Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Как правильно составить приказ об итогах инвентаризации?

Инвентаризация организовывается на каждом предприятии, где имеется любая продукция или товар. Эта процедура предполагает сопоставление фактически присутствующего товара с данными основных учетных систем фирмы.

Чтобы огласить об итогах такой сверки оформляется специальный приказ о ее проведении.

Приказ о проведении инвентаризации — содержание и форма

По результатам сверки составляется документ об ее окончании и обнаруженных расхождениях. Образец формы о проведении инвентаризации отображает конкретные показатели по недостаче продукции, включая ее количество и стоимость. На основании сведений об итогах выносятся решения о премировании или наказании. Также выносятся решения об удержании убыли с виновных лиц. Стандартная форма для заполнения может использоваться на любом предприятии, поэтому его бланк можно скачать и утверждать на своей фирме.

Бланк о проведении инвентаризации и об окончании этой процедуры составляется из нескольких информационных блоков. Эта форма сообщает об итогах проверки и демонстрирует сведения по результатам. Из-за необходимости унифицировать единый шаблон для написания сегодня доступен правильный пример, помогающий в составлении наказа.

Форма указа включает следующие сведения:

• Наименование организации и документа, место издания;
• Название бланка – приказ об итогах или о проведении инвентаризации;
• Комиссия, дата и другие сведения о проведении инвентаризации;
• Данные об итогах – характеристика обнаруженных расхождений;
• Приказ в соответствии с законодательством РФ принять решение об удержании ущерба, а также о наказании или премировании по результатам проверки;
• Дальнейшие мероприятия, которые потребуется проводить;
• Инициалы и подпись руководителя.

Образец заполнения приказа о проведении инвентаризации

Чтобы понять, как правильно проводить заполнение бланка об итогах и по результатам проверки, следует скачать и рассмотреть универсальный образец формы для РФ. По этому примеру легко будет узнать, как написать и составить официальный акт. В бланке есть поля для заполнения, в которые нужно вписать название фирмы и другие сведения, включая информацию по результатам сверки.

В распорядительной части, формы содержит решения, которые этот документ будет утверждать. Это может быть наказ о премировании, либо об удержании средств и наказании. В процессе расследования расхождений предприятие может привлекать любого сотрудника, который будет проводить оформление решений для задач, выставленных по результатам сверки. В числе дополнительных мероприятий форма образца может предполагать такие задачи как унифицировать график погашения обнаруженной задолженности или утверждать полученные результаты через бухгалтерский учет.

Как правильно составить приказ об итогах инвентаризации?

Главный секрет того, как правильно заполнять документ об окончании и о проведении сверки, состоит в использовании образца формы. Чтобы правильно оформить распоряжение, как это требуется по законодательству РФ, необходимо провести анализ по результатам, которые продемонстрировала проверка по ее окончании.

В документ, который можно свободно скачать, вносятся данные о проведении и об итогах – для заполнения подсчитывается каждая недостача, излишек или испорченный товар. После заполнения форма проходит подпись в руководителя, что позволяет ее унифицировать и использовать как основание для решения о наказании, премировании, о проведении расследования или о потребности возместить ущерб.

Приказ об итогах инвентаризации — образец 2018

По состоянию на 2018 год в РФ действует стандартная форма для заполнения служебного документа. Поскольку о проведении и об окончании сверки говорят на каждом предприятии, появилась необходимость унифицировать единый шаблон. Стандартный шаблон можно дополнить распоряжением об удержании средств и наказании, либо о премировании или о поощрении.

Приказ об удержании недостачи по итогам инвентаризации

По результатам сверки может обнаружится недостача продукции, которая присутствует в учетной документации. В этом случае в образец заполнения приказа дописывается распоряжение о наказании или просто об удержании стоимости товара с виновного лица.

Распоряжение об удержании как наказание необходимо применять, чтобы возместить потерю, которая выходит из документации об окончании сверки. Распоряжение об удержании направляется на ответственное лицо.

Наказании по итогам инвентаризации — образец приказа

Аналогично распоряжению об удержании или наказании может составляться приказ о премировании по итогам инвентаризации. Чтобы посмотреть, как правильно вписать данные о премировании, стоит скачать шаблон для всех предприятий РФ. Решение о премировании будет правильно вписать как один из вынесенных наказов.

