
  • Договор управления средствами и имуществом
  • Договор банковского и депозитного вклада
  • Лизинговый договор, соглашение
  • Договор банковского счёта. Расчётно-кассовое обслуживание
Читайте так же:
Можно ли парковаться во дворе жилого дома
Кодексы РФКодексы РФ
Активные юристыАктивные юристы

Фото юриста

Лучшие юристыЛучшие юристы

Фото юриста

Фото юриста

Фото юриста

Фото юриста

Обновления кодексовОбновления кодексов
Ответы юристовОтветы юристов
  • 01.12.2021 Пилипенко Игорь Александрович Немного сумбурное описание ситуации. Дело было предм.
  • 19.11.2021 Пилипенко Игорь Александрович Здравствуйте, Юрий! Вы можете обжаловать сам протоко.
  • 12.11.2021 Пахомов Александр Валерьевич В рамках гражданского дела ребенок вправе выражать с.
  • 04.11.2021 ООО ПЦ "ЛОГОС" Евгений Михайлович, здравствуйте. 1. Решение суд.
  • 04.11.2021 Разувакин Дмитрий Евгеньевич В сумке да. В кармане нет.
  • 04.11.2021 Разувакин Дмитрий Евгеньевич Ваш сын честно ответил но для процесса это неправиль.
  • 03.11.2021 Разувакин Дмитрий Евгеньевич Уважаемый Евгений Михайлович, дело в том, что регист.
  • 01.11.2021 Головачёв Владимир Данилович Не согласен с выводами: Поэтому и доля в праве общей.
  • 01.11.2021 Головачёв Владимир Данилович Обжаловать, указанные вами действия суда, вы можете .
  • 01.11.2021 Головачёв Владимир Данилович Признают, для этого вы должны обратиться в суд с соо.
Информация
Документы
О разделе «Образцы договоров»

Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Образец. Форма протокола» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Образец. Форма протокола» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей. Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.

Копирование материалов с сайта «Договор-Юрист. Ру» возможно только с разрешения администрации сайта и с индексируемой ссылкой на источник.

Под «бесплатными юридическими консультациями» подразумеваются ответы на типовые вопросы, справочная информация по статьям кодексов и законов

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector