Management-study.ru

Студия менеджмента
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ о назначении ответственного за архив

Приказ о назначении ответственного за архив

В крупных организациях, имеющих отдельное подразделение — архив, ответственными лицами за хранение документов будут являться работники и руководитель архива. Эти обязанности закрепляются в их должностных инструкциях. Однако если организация не имеет архива в своей структуре, руководитель вправе самостоятельно определить ответственных за хранение документов лиц посредством издания приказа.

Так, ответственность за архивные документы организации может быть распределена следующим образом:

  1. ответственными за архив бухгалтерских документов будут являться руководители бухгалтерских подразделений или отдельно назначенный работник бухгалтерии;
  2. ответственность за кадровый архив будут нести работники отдела кадров;
  3. ответственность за организационно-распорядительную документацию, переписку и другие документы — часть общего делопроизводства организации — будут нести руководитель и специалисты отделов документационного обеспечения и им подобных.

Ответственность этих лиц также может быть закреплена в должностных инструкциях. Отметим, что поскольку эти обязанности (подготовка документов к архивному хранению, формирование дел, составление описей) будут являться для специалистов и руководителей подразделений, не связанных с делопроизводством, дополнительными, потребуется:

  • оформить приказ о возложении дополнительных обязанностей;
  • подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • оплачивать эти обязанности отдельно.

На практике, однако, гораздо чаще встречается вариант с определением одного лица (например, руководителя подразделения документационного обеспечения) в качестве ответственного за весь архив. В этом случае никаких дополнительных соглашений не потребуется.

Отметим, что ответственность за сохранность документов перед контролирующими органами в любом случае будет нести руководитель организации.

Форма приказа об ответственном за архив

Установленной законом формы приказа о назначении ответственного за архив не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец документа, которые можно скачать и использовать в работе.

Приказ о назначении ответственного за архив. Часть 1

Поскольку в настоящее время использование фирменных бланков не является обязательным, оформлять приказ на нем также необязательно (если это не закреплено в инструкции по делопроизводству). Документ оформляется на обычном листе формата А4 с внесением в «шапку» сведений об организации: наименование, юридический адрес, ИНН/КПП.

Приказ состоит из следующих элементов:

  1. Название документа (приказ).
  2. Заголовок приказа (О назначении ответственного за архив).
  3. Преамбула — цель издания приказа (например, «с целью обеспечения учета и сохранности архивных документов организации»).
  4. Слово «приказываю».
  5. Текст приказа. В нем должны быть указаны ФИО, должность работника, назначаемого ответственным, а также, при необходимости, документ, которым он должен руководствоваться при работе с архивом. Здесь же можно кратко перечислить обязанности, возлагаемые распорядительным документом на работника.
  6. Должность, подпись и расшифровка подписи руководителя — автора приказа.

Ответственное лицо обязательно следует ознакомить с приказом под подпись.

Хранение

Приказы о назначении ответственных лиц относятся к приказам по основной деятельности. Они хранятся постоянно в архиве организации.

Читайте так же:
Поручительство в МВД, Военный юрист, Яндекс Дзен

Оформление приказа о назначении ответственного за измерение температуры сотрудников при коронавирусе

Во время пандемии, вызванной коронавирусной инфекцией, работодатели вводят особые профилактические меры по предотвращению распространения ковида. Одной из таковых является ежедневная термометрия.

Для организации измерения температуры тела сотрудников важно позаботиться о ее правильном документальном оформлении, в частности оформить приказ о назначении ответственного лица.

Кто может измерять температуру сотрудников на предприятии при коронавирусе?

Ответственность за выбор человека, который будет измерять температуру тела сотрудников на предприятии, возлагается на ее руководителя. Необходимо отметить, что проводить данную процедуру может как работник компании, так и сторонний специалист.

Если проводить термометрию будет сотрудник компании, руководство должно документально оформить данное назначение, и при необходимости назначить доплату за данную обязанность. Ответственный сотрудник должен быть снабжен всем необходимым — устройствами для дистанционного измерения температуры. В роли таковых могут выступать тепловизоры и термометры. Результаты исследования отмечаются в специальном журнале.

Для измерение температуры сотрудников может быть привлечен сторонний человек. В большинстве случаев таковым является медицинский специалист. Следует отметить, что на практике сотрудничество с медиком встречается значительно чаще, чем привлечение к термометрии штатного сотрудника.