Похожее

Штатный график относится к распорядительным документам. Его наличие обязательно на предприятии, что прописано в положении…

Существует большое количество ситуаций, по которым студент ВУЗа может прекратить свое дальнейшее обучение. Чаще всего…

Изменение заработка – это зачастую отличная новость для работника. Значительно чаще принимается решение об увеличении…

Главное условие четкого трудового процесса – соблюдение всех правил и требований. Любое отклонение ведет к…

На протяжение трудовой деятельности наемника, согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель имеет полномочия, как наказать сотрудника,…

Принятие на работу сотрудников фиксируется соответствующем предписанием, осуществление которого возможно при подписании трудового соглашения между новым…

Оформляем результаты инвентаризации и отражаем их в учете

Согласно п. 20 Инструкции N 157н <1> инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. Напомним, что в настоящее время таким документом является Приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее — Методические указания). Рассмотрим, как оформить результаты проведенной инвентаризации в казенных, бюджетных и автономных учреждениях культуры.

<1> Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

Общие положения

Порядок оформления результатов инвентаризации приведен в п. 5 Методических указаний.

Согласно п. 5.1 Методических указаний выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

1. Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты или увеличение финансирования (фондов) с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.
2. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя учреждения на издержки производства и обращения (по приносящей доход деятельности) или уменьшение финансирования (фондов). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же была выявлена недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

1. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства (по приносящей доход деятельности) или уменьшение финансирования (фондов).

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на издержки обращения и производства или уменьшение финансирования (фондов).

По поводу разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю учреждения, он же принимает окончательное решение о зачете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Напомним, что с 2011 г. государственные (муниципальные) учреждения применяют Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 173н <2>.

<2> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Согласно положениям данного Приказа результаты инвентаризации подлежат отражению в следующих документах:

В Приложении 5 к Приказу N 173н приведены Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета. Рассмотрим особенности заполнения перечисленных выше документов в соответствии с данными Указаниями.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В процессе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности и денежных документов составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Данная ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Этот акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения, и подписывается членами комиссии, утверждается руководителем учреждения.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) (далее — Инвентаризационная опись (ф. 0504082)). Данная опись применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях ЦБ РФ, кредитных организациях.

В ней указываются наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.

Инвентаризационная опись (ф. 0504082) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) (далее — Сличительная опись (ф. 0504086)) применяется для отражения результатов инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов, проведенной в учреждении. В ней выявляются расхождения путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета.

Сличительная опись (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.

В данном документе отражаются:

• наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения;
• сведения о фактическом наличии (цена, количество);
• сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
• сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).

Сличительная опись (ф. 0504086) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов. В ней путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Данный документ заполняется аналогично Сличительной описи (ф. 0504086).

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) (далее — Инвентаризационная опись (ф. 0504088)) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения. Она формируется комиссией учреждения и отражает сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.

Инвентаризационная опись (ф. 0504088) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (далее — Инвентаризационная опись (ф. 0504089)). Применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами, за исключением расчетов по долговым обязательствам, по которым составляются отдельные инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает:

• сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
• наименование дебитора (кредитора) в случае отражения расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ;
• данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность, и номер счета бухгалтерского учета;
• общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091) (далее — Инвентаризационная опись (ф. 0504091)). Она применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений.

Инвентаризационная опись (ф. 0504091) формируется комиссией учреждения и отражает сведения по данным бухгалтерского учета, номер счета бухгалтерского учета, общую сумму задолженности плательщика ("Всего"), в том числе подтвержденную дебитором, не подтвержденную дебитором, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности. Данный документ подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Бухгалтерский учет отражения результатов инвентаризации

Выявлены излишки. Согласно п. 31 Инструкции N 157н неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей рыночной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Напомним, что под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции N 157н).

Результаты инвентаризации согласно Инструкциям N N 162н <3>, 174н <4> и 183н <5> будут отражаться следующими бухгалтерскими операциями.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<5> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н. <*> В разрезе аналитических счетов.

