Как составить приказ о проведении инвентаризации

Как составить приказ о проведении инвентаризации

Инвентаризация — это ежегодная проверка наличия и состояния активов организации. Рассказываем о том, как ее проводить и какими документами сопровождать процедуру.

Нормативная база

В любой организации хотя бы раз в год проводится инвентаризация материальных ценностей. Для этого необходимо назначить специальную комиссию из числа уполномоченных работников и издать приказ о проведении инвентаризации. Порядок и график проведения инвентаризации в организации должен быть закреплен в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008). Однако инвентаризационная комиссия создается для каждого конкретного случая. Ее состав, полномочия, а также сроки проведения инвентаризации должны быть закреплены в отдельном внутреннем акте организации.

В бюджетных организациях посредством инвентаризации становится возможным проверить наличие и состояние имущества. Сличить данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявить характер и причины возможных несоответствий. И уже на основании полученных данных оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии. В целом причины и процедура инвентаризации в бюджетной и коммерческой организации примерно одинаковы.

Когда нужна инвентаризация

Образец приказа о проведении инвентаризации обычно требуется в некоторых случаях, перечисленных в п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, в частности:

• перед составлением годового отчета;
• при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
• после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

Бланк приказа о проведении инвентаризации

Основным документом инвентаризационного процесса является приказ. Поэтому рассмотрим его подробнее и научимся составлять этот документ правильно. Унифицированный образец приказа на инвентаризацию 2019 г. можно найти в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Форма № ИНВ-22 представляет собой универсальный бланк, который могут использовать организации всех форм собственности. Форму можно применять как при проведении плановых, так и при назначении внеплановых проверок материальных ценностей.

Образец заполнения приказа о проведении инвентаризации 2019 г. в бюджетных учреждениях

Бланк приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22

Если по каким-либо причинам эта форма не подходит, можно разработать собственную. Главное, чтобы она была закреплена в учетной политике компании. Выглядеть произвольный образец приказа на инвентаризацию материальных ценностей 2019 может примерно так:

В любом случае в документе должны быть следующие обязательные реквизиты и сведения:

• наименование фирмы;
• дата составления и номер документа;
• цель проведения проверки и то, чего она будет касаться: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании;
• подразделения и отделы компании, в которых будет проведена проверка: склад, магазин, бухгалтерия либо вся фирма в целом;
• период и длительность мероприятия — с какой по какую дату проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
• состав комиссии и Ф.И.О. ее председателя (в комиссию, кроме работников фирмы, можно включать сторонних аудиторов);
• данные руководителя, подписавшего документ.

После издания локальный акт необходимо зарегистрировать в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений. Его рекомендуемую форму можно взять из Постановления Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23) или разработать самостоятельно. С приказом следует обязательно ознакомить всех перечисленных в нем работников. Подписи об ознакомлении они могут поставить непосредственно на бланке либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, а также перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества можно сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие именно материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.

Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где будет проходить проверка.

Итоги проверки ТМЦ и еще один приказ

По окончании процедуры подсчета и сопоставления результатов члены комиссии должны надлежащим образом оформить результаты проверки. Все выявленные расхождения необходимо зафиксировать в ведомости учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26. А после обсуждения результатов и вынесения инвентаризационной комиссией вердикта, который записывается в специальном протоколе, руководитель должен издать еще один приказ, на этот раз об итогах проверочных мероприятий и результатах, которые были достигнуты. Следует привести реакцию руководителя фирмы на предложения членов комиссии и распоряжения о необходимых действиях. Это могут быть: дополнительная проверка, санкции для виновных лиц, введение дополнительных мер безопасности. Этим же локальным актом назначаются ответственные за его исполнение работники, которых также следует ознакомить с документом под подпись. Контроль за исполнением распоряжения обычно оставляет за собой директор фирмы.

Приказ о проведении инвентаризации, форма ИНВ-22

Организация должна иметь полную информацию о составе и источниках образования своего имущества. Данные сведения должны быть непросто цифрами на бумаге. С этой целью на фирме периодически, а также вне планово должна проводиться инвентаризация.Для ее осуществления необходимо издание руководителем приказа о ее проведении.

Инвентаризация: понятие, виды, периодичность

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета, который заключается в сличении фактического наличия имущества и обязательств с информацией, содержащейся в регистрах, документах, и выявление отклонений (излишки и недостача). Ее цель состоит в проверке полноты и достоверности учета.

Бывают следующие виды инвентаризации:

• Плановая.
• Внеплановая.
• Обязательная.
• По решению руководства, полная и частичная.

При плановой проверяется имущество фирмы и ее обязательства в установленные сроки перед формированием годовой отчетности. Внеплановая осуществляется при выявлении фактов хищения, при чрезвычайных событиях и т. д. Обязательная инвентаризация предусмотрена соответствующими законодательными актами (например, при смене МОЛ). Инициативная проводится по решению руководства предприятия. При полной – инвентаризируют все имущество предприятия и его источники образования. При частичной — только определенные объекты.

Порядок проведения инвентаризации

В компании должна существовать действующая на постоянной основе комиссия для проведения инвентаризации.

Для того чтобы начать данную проверку, необходимо издать приказ о проведении, который определяет объекты проверки, сроки проведения, состав рабочей комиссии. Он фиксируется в журнале учета контроля за исполнением данных приказов.

Перед проведением инвентаризации все документы, которые могут повлиять на ее результаты (приходные, расходные или отчеты и т. д.), передаются в бухгалтерию с отметкой «До инвентаризации на __________», а МОЛ дают расписку, что они представили все имеющиеся бланки. После этого начинает работать инвентаризационная комиссия, которая заполняет инвентаризационные описи и акты в двух экземплярах, указывая в них фактические данные, полученные путем замера, подсчета и т. д.

Далее проверяющие работники осуществляют сопоставление полученных сведений с информацией из бухгалтерских отчетов, после чего формируются ведомости учета результатов инвентаризации. Также необходимо провести контрольную проверку данной процедуры и составить соответствующие акты, которые фиксируются в журналах учета контрольных проверок.

Приказ о проведении инвентаризации образец заполнения

В специализированных программах по бухгалтерскому учету включены стандартизированные документы.

В верхней части приказа указывается название организации, ее код ОКПО, а также структурное подразделение (если есть). После этого документу присваивается номер по порядку, который можно посмотреть в журнале регистрации приказов, и проставляется дата его составления.

В преамбуле необходимо заполнить информацию о виде инвентаризации. Далее заносятся данные о составе рабочей комиссии с расшифровкой должностей и личных данных работников, которые в нее входят. Приказ должен определять конкретные объекты, подлежащие инвентаризации с указанием их места расположения (например, запасные части, которые находятся на оборотном складе предприятия).

После этого в документе необходимо определить сроки данной процедуры, обозначив дату начала и конца. В строке «Причина инвентаризации» указывается событие, которое потребовало ее проведения. Если проводится ежегодная инвентаризация товарно материальных ценностей, то здесь заполняется «Плановая».

Ниже нужно указать информацию о том, куда предоставляются ее результаты и в какой срок.

Приказ подписывается руководителем предприятия с заполнением сведений о его должности и личных данных.

Нюансы составления приказа о проведении инвентаризации

При проведении плановой ежегодной инвентаризации имущества и обязательств может издаваться как один общий приказ, который содержит столько подпунктов о рабочих комиссиях, сколько объектов проверки, так и несколько приказов по одному на каждый вид имущества или обязательства.

Для доведения содержание приказа до сотрудников можно составлять ознакомительные листы, в которых они должны расписаться и указать свои личные данные. Разрешается членам комиссии проставлять подписи напротив своей фамилии в приказе, когда утверждается рабочая комиссия.

Образец приказа о проведении инвентаризации

Бланк приказа на инвентаризацию по форме ИНВ-22 скачать в формате Excel.

Приказ о проведении инвентаризации образец скачать в формате Word.

Образец приказа на инвентаризацию скачать вариант№2 в формате Excel.

Приказ о проведении инвентаризации

Процесс инвентаризации подразумевает проверку наличия имущества и материальных ценностей предприятия для составления учетной документации работниками бухгалтерии.

Что такое инвентаризация

Закон федерального значения «О бухгалтерском учете», изданный под порядковым номером 402-ФЗ, выводит следующее определение термина «инвентаризация». Это проверка материальных ценностей и основных средств предприятия, а также объектов имущества, их качественных характеристик, финансовых обязательств и других параметров на соответствие фактическим регистрационным данным бухгалтерского учета.

Алгоритм проведения описываемой процедуры регламентируется приказом Министерства финансов «Об инвентаризации», изданным под порядковым номером 49. Процесс выполняется в четыре этапа:

1. Подготовительный. Руководитель обязан составить приказ о проведении инвентаризации и собрать инвентаризационную комиссию. На данном шаге определяют сроки проведения процедуры и перечень объектов, которые подлежат проверке.
2. Второй этап – это непосредственно выполнение проверочных мероприятий.
3. Далее производится анализ собранных результатов путем их сверки с бухгалтерской отчетностью.
4. Заключительный шаг — формирование отчета об итогах, определение недостач и ошибок, объявление санкций в отношении ответственных лиц, признанных виновными в совершении нарушений.

Стандартные правила обязывают компании выполнять описываемый процесс проверки не реже, чем один раз в течение года.

Виды инвентаризации

В силу специфичности деятельности различных предприятий процесс инвентаризации делится на несколько видов. Классификация производится по нескольким признакам. Частота проведения:

• согласно графику – действующее законодательство обязывает организации выполнять проверку имущества не реже чем один раз в календарный год, но не позднее, чем до первого ноября;
• внеплановая инвентаризация – как можно понять из названия, отличие заключается во внезапности: в большинстве случаев причиной является инициация аудита контрольно-надзорными учреждениями.

• полный – процедура затрагивает все имущество, материальные ценности и обязательства;
• частичный – проверке подвергаются объекты определенного типа.

Также разделение производится по способам осуществления аудита. Документальный – проверке подвергается исключительно документация, натуральный – процедура подразумевает проверку как документов, так и объектов.

В каких случаях проводится

Помимо планового ежегодного аудита, законодательство подразумевает следующий перечень случаев, которые в обязательном порядке требуют выполнения инвентаризации:

• манипуляции с имуществом (продажа, оформление аренды, выкуп);
• составление ежегодного бухгалтерского отчета;
• изменение списка должностных лиц, несущих материальную ответственность;
• обнаружение факта хищения имущества работниками;
• реорганизация или ликвидация предприятия; .

Процесс аудита может быть инициирован как руководителем предприятия посредством издания соответствующего приказа, так и контрольно-надзорными органами. Во втором случае организация заранее уведомляется о необходимости предоставления доступа к имуществу и документам для их проверки.

Образец приказа о проведении инвентаризации

Постановление Государственного комитета статистики России, изданное под номером 88, регламентирует унифицированный бланк приказа на осуществление инвентаризации. Он обозначается индексом ИНВ-22 (скачать бланк xls). Данная форма актуальна как для планового, так и для внепланового аудита.

Возможны ситуации, когда типовая форма по тем или иным причинам не подходит организации. В таком случае ей предоставляется право составления документа на самостоятельно разработанном бланке, регламентированным соответствующим внутренним нормативным актом предприятия. В итоговом варианте документа обязательно должны указываться следующие сведения:

• полное наименование компании с указанием формы;
• учетный порядковый номер приказа и дата его издания;
• цель выполнения аудита;
• перечень объектов, которые затронет приближающаяся проверка;
• перечень подразделений, филиалов и представительств, которые затронет проверка (при их наличии);
• сроки осуществления инвентаризации;
• перечень работников, входящих в комиссию, а также Ф. И. О. и должность сотрудника, выбранного председателем;
• собственноручная подпись руководителя или другого сотрудника, обладающего полномочиями на издание подобного рода документации.

На законодательном уровне отсутствуют требования включения в состав инвентаризационной комиссии исключительно работников организации. Предприятиям разрешается пользоваться услугами сторонних аудиторских компаний.

После официального утверждения приказа его реквизиты регистрируются в журнале учета и контроля документации в организации. Он может вестись по универсальной форме, издаваемой под индексом ИНВ-23 (скачать бланк pdf), или на разработанном в организации бланке.

Образец приказа о проведении инвентаризации:

Как сформировать комиссию

Комиссия на аудит утверждается посредством издания соответствующего приказа. В ее состав могут входить:

• лица, занимающие руководящие должности в компании;
• работники бухгалтерского отдела;
• материально ответственные работники;
• сотрудники сторонних аудиторских организаций.

Если на дату старта инвентаризации один из утвержденных членов комиссии не может приступить к выполнению возложенных обязанностей, например, по причине командировки или временной нетрудоспособности, то руководитель обязан издать документ, назначающий ему замену. С ним должны быть ознакомлены под подпись все остальные члены комиссии.

Образец приказа о создании комиссии

Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии:

После выполнения основных проверочных мероприятий комиссия обязана подготовить и документально оформить отчеты о результатах аудита. Все обнаруженные неточности, ошибки и нарушения требуется указать в специализированной ведомости учета. Для ее ведения постановлением Государственного комитета статистики, изданным под номером 26, предусмотрена универсальная типовая форма. Она зафиксирована под номером ИНВ-26 (скачать xls).

В конечном счете, после обсуждения результатов и назначения мер ответственности в отношении виновных в нарушениях должностных лиц, руководитель обязан издать приказ об итогах аудита. Он составляется по свободной форме. Типовой образец документа:

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Правила оформления приказа на инвентаризацию кассы – образец для скачивания и заполнение формы ИНВ-22

Вне зависимости от статуса проверки кассы начать ее можно только после предъявления соответствующего распоряжения, обозначающего причину инвентаризации и назначающего членов комиссии.

Указание может поступить как от контролирующих органов, так и от непосредственного руководителя компании. В любом из этих случаев приказ должен быть составлен надлежащим образом.

Нужно ли составлять для проведения ревизии наличных денег?

При осуществлении инвентаризации наличных денежных средств по желанию налогоплательщика, он самостоятельно определяет моменты ее проведения, сроки, объекты инвентаризации и регламент в соответствии с учетной политикой компании.

Обязательное проведение проверки кассы определяется действующими нормами законодательства России, федеральными и отраслевыми стандартами.

Начать ревизию кассовых активов допустимо только при наличии приказа на инвентаризацию.

Если отсутствовали кадровые перестановки в компании, состав группы не изменился, то обязанность переиздавать приказ о составе комиссии по инвентаризации ежегодно в нормативной документации не обозначено.

Как оформить распоряжение?

При оформлении приказа следует основываться на нормы заполнения подобного рода документации. Распоряжение располагается на одном листе и может быть оформлено в произвольной форме или на бланке ИНВ-22, утвержденным Госкомстатом.

Любой выбор компании, направленный на применение той или иной формы бланка, должен быть закреплен в учетной политике юридического лица.

«Шапка» документа содержит информацию:

• ОКПО предприятия;
• наименование структурного подразделения;
• заголовок документа;
• номер и дата его составления.

Если планируется инвентаризация наличных денег сразу в нескольких подразделениях, то бланк ИНВ-22, а также сопутствующие с ним документы будут оформляться для каждого из них.

Текстовая часть приказа содержит сведения о назначении членов инвентаризационной комиссии.

Председатель и ее члены проставляют свои росписи с указанием должности, фамилии и инициалов в специально отведенных строках, подтверждая, тем самым, свою осведомленность о предстоящей ревизии

Далее в приказе прописываются объекты проверки. Это могут быть основные средства организации, товарно-материальные ценности, деньги, обязательства, объекты строительства, находящиеся на хранении, почтовые марки.

Ниже фиксируется дата начала и окончания инвентаризации, а также причины ее проведения.

Скачать образец

Скачать пример заполнения формы ИНВ-22 при проведении инвентаризации наличных средств кассы – excel.

Важные моменты

При проведении плановой ревизии кассы в специально отведенной строке приказа прописывается контрольная или плановая проверка, при кадровых перестановках — «смена материально-ответственного лица».

Причиной для внеплановых проверок может послужить ошибка в расчетной документации, подозрение сотрудника в некомпетентности, возникновение несоответствий при проверке иных материальных ценностей.

Когда происходит смена кассира, кладовщика, то в приказе указывают данные специалистов, трудоустроенных на момент проверки.

Обычно бланк ИНВ-22 заполняется от имени главы предприятия или его заместителя. В качестве председателя комиссии прописывается главный бухгалтер (заместитель), частными случаями предусмотрены иные ответственные сотрудники.

Состав проверяющей группы не может быть меньше, чем предусмотрено полей для их заполнения в бланке. Допускается сокращение должностей специалистов.

На большом предприятии (магазины по всей территории России) для контроля кассовой дисциплины одновременно создается несколько инвентаризационных комиссий.

Количество членов группы не должно быть меньше 2-х специалистов.

Для осуществления проверки наличных денежных средств необходимо прекратить все операции по кассе, членам комиссии предоставляются расходный и приходный кассовые ордера, являющиеся последними на дату инвентаризации.

Материально-ответственными лицами подтверждается сдача всей необходимой документации в бухгалтерию.

Плановые, обязательные проверки осуществляются в сроки, обозначенные в учетной политике. Внезапные проверки предусмотреть невозможно.

Если в результате проведенных мероприятий выявлены нарушения и обозначены виновные работники, то к нему применяются меры по возмещению материального ущерба компании.

Если материально-ответственное лицо не желает погашать предъявленную ему сумму, то работодатель может разрешить конфликтную ситуацию через суд.

Условия обязательности возмещения ущерба:

• наличие бумаги, доказывающее вину определенного специалиста;
• собственное признание нарушителя в письменной форме с указанием причин содеянного и мотива;
• постановление комиссии по инвентаризации, признающей вину кассира.

Если обвиненный работник не согласен с решением комиссии, он должен подписать необходимый документ. Он может послужить доказательством при подаче документов в судебный орган работодателем.

Необходимую сумму удерживают из заработной платы ответственного специалиста. Если обвинение вынесено ошибочно, неверно сотрудник также может подать заявление с претензией в суд.