Нужен ли приказ о назначении ответственного за проведение измерений?

Организация термометрии на предприятия подразумевает собой оформление соответствующей документации. Одной из бумаг, подлежащих изданию, является приказ о назначении ответственного за измерение температуры тела трудящихся.

В распоряжении отражаются данные о лице, проводящем процедуру. На него возлагается ответственность не только за выполнение должным образом возложенной на него обязанности, но и отражение результатов исследования в специальном журнале.

Наличие приказа позволяет при необходимости возникновения вопросов к работе сотрудника привлечь его к ответственности. На основании распоряжения на специалиста возлагаются следующие обязанности:

  • ознакомление с инструкциями, прилагающимися к приборам для проведения термометрии;
  • измерение температуры тела работников компании и ее посетителей при входе на территорию компании (при необходимости более частого проведения процедуры это факт отражается в приказе о термометрии);
  • ведение учета результатов, полученных в ходе исследования — отражение информации в журнале;
  • составление акта об отстранении от работы для лиц, у которых выявляется повышенная температура.

Как оформить распоряжение о термометрии?

Окончательный этап назначения ответственного за измерение температуры сотрудников — издание соответствующего приказа. Для его оформления унифицированной формы не разработано, поэтому составляться он может в свободном стиле. Лучше всего для основы подходит фирменный бланк компании.

Если указанный бланк имеет уже включает в себя основные реквизиты компании, повторно отражать их не нужно. При отсутствии таковых данных следует оформить все должным образом. В приказе следует отражать следующую информацию:

  • наименование компании-работодателя;
  • точное название документа;
  • дата издания распоряжения, место его оформления;
  • порядковый номер приказа;
  • причина издания документа. В данном пункте следует сделать ссылки на нормативные акты, на основании которых на предприятии организована термометрия;
  • инициалы и должность лица, назначенного ответственным за измереня, его обязанности;
  • инициалы и личные подписи ответственного и руководителя предприятия.
Читайте так же:
Отличие аванса от задатка при покупке квартиры

В приказе важно отразить все обязанности лица, которое будет проводить термометрию. Только в таком случае при нарушении каких либо правил ему можно будет задать соответствующие вопросы.

Скачать образец

Выводы

Одним из основных профилактических мер по борьбе с коронавирусом на предприятиях, является термометрия. Данная процедура позволяет определить наличие не только коронавирусной инфекции, но и другого заболевания на самой ранней стадии его развития.

Организация процедуры подразумевает ее соответствующее оформление. Для измерения температуры тела трудящихся и клиентов компании назначается ответственное лицо. В качестве такового может выступать штатный сотрудник или сторонний специалист. Ограничений по данному вопросу на законодательном уровне не предусмотрено.

Кандидатура ответственного должна быть утверждена приказом работодателя. В распоряжении указываются все обязанности специалиста. После оформления документа факт ознакомления с его данными визируется личной подписью ответственного и руководителя компании.

Пример составления приказа компании о назначении ответственного лица

При назначении ответственного лица на ту или иную должность выпускается соответствующий приказ. В документе прописываются вид ответственности, а также ФИО и должность работника. О том, как составить этот приказ, бланк и примерный образец заполнения – прямо сейчас.

Сферы ответственности

На любом предприятии важно установить не только конкретные должностные обязанности, но и их сферу ответственности. Разделение людей по постам осуществляется в соответствии с внутренними правилами трудового распорядка, а также на основе подтвержденных данных о их квалификации:

  • квалификация по диплому о среднем профессиональном или высшем образовании;
  • данные по внутреннему обучению в компании или сведения о прохождении курсов в сторонних организациях (например, курсы переподготовки или дополнительного образования);
  • данные, подтверждающие успешное прохождение квалификационного экзамена в соответствии со своей специальностью.