В соответствии с п. 9 Инструкции N 174н, п. 9 Инструкции N 183н, п. 6 Инструкции N 162н оприходование неучтенных объектов основных средств, выявленных при инвентаризации, отражается по рыночной стоимости на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), Актом о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030), с приложением в установленных законодательством РФ случаях документов о государственной регистрации прав на недвижимость или их копий, заверенных в установленном порядке. Оприходование неучтенных материальных запасов отражается на основании первичных учетных документов — Акта о приемке материалов (ф. 0315004) (п. 34 Инструкции N 174н, п. 34 Инструкции N 183н, п. 23 Инструкции N 162н).

Пример. В казенном учреждении в результате проведенной инвентаризации выявлен не учтенный на балансе принтер. Его рыночная стоимость определена комиссией в размере 5000 руб.

Операции по оприходованию излишков будут отражены следующими записями:

<*> В соответствии с п. 92 Инструкции N 157н начисление амортизации на объекты основных средств стоимостью от 3000 до 40 000 руб. включительно производится в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Выявлена недостача. Операции по выявленным в ходе инвентаризации недостачам активов в соответствии с Инструкциями N N 162н, 174н, 183н будут отражены следующим образом.

<*> В разрезе аналитических счетов.

К сведению. Более подробно об учете недостач читайте в статье Л. Салиной "Учет расчетов по недостачам в государственных (муниципальных) учреждениях", 2011, N 7.

Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении

В инвентаризации принимают участие специально созданная комиссия и материально ответственные лица. В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, техники и т.д.). Перечень членов постоянно действующей и рабочей комиссий должен быть отражен в приказе, который утверждает руководитель учреждения. Материально ответственные сотрудники как заинтересованные лица в комиссию не входят. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств из числа членов постоянно действующей комиссии могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Следует учесть, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

С чего начать инвентаризацию

Перед началом проверки руководитель издает приказ о проведении инвентаризации; комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег с указанием «до инвентаризации на «дату», что будет служить основанием для определения остатков к началу инвентаризации. Также перед началом инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка, что на момент начала проведения инвентаризации он сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии и все ценности оприходованы или списаны.

Услуги по автоматизации госучреждений: установка и настройка учетных систем, обучение, сопровождение

Для проведения инвентаризации комиссией формируются инвентаризационные описи, составленные по унифицированным бланкам. Описи по имуществу, в том числе по бланкам строгой отчетности и денежным документам, составляются по каждому материально ответственному лицу и распечатываются в двух экземплярах: один для бухгалтерии, а второй – для сотрудника, отвечающего за сохранность ценностей. Также указывается место проведения инвентаризации, количество объектов и наименование по номенклатуре в единицах измерения, приятых в учете.

При подсчете денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены комиссией как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

При допуске ошибки в документе она исправляется, неверные данные зачеркиваются и указываются верные. Все внесенные исправления должны быть заверены всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Результаты инвентаризации сначала фиксируются в описях — на последней странице должна быть сделана отметка о количестве, подсчетов итогов и проверке цен, под подписи лиц, проводивших проверку. Кроме того, в конце материально ответственные лица дают расписку о проверке товаров в их присутствии, об отсутствии претензий, принятии объектов перечисленных в описи на хранение.

В ходе проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску товара по инвентаризуемой группе должны быть прекращены, а ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.

Оформление результатов

Если в результате проверки выявлены излишки или недостача, то эти данные оформляются в ведомости расхождений. Составляется она только по имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

В соответствии с Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н результаты инвентаризации оформляются следующими документами:

• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам НФА (ф.0504087);
• инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф.0504088);
• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) БСО и денежных документов (ф. 0504086);
• инвентаризационная опись ценных бумаг (ф.0504081);
• -инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф.0504082);
• инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф.0504083);
• инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);
• инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф.0504091);
• акт о результатах инвентаризации (ф.0504835);
• ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092).

Также необходимо отразить расхождения в годовой отчетности учреждения: бюджетным и автономным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760), а казенным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).

Инвентаризация в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0, представлены разные документы для отражения данных по инвентаризации:

1. Инвентаризация денежных документов.
2. Инвентаризация денежных средств.
3. Инвентаризация расчетов.
4. Инвентаризация расчетов по поступлениям.
5. Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств.
6. Инвентаризация материалов на счете 105.
7. Инвентаризация материалов (забалансовый учет) и другие.

Доступ к документам инвентаризации можно получить по следующему пути «Бухгалтерский учет» – «Инвентаризация».

Для подробного рассмотрения функционала программы можно взять на пример инвентаризацию материальных запасов на счете 105 и инвентаризацию драгметаллов.

Как провести инвентаризацию в новых версиях программы «1С:БГУ»? Пройдите курсы по работе в новых редакция «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»: получите практический опыт работы с программой и сертификат, подтверждающий вашу квалификацию

Для автоматического заполнения данных о постоянно действующей инвентарной и рабочей комиссиях рекомендуется внести информацию в справочник «Постоянно действующие комиссии». Его можно найти по следующему пути «Операции» – Справочники» – «Постоянно действующие комиссии».

В справочнике заполняются данные о наименовании комиссии, приказ, на основании которого она действует, и информация о членах, входящих в состав постоянно действующего состава комиссии.

Для проведения инвентаризации материалов, числящихся на балансе учреждения, используется документ «Инвентаризация материалов на счете 105»

В документе инвентаризации материалов указываются:

• дата документа – дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими;
• центр материальной ответственности – материально ответственное лицо и подразделение, в котором производится инвентаризация;

Документ заполняется автоматически по данным учета при нажатии кнопки «Заполнить по данным учета».

Из данного документа можно сформировать инвентаризационную опись (сличительную ведомость), в которой отражаются данные по объектам нефинансовых активов на основании информации по бухгалтерскому учету.

В инвентаризационной описи, утвержденной комиссией, проставляются данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей.

Также из документа инвентаризации по счету 105 можно распечатать ИНВ-22 (Приказ) – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88)

После завершения инвентаризации в документ вносятся данные о фактическом наличии материальных ценностей (нефинансовых активов) в графах с префиксом «ФУ»:

Если в ходе инвентаризации обнаружены товарно-материальные ценности, которые не отражены в учете (излишки), через создание добавляется новая номенклатура и данные о ней. Вся информация по выявленным излишкам и недостачам отражается во вкладке «Результаты».

В программе также есть возможность считывать данные об объектах инвентаризации с помощью штрихкодирования и использования терминалов сбора данных (ТСД). В этом случае данные из документов инвентаризации объектов можно выгружать в ТСД, а после проведения инвентаризации – автоматически загрузить результаты из ТСД в документы инвентаризации.

Сам документ инвентаризации не несет за собой никаких изменений в бухгалтерском учете и соответствующих проводок. Он является документом, на основании которого можно ввести приходные документы – по результатам выявленных излишков и расходные по недостачам.

На основании инвентаризационных описей, в которых присутствует отклонение фактических данных от учетных, составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации, в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета.

Данный документ можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить» после указания материально ответственного лица, а также даты начала и окончания инвентаризации.

На закладке «Ведомость расхождений» следует отразить установленные расхождения с данными бухгалтерского учета.

Эту информацию можно ввести автоматически по данным документов, указанных на закладке «Инвентаризационные описи». Для этого следует нажать кнопку «Заполнить по описям».

На основании документа можно ввести документ «Акт о результатах инвентаризации», который предназначен для оформления итогов инвентаризации и печати акта о результатах инвентаризации по форме 0504835.

При вводе на основании документа «Акт о результатах инвентаризации» на вкладке «Инвентаризационные описи» отражаются документы инвентаризации, зарегистрированные в документе «Ведомость расхождений по результатам инвентаризации». Также на основании данного документа можно сформировать печатную форму 0504835 «Акт о результатах инвентаризации».

Инвентаризацию драгметаллов, содержащихся в эксплуатируемых изделиях можно провести с помощью документа «Инвентаризация драгметаллов».

Для формирования документа указывается материальное лицо, по которому необходимо сформировать данные, и заполняются данные по одному из признаков:

• все счета;
• счета по ОС;
• счета по материалам.

В табличной части, расположенной слева, отражаются счета учета, по которым проводится проверка, а справа по кнопке «Заполнить по данным учета» указываются объекты, содержащие драгметаллы.

Следует учесть, что для того, чтобы список заполнился, в карточке объекта на вкладке «Драгметаллы» должны быть внесены сведения по содержанию драгоценных металлов.

Данные о металлах в самом документе инвентаризации не отражаются. Их можно увидеть при формировании унифицированной печатной формы «Инвентаризационная опись ИНВ 8-а».

В печатной форме формируются данные по драгоценным металлам, отраженным в учете. Информация по факту, установленная комиссией, заполняется в печатной форме вручную.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Автор: Тамара Щербина,
бухгалтер-консультант Линии Консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Как подготовить и провести инвентаризационную проверку + Полезные советы, на что обратить внимание при оформлении документов

Приказ о проведении инвентаризации: образец заполнения и бланк, вам обязательно понадобятся, если вы решите, что настала пора провести в вашей организации инвентаризацию или для такой проверки сложатся все обстоятельства. Вообще же, плановую инвентаризационную проверку нужно проводить хотя бы в конце года. Но, помимо годовой проверки, существуют и другие обстоятельства, вынуждающие провести инвентаризацию. Такими обстоятельствами могут быть изменение мат.ответственного лица, обнаружение недостачи на складе и др. Поэтому быть в курсе правил проведения инвентаризационных проверок не помешает.

Стоит отметить, что инвентаризация, обязательная процедура для любой организации. Каждой организации необходима периодическая проверка ее имущества. Инвентаризационная проверка выявляет различные ошибки, которые неизбежно допускают сотрудники, а также факты недостачи, либо порчи имущества. Проверка позволяет сверить данные бух.учета и наличие имущества по факту, проверить его состояние и годность, а иногда и провести необходимую переоценку.

Сегодня в нашем обзоре мы подробно расскажем, о правилах подготовки и проведения инвентаризационной проверки, об оформлении сопутствующих такой проверке документах. Об ответственности лиц, назначающих и участвующих в такой проверке. Подробно опишем подготовку приказа об инвентаризации, других сопутствующих обязательных документах.

Проведение инвентаризации – общие правила

Инвентаризационная проверка является основным методом контроля правильности ведения бух.учета и целевого использования имущества хозяйствующих субъектов. То есть, проводится сверка фактического имущества и обязательств с учетными данными, содержащимися на бумаге и в учетных регистрах. Выявленные различий фактического наличия и документами или учетом, должно оформляться соответствующим образом.

• Плановая — обычно производится перед годовой отчетностью.
• Внеплановая — производится при обнаружении хищений, при чрезвычайных ситуациях.
• Обязательная — законодательно предусмотрена при смене мат.ответственного лица и ряде других случаев.
• Инициативная — по решению директора (полная или частичная). При полной инвентаризации, проверяется все имущество организации и источники его образования. Такие проверки проводятся достаточно редко. При частичной – проверяется только выбранный перечень имущества.

По действующему законодательству, инвентаризацию необходимо проводить как минимум перед итоговой годовой отчетностью. Основные средства должны проверяться не реже, чем раз в три года.

Для проведения инвентаризационной проверки, сначала нужно подготовить приказ директора об ее проведении, где определить объекты проверки, сроки и назначить комиссию по ее проведению. Этот приказ зафиксируется в журнале контроля приказов.

Затем в обозначенные сроки утвержденная комиссия начинает сверять фактическое имущество с данными учета. В период проведения проверки надо заполнить соответствующие описи и акты, все в двух экземплярах. В инвентаризационных актах и описях указываются учетные и фактические данные по каждой проверяемой позиции. По результатам инвентаризации формируются ведомости и акты о выявленных расхождениях в процессе проверки.

Приказ об инвентаризации

Прежде чем провести инвентаризационную проверку необходимо подготовить приказ о его проведении. Еще для инвентаризационной проверки необходимо создать комиссию и это также необходимо отразить в приказе.

Приказ обязательно должен содержать следующие сведения:

• Необходимо четко указать объект проверки
• Объемы проверяемого имущества
• Причины проведения проверки
• Сроки проведения

При указании сроков надо четко прописать дату начала и окончания инвентаризационной проверки.