На основании этих данных устанавливаются внутреннее разделение сфер ответственности и перечень связанных с ними должностных обязанностей:

  • электротехническая безопасность (в этом случае присваиваются определенные категории, которые позволяют специалисту работать с определенным видом электрооборудования);
  • противопожарная безопасность – т.е. ответственность до возникновение возможных нештатных ситуаций, связанных с угрозой жизни и здоровью людей и материальным ценностям;
  • сохранение оборудования, материалов и других имущественных объектов от порчи и утери (в том числе товаров) –материальная ответственность;
  • ответственность за проведение операций, перемещения особо ценных вещей – например, денежных средств, банковских документов, металлов, и т.п.;
  • ответственность людей, которые работают на промышленном предприятии и непосредственно взаимодействуют с источниками повышенной опасности: имеются в виду производственные установки, опасные химические реактивы, а также специальные приборы для проведения лабораторных исследований.
  • ответственность за охрану условий труда, т.е. поддержание нормальных показателей рабочего места в соответствии с принятыми критериями.
Читайте так же:
С каким образованием берут в полицию мужчин

Таким образом, ответственность в основном сводится к обеспечению безопасности и материальных ценностей в условиях нормальной работы, а также в нештатных ситуациях.

Образец 2021 года

На законодательном уровне нет четко утвержденной формы приказа о назначении ответственных лиц вне зависимости от конкретных должностей. Поэтому организация имеет право самостоятельно утвердить образец, в котором обязательно должны содержаться следующие сведения:

  • полное название компании (например, Общество с ограниченной ответственностью «Полет»), которое полностью соответствует официальному наименованию;
  • дата издания распоряжения, его номер, и полное название;
  • ФИО ответственного лица, который издал приказ о назначении сотрудника (обычно это генеральный директор, его заместитель или работники, которые выполняют их обязанности);
  • предварительная часть текста (преамбула), в которой указывается основная задача, ссылка на конкретный закон, на основании которого принято соответствующее решение;
  • собственно его суть;
  • далее ставится подпись директора, отправка и печать организации.

В качестве образца приказа о назначении на должность ответственного лица можно использовать следующий пример:

Образец приказа о назначении ответственного лица

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Человек, который назначен на новую должность, обязательно ставит свою подпись, расшифровку подписи и прописывает должность, а также дату фактического ознакомления с текстом. Подпись также ставится в журнале регистрации внутренних документов компании, в котором также фиксируется факт выхода приказа.

Пример реального , заполненного документа:

Заполненный пример

Допускается назначение как одного человека, так и целого коллектива на разные должности с помощью одного приказа.

Разновидности

В зависимости от должности, на которую утверждено назначение ответственного лица, документ может иметь свои особенности оформления. Далее рассмотрены наиболее распространенные примеры.

Назначение материально ответственного лица

К ним относятся работники, которые непосредственно отвечают за имущественные объекты, механизмы, технику, а также сохранность документов и денежных средств:

  • кассиры, контролеры зала, продавцы;
  • некоторые сотрудники банковских организаций;
  • представители администрации, которые принимают важные финансовые решения, влияющие на развитие организации;
  • работники склада, а также все сотрудники, которые отвечают за сохранность имущества компании;
  • водители автомобилей, перевозящих товары и другие материальные ценности;
  • сотрудники бухгалтерии, которые работают с документами финансового характера.

Как правило, отдельной строкой прописывается, что речь идет именно о материально ответственных. Обычно это утверждение вписывается в заголовок документа.

Пример приказа о назначении материально ответственных лиц

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Положение о материальной ответственности, возможных наказаниях всегда прописываются в индивидуальном и коллективном трудовых договорах. Если этих указаний нет, даже факт составления приказа не влечет за собой принятия сотрудником на себя материальной ответственности.

Следует понимать, что под материальной ответственностью понимается взыскание с него средств или другие меры за причиненный ущерб. При этом материальный ущерб может быть вызван не только действиями, но и бездействием. В трудовом договоре всегда прописываются случаи наступления и соответствующие им меры, которые применяются в качестве взыскания.

Читайте так же:
Ответ на рекламацию образец

Остальные случаи

Все остальные случаи можно условно объединить в одну группу. Дело в том, что заключение дополнительных соглашений об ответственности предусматривается только в тех ситуациях, как речь идет именно о материальной ответственности. Поэтому если работник, например, получает дополнительные обязанности по ведению кадровых документов, достаточно отразить этот факт только в приказе. Один из примеров показан на рисунке.

О назначении за ведения табеля

Таким образом, с помощью него можно возложить на человека любую группу обязанностей, например:

  • ведение, хранение, отслеживание перемещения трудовых книжек и другой документации, связанной с персоналом;
  • составление графика отпусков, расписания смен, табеля с учетом рабочего времени и т.п.;
  • передача ответственности от одного сотрудника другому или группе лиц в связи с отпуском, длительной болезнью или другими причинами;
  • обязанности по обеспечению бесперебойного снабжения предприятия необходимыми материалами, сырьем, оборудованием и т.п.