• Дату предоставления отчета о результатах инвентаризационной проверки
• Состав комиссии

В комиссию входят сотрудники бухгалтерской службы, административные работники, специалисты оценивающие состояние проверяемого имущества и способные дать заключение о его пригодности.

Форма приказа была специально разработана Госкомстатом, она является универсальным документом и подходит для распоряжений по различным видам активов в организациях различных форм собственности. Эта форма подходит и для плановых годовых инвентаризаций, и для разовых проверок, например при смене мат.ответственных лиц, контрольных проверках, при выявлении каких-либо недостач и др. случаях.

Для крупных предприятий, имеющих несколько подразделений и складов, обычно принято издавать приказы на каждый отдельный склад и каждый вид имущества (например, отдельно на основные средства, отдельно на ТМЦ). Для каждого подразделения будет назначена и своя комиссия, хотя сроки могут и совпадать.

Заполнить данную форму несложно, так как в стандартном бланке четко указанно, где и что именно писать.

Документ представляет собой, по сути, письменное задание, которое четко описывает объем, содержание, сроки проведения, состав комиссии, уполномоченной проследить инвентаризационной проверкой. Приказ подписывает директор и передает его председателю комиссии.

Правила оформления приказа

Основные правила, которых нужно придерживаться при оформлении приказа:

1. Вверху приказа указываем полное наименование организации, причем название должно быть полностью идентично названию в учредительных документах. Под названием указывается структурное подразделение организации (при проверке в подразделении). Справа вверху указываются основные статистические коды организации ОКПО и ОКУД.
2. Также указываем номер приказа и его дату.
3. Четко указывается объект/вид объектов, подлежащий проверке (например, ТМЦ, касса, и др.)
4. В приказе необходимо обозначить членов комиссии с указанием их ФИО и занимаемых ими должностей. Председателем комиссии должен быть назначено руководящее лицо или его заместитель.
5. Необходимо конкретно указать место проведения проверки (иногда название подразделения просто продублировать)
6. В приказе четко обозначаются сроки проведения проверки.
7. Затем указывается причина инвентаризационной проверки (плановая, внеплановая и почему)
8. В конце приказа необходимо обозначить дату, когда надо предоставить в бухгалтерскую службу результаты проверки.
9. Подпись руководителя организации.

В дополнение к общим правилам по оформлению приказа на инвентаризацию, отметим:

• при плановой инвентаризации может издаваться общий приказ по предприятию, а можно сделать несколько приказов по типам имущества/обязательств;
• для доведения до сотрудников предприятия данного приказа, можно подготовить ознакомительные листы, где они должны будут расписаться;
• члены комиссии могут проставить свои подписи на приказе, при ознакомлении с ним, для утверждения состава комиссии;
• при проверке по выявленным фактам хищения, следует четко указывать документ — основание, послуживший началом проверки.

Подготовка к инвентаризации

Инвентаризационная проверка должна проводиться по письменному приказу директора. Затем собирается утвержденная комиссия. В состав комиссии входят не менее 3 человек – это бухгалтер, мат.ответственное лицо и специалист требуемого профиля. Комиссия обязана присутствовать при подсчете проверяемых материальных ценностей, иначе результаты проверки могут признать недействительными. Если проверка проводится по требованию правоохранителей, то тогда может присутствовать еще и их представитель.

Члены комиссии отвечают за соблюдение следующих условий:

• соблюдение приказа руководителя;
• достоверность и полнота данных проверки, их отражение в отчетах об инвентаризации;
• своевременность создания отчета о результатах проверки.

В обязанности бухгалтерии входит предоставить к началу инвентаризационной проверки всех необходимых учетных данных. Ответственные лица могут подписать расписку, что все приходно-расходные документы учтены и отдельно хранящегося имущества нет.

По окончании проверки составляются акты о полученных результатах, они подписываются комиссией. Если были обнаружены расхождения, то надо составить сличительные ведомости. Результаты проверки отдают в бухгалтерию, в учет вносятся необходимые дополнения. Результаты инвентаризации хранятся не меньше 5 лет.

Документы для инвентаризации

Вообще в идеале оформление инвентаризации должно выглядеть следующим образом:

• Приказ об инвентаризации
• Приказ об инвентаризационной комиссии
• Расписка матответственных лиц
• Описи по инвентаризации
• Акты по инвентаризационной проверке
• Сличительные ведомости
• Объяснительные матответственных лиц, если были выявлены расхождения
• Приказ директора о порядке отражения результатов проверки.

Что подлежит обязательной инвентаризации

По действующему законодательству организации должны проводить инвентаризационную проверку имущества/обязательств, для документального подтверждения их наличия, а также состояния и оценки:

• Материальные и не материальные активы;
• финвложения;
• незавершенка;
• предстоящие расходы будущих периодов;
• денежные средства и документы, имеющие денежный эквивалент, бланки строгой отчетности;
• обязательства организации и резервы.

Задачи и периодичность инвентаризации

Как уже ранее отмечалось, инвентаризационная проверка — это сверка данных бухучета наличию имущества (обязательств) организации по факту на определенную дату. Главными целями инвентаризационной проверки являются:

• проверка правильности отражения всех хозопераций в бухучете за период;
• выявление различных допущенных ошибок;
• контроль расчетов по различным обязательствам организации;
• выявление не используемого имущества;
• контроль полной сохранности имущества.

Помимо итоговых годовых инвентаризаций, законодательно установлены случаи, когда проведение инвентаризационных проверок является обязательным:

• при сдаче имущества в аренду, его продаже или выкупе;
• при реорганизации или ликвидации;
• при выявлении злоупотреблений, порчи, кражи имущества;
• перед годовой бух.отчетностью;
• при изменении матответственных лиц;
• при чрезвычайных обстоятельствах.

Кроме того, причинами инвентаризационной проверки могут быть:

• требование судебных органов;
• контрольные ревизии;
• аудит;
• изменение состояния ТМЦ.
• Отметим, что инвентаризационная проверка может проводится, и по имуществу, не принадлежащему организации — взятые в аренду объекты или находящиеся на хранении.

Акт по инвентаризационной проверке

Главным документом по инвентаризационной проверке является акт, в котором отражаются результаты проверки. Акт должен составляться в соответствии с общими правилами:

• Акт составляется подписывается инвентаризационной комиссией
• Бланк акта стандартизован, но организация может использовать собственный бланк
• В акте указывается причина его оформления
• В акте указывается председатель комиссии и все ее члены
• В акте нужно подвести итоги проверки, сделать выводы и дать рекомендации.
• Затем акт должен быть утвержден директором.

Заключение

В нашей статье мы рассмотрели, что собой представляет процесс проведения инвентаризации, как ее подготовить. Были описаны основные правила проведения таких проверок. В статье были приведены объекты, которые подлежат обязательной инвентаризационной проверке. Мы рассказали об участниках таких проверок и их действиях в ходе инвентаризации, а также и об их ответственности.

В зависимости от проверяемых активов или обязательств организации, формы и состав оформляемых документов будут различные, поэтому в нашей статье были приведены только универсальные формы документов, которые являются едиными для всех проверяемых объектов. Документы по инвентаризации оформляются в двух экземлярах, один передается в бухгалтерию, другой обычно хранится у матотвественного лица, с участием которого проводилась проверка.

Инвентаризационная проверка, это хлопотный процесс, требующий точности и внимательности. Проведение пересчета активов может занять довольно продолжительное время, это обязательно нужно учитывать при установлении сроков проведения инвентаризационной проверки. Чтобы инвентаризационная проверка прошла быстрее, необходимо подготовить правильно все документы по учету из бухгалтерских регистров, выдать на руки проверяющим документы для проверки, отражающие точные данные по остаткам проверяемых материальных запасов.

После проведения проверки, важно зафиксировать точно все ее результаты документально и чтобы все члены комиссии, заверили акты и инвентаризационные описи своими подписями. Эти инвентаризационные документы будут храниться в течение 5 лет и за это время могут еще не раз понадобиться, при выявлении каких-либо количественных расхождений по имуществу в дальнейшем.

Надеемся, что наша статья поможет вам подготовить и правильно провести инвентаризацию самостоятельно, быстро и легко. Желаем удачи!