По общему правилу документ вступает в силу с того дня, когда директор или другой уполномоченный подписывает его. Иногда в самом тексте содержится упоминание о дате, с которой он вступит в действие. Тогда следует ориентироваться именно на этот день. Однако важно иметь в виду, что в случае с назначением материально ответственных лиц распоряжение получит юридическую силу только после подписания дополнительного соглашения между работодателем и работником.

Приказ о назначении ответственного: образец заполнения, бланк скачать

Приказ о назначении ответственного: образец заполнения, бланк скачать

Назначить ответственное лицо может генеральный директор или руководитель структурного подразделения. Для назначения ответственного лица оформляется распорядительная документация, которая включает в себя решения, приказы, должностные инструкции с указанием обязанностей сотрудников и ответственности, которую они понесут за невыполнение, а также инструкции на отдельные виды работ. Некоторые документы распорядительного характера согласно Трудовому кодексу требуют вмешательства со стороны профсоюзов. Это касаемо тех актов, в которых расписаны права и социальные гарантии ответственных лиц.

Распорядительными документами в первую очередь должны быть назначены должностные лица, которые ответственны за:

— охрану труда и безопасную работу на предприятии;

— обеспечение безопасности на производстве;

— безопасность в эксплуатации объектов повышенной степени опасности (объекты Госгортехнадзора);

— иные действия, предусмотренные в отраслевых правилах и инструкциях.

Чаще всего руководителям приходиться сталкиваться с формированием приказа о назначении ответственного лица за охрану труда. Рассмотрим, как правильно надо оформить данный приказ.

Читайте так же:
Должности в полиции список для девушек, Военный юрист, Яндекс Дзен

Для начала сотрудника необходимо ознакомить с должностной инструкцией. После чего сотрудник должен визировать ее. Затем только оформляется приказ. Приказ о назначении ответственного за охрану труда имеет свободную форму.

Структура приказа следующая:

— в шапке указывается (можно сокращенно) организационно-правовая форма предприятия и его наименования, а также вид распорядительного документа (в нашем случае — приказ) с графами для указания регистрационного номера, места и даты составления;

— в преамбуле приказа указываются причина составления документа и ссылки на нормативные документы (к примеру, статьи Трудового кодекса);

— в теле приказа должно быть отражено, на кого возлагают обязанности по обеспечению охраны труда на предприятии и его структурных подразделениях, кто будет ответственным за соблюдение требований, кто будет замещать на время отсутствия и, наконец, чем руководствоваться в своей работе.

Заключительным этапом оформления приказа служит его визирование гендиректором предприятия.

Назначить сотрудника лицом, ответственным за обеспечение электробезопасности, охраны труда и т.п. не так то просто. Для начала ему необходимо пройти обучение для получения специальной «корочки». А это довольно не дешево. Поэтому для малых фирм лучше привлекать готовых специалистов.

Файлы для скачиванияРазмер
Приказ о назначении ответственного образец скачать6.78 кб
  • 287702 просмотра

Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.

Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.

  • bizwriter в чт., 02/06/2016 — 21:31.

Вам нужно подробнее изучить Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» Здесь вы найдете много интересного по интересующему вас вопросу. В том числе и способы воздействовать на персонал не только словами, но и оплатой труда.

  • Гость в пн., 23/05/2016 — 20:49.

Я работаю специалистом по ОТ на предприятии, где 400 сотрудников( 10 отделов по 40 человек). Начальников отделов необходимо обучить по ОТ в лицензированном учреждении. А потом они каждый в своём подразделении должны провести обучение по ОТ для своих подчинённых по 40-часовой программе. СОТ должен оказать им методическую помощь и организовать проверку знаний требований охраны труда комиссией, которая тоже должна быть обучена в учебном центре.
Вопрос: » В должностной инструкции начальников подразделений нет, что они должны проводить учёбу по ОТ в подразделениях. Как их вдохновить на это дело?»Поправьте меня, если я тут что-то не так понимаю и сошлитесь, пожалуйста, на правовые нормы. Если можно и ещё на что-нибудь, кроме постановления 1/29и известного ГОСТа 12.0.004-90

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector