Management-study.ru

Студия менеджмента
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении

В рамках одного предприятия все структурные подразделения находятся в иерархическом вертикальном подчинении. Все они подотчетны руководителю и администрации. В то же время каждое подразделение предприятия или учреждения наделены самостоятельными функциями, обязанностями и ответственностью. Кроме того, каждое структурное подразделение имеет определенный статус. Все эти нюансы регламентирует Положение о структурном подразделении.

Примерное содержание Положения

Данный нормативный документ может быть как индивидуальным, так и универсальным. Для однотипных организаций с аналогичным функционалом актуальны универсальные положения. Например, на каждом предприятии есть такое структурное подразделение, как кадровая служба.

Какой бы характер ни носила производственная деятельность предприятия, учет кадров всегда одинаков. Для него актуальны типовые нормативы и принцип работы. Поэтому в любом учреждении имеется универсальное Положение о работе отдела кадров.

За основу при разработке индивидуальных Положений берется типовое. Именно на его основе разрабатываются уникальные нормативные, административные, дисциплинарные и другие правила.

Единого федерального образца требований к Положению не существует. Они формируются, отталкиваясь от условий производства, выпускаемой продукции, кадрового состава и других нюансов.

Однако в любом случае Положение предполагает наличие следующих разделов:

  • основные сведения;
  • базовые задачи;
  • функции;
  • ответственность по служебной вертикали (перед вышестоящими подразделениями и администрацией);
  • ответственность по служебной горизонтали (имеется в виду подотчетность каждого члена структурного подразделения перед его руководителем);
  • права руководителя;
  • внутрикорпоративные взаимоотношения.

Каждый пункт положения необходимо формулировать с учетом позыва на конкретное действие. Кроме того, параграфы Положения должны содержать информацию о помощи, на которую руководитель того или иного подразделения может рассчитывать.

Основные сведения

В этом разделе должен быть указан правовой акт, на базе которого сформировано и функционирует данное подразделение. При этом необходимо также обозначить время создания документа и его номер. Здесь же необходимо указать полное наименование данного подразделения.

Раздел Основные сведения должен включать также указания:

  • кто является руководителем;
  • в чьем подчинении находится подразделение;
  • наличие или отсутствие индивидуальной печати.

В каждом подразделении происходят свои кадровые перестановки. В главе Основные сведения указываются, каков порядок назначения и снятия с должности руководителя.

Задачи

В данном разделе указывается результат, который руководитель хотел бы видеть. Четко сформулированная цель является мотивирующим элементом. Под задачами подразумевается конкретное направление профессиональной деятельности.

Например, юридический отдел характеризуется следующими задачами:

    защита юридических интересов предприятия;
  • защита правовых интересов каждого члена коллектива;
  • юридическое сопровождение деятельности предприятия.

Задачи подразделения часто могут перекликаться с параллельными структурами. Это не удивительно, поскольку все они находятся в рамках одного предприятия. Например, в тесном сотрудничестве находится рекламно-информационный и маркетинговый отделы. В свою очередь, отделы маркетинга и сбыта работают буквально в унисон. Результативность каждого из них зависит от слаженности внутрикорпоративных связей.

Функции

В данном разделе озвучивается комплекс работ и профессиональных обязанностей, которые поставлены перед персоналом. Именно в данном разделе отражается профессиональная специфика работы.

Ответственность по вертикали и горизонтали

В данной главе озвучиваются все допустимые виды административной и дисциплинарной ответственности, которую руководитель имеет право применить в случае нарушения регламента или трудовой дисциплины кем-нибудь из членов коллектива.

Читайте так же:
Крупные города московской области

Кроме того, в этой части Положения описывается отчетность подразделения в рамках предприятия.

Права

В данном разделе озвучиваются права руководителя. Они не предполагают обозначение каких-то личных свобод человека, состоящего в данной должности. Речь идет о перечислении тех прав, которые нужны руководителю подразделения для оптимизации производственного процесса.

Положение должно конкретизировать детально права руководителя отдела.

К ним относятся:

  • представление интересов подразделения во взаимоотношениях с другими отделами;
  • привлечение сторонних специалистов для решения поставленных задач (после предварительного согласования с руководством);
  • приглашение сторонних консультантов для оказания методической и консультативной помощи в работе.

Внутрикорпоративные взаимоотношения

В данном разделе перечисляется, с какими отделами или внешними организациями находится во взаимодействии данное структурное подразделение. Взаимодействие отделов в рамках одного предприятия может быть совместным или встречным.

Например, служба, которую возглавляет завхоз, обязана обеспечивать отдел кадров необходимыми канцелярскими принадлежностями. В свою очередь, руководитель отдела кадров обязан выполнять ответные действия: своевременно в указанные сроки предоставлять завхозу отчет об использовании. Он же должен своевременно подавать ходатайство или служебные записки о пополнении тех или иных канцелярских позиций.

Кроме того, на предприятии есть и отделы, которые выполняют исключительно односторонние действия. Это, например, финансовое подразделение. Руководитель этого отдела принимает отчеты и справки о проделанной работе или о потраченных средствах со всех подразделений. Но, в свою очередь, финансовый отдел подотчетен только руководителю.

Кроме того, в нем указывается, какая конкретно информация должна быть представлена руководителем подразделения вышестоящим должностным лицам и с какой периодичностью.

Наконец, раздел содержит указания относительно того, как и в каком порядке урегулируются возможные разногласия, касающиеся выполнения профессиональных задач.

Как оформляется положение о подразделении

Данный документ обретает административную значимость после приказа по предприятию. Он визируется ответственными лицами.

Его должны подписать:

    начальник отдела кадров;
  • юрисконсульт организации;
  • должностное лицо в администрации, которое курирует подразделение.

Кроме того, на документе должна стоять подпись руководителей параллельных структур, с которыми подразделение находится в постоянных профессиональных отношениях.

Не существует единого федерального утвержденного бланка для положения. Его оформляют, как правило, на корпоративном бланке общего назначения. Желательно, чтобы он был выполнен в единой корпоративной символике. Но это требование не является обязательным.

Реквизиты, которые должны быть отражены мы в положении:

Для чего нужны положения о структурных подразделениях

Структурное подразделение организации — выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.

Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.

Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:

  • управления — отделы, службы;
  • цеха — секторы, участки;
  • отделы — отделения, секторы, участки.
Читайте так же:
За какую задолженность могут отключить газ

Наиболее важной составной частью положений является разграничение зон ответственности и упорядочение взаимосвязей между подразделениями. Попробуйте свои существующие «прямоугольники» (структурные подразделения) соединить между собой линиями, указывающими на их связи. Получится картинка напоминающая паутину. А если Вы проанализируете круг вопросов, по которым идет взаимодействие, то я уверен, что обнаружите массу «пустых» (информация просто не нужна тому отделу, куда она поступает) и дублирующих друг друга связей. А ведь организационное построение и в частности разрабатываемые положения направлены именно на то, чтобы упорядочить эти информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Разработка положения о структурном подразделении

Во-первых, определите задачи, для решения которых создается структурное подразделение. Задачи, ставящиеся перед ним, должны быть реальными, пусть даже и кажущимися невыполнимыми на данном этапе, но выполнимыми в принципе. В дальнейшем, в процессе комплектации этого подразделения сотрудниками, Вы будете оценивать людей на предмет их способности к решению поставленных задач, определять, есть ли необходимость привлечения специалистов со стороны или достаточно собственного кадрового ресурса, а также планировать обучение персонала.

Во-вторых, определите функции (действия), которые должно выполнять подразделение для решения поставленных задач.

В-третьих, сгруппируйте однотипные функции по отдельным направлениям, определите количество необходимого персонала, путем распределения функций среди виртуальных работников и расчетом норм времени на их выполнение (либо другим способом), проанализируйте возможность контроля руководителем подразделения за выполнением всех возложенных на подразделение функций и определите, нет ли необходимости создания внутри подразделения более мелких структурных единиц.

Далее, вставьте «кирпичик» в существующую структуру и определите служебные взаимосвязи с другими подразделениями.

После завершения данной работы отдайте проект «Положения» на согласование в заинтересованные подразделения (они определены на предыдущем этапе работы). Соберите замечания и предложения. Проанализируйте их, если они существенные и конструктивные (будьте аккуратны, ведь вы отбираете у других руководителей часть полномочий, что может лишить их статуса незаменимости), то соберите, так называемую «согласительную комиссию», решите все разногласия по содержанию.

Передайте в юридический отдел на проверку соответствия действующему законодательству и после получения положительного ответа, утвердите документ у руководителя.

В отдельных организациях, чаще это присуще государственным и муниципальным органам или бюджетным учреждениям, порядок разработки и утверждения Положений закрепляется отдельным документом «Инструкция о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Можно при разработке Положения пойти другим, более простым путем. И взять за основу «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», так как основные задачи и функции подразделения могут являться производными от должностных обязанностей соответствующих руководителей и специалистов, и наоборот. При этом задачи и функции структурного подразделения должны быть обязательно уточнены и дополнены применительно к вашей организации. К примеру, функции отдела маркетинга и рекламы будут определяться путем сложения должностных обязанностей начальников отдела маркетинга и рекламы, в соответствии с задачами, возлагающимися на данный отдел, и с учетом специфики структурного построения и деятельности данного предприятия.

Читайте так же:
Благодарим за сотрудничество в деловом письме

Главное — неформальный подход к разработке Положения. Излишний бюрократизм, применение типовых, штампованных формулировок, приведет к тому, что единожды ознакомившись при приеме на работу с таким документом сотрудник к нему больше никогда не обратиться и соответственно не будет в дальнейшем опираться на него в работе.

Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях обычно возлагается на отдел организации и оплаты труда, а при его отсутствии, на отдел кадров или юридический отдел.

В положении должны быть определены: порядок создания и правовое положение подразделения в ионизационной структуре предприятия; структура подразделения и его штатная численность; задачи, функции, права и ответственность, а также порядок взаимодействия подразделения с иными структурами организации.

Как следует из определения, Положение может состоять из следующих разделов:

  1. Общие положения.
  2. Структура и штатная численность.
  3. Задачи.
  4. Функции.
  5. Права.
  6. Взаимодействие.
  7. Ответственность.

Приведенная структура документа является рекомендуемой. На практике разделов в Положении может быть как больше (могут добавляться: имущество и средства (бюджет), условия оплаты труда, организация работы, порядок утверждения и внесения изменений и т. д.), так и меньше.

Положение о подразделениях. Виды положений о подразделениях

Для каждого структурного подразделения необходимо разрабатывать положение о подразделении организации. В подобных положениях чётко прописаны рациональное распределение целей, функций между структурными подразделениями, а также регламент прав и ответственности руководителей этих самых подразделений.

Виды положений о подразделении

На рисунке ниже обозначены виды положений о подразделениях.

Виды положений о подразделении

Положение о подразделении принято разделять на два вида:

  • Типовое подразделение.
  • Индивидуальное подразделение.

Типовые положения, в качестве примера можно взять типовое положение об отделе кадров. Оно разрабатывается одинаковое для похожих организаций и структурных подразделений. Когда существует типовое положение, то на его базе могут создаваться индивидуальные.

Содержание положения о подразделениях

Нет и никогда не существовало каких-либо требований к содержанию положения о подразделении. Любое типовое положение может содержать следующие разделы:

  1. Общие положение.
  2. Цели деятельности.
  3. Функции подразделения.
  4. Организационная структура подразделения.
  5. Взаимосвязи с другими подразделениями.
  6. Права руководителя подразделения.
  7. Ответственность руководителя подразделения.

Каждый раздел, который прописан выше, должен содержать конкретную информацию. В общих положениях указываются:

  • Конкретное, полное и в сокращённом виде название подразделения.
  • Цель деятельности подразделения.
  • Статус подразделения и то, у кого оно находится в подчинении.
  • Объекты, которые находятся в подчинении данного подразделения.
  • Порядок, согласно которому назначаются и освобождаются от должностей лица, стоящие у его руководства.
  • Порядок, согласно которому утверждаются структуры и штаты подразделения.
  • Перечень правовых, директивных и нормативных документов, которые используются в подразделении для осуществления своей деятельности.

В разделе о целях деятельности указывается перечень основных целей, которые ставит перед собой подразделение и, которые являются определяющими направления деятельности подразделения.

Для раздела функции характерно содержание информации о действиях и видах работ, которые должны выполняться подразделением для решения поставленных задач. В этом разделе полностью отражаются особенности деятельности подразделения.

Раздел организационной структуры подразделения посвящён перечню должностных лиц, бюро, групп и отдельных исполнителей, которые входят в состав подразделения. Для этого раздела характерно наличие схемы, в которой отражена административная подчинённость.

Читайте так же:
Директор по совместительству на другом предприятии

В разделе «Взаимосвязи с другими подразделениями» по вертикали и горизонтали отражены ключевые функциональные взаимосвязи данного подразделения с иными подразделениями и службами, которые могут подготовить, согласовать, принять и воплотить управленческие решения.

Пример оформления раздела «Взаимосвязи с другими подразделениями».

Содержание положения о подразделениях

Согласно регламенту, создаются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, которые им используются. В нём установлено, с какими подразделениями и организациями должно осуществляться взаимодействие. Кроме того, чётко определены сроки и периодичность представления информации, на каких условиях и как решаются спорные вопросы.

Разделы о правах и ответственности руководителя полностью посвящены перечню прав, которые необходимы для реализации функций руководителя подразделения по отношению к другим подразделениям и должностным лицам. Также эти пункты содержат информацию о перечне функций, работ и показателей, ответственность за которые ложится на плечи руководителя подразделения.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем отдела кадров, юристом, заместителем руководителя организации, который является ответственным за это подразделение, руководителями других подразделений, взаимодействующими с данным. Положение о подразделениях на конечном этапе визируется руководителем организации и утверждается им же.

Образец Положения о структурном подразделении

Статья

Валерия СОКОЛОВА, юрист

Структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителем юридического лица или уполномоченного ими органа. На основании приказа о создании структурного подразделения будут внесены изменения в организационную структуру и штатное расписание организации.

Обратите внимание

Главный документ в структурном подразделении — Положение.

Следует иметь в виду, что Положение одновременно может служить и должностной инструкцией для руководителя (начальника, заведующего и др.) этого подразделения. Поэтому в данном документе уместно указать квалификационные требования к руководителю, наличие и количество заместителей, порядок распределения между ними обязанностей.

В соответствии с ч. 10 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД), нанимателем могут устанавливаться следующие нормы управляемости при создании структурных подразделений, если иное не установлено законодательством (в частности, для бюджетных и приравненных к ним организаций):

Управление (служба) создается при численности работников в их штате не менее 7 человек (включая должность руководителя);

· отдел создается при численности работников в его штате не менее 4 человек, включая должность руководителя;

· сектор (бюро, группа) создается при численности работников в его штате не менее 3 человек, включая должность руководителя;

· при необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться: в управлении — отделы, секторы (бюро, группы); в отделе — секторы (группы).

Чаще всего Положения о структурных подразделениях разрабатывает начальник отдела совместно с юридической службой.

Общий контроль и руководство разработкой положений о структурных подразделениях осуществляет заместитель руководителя по правовым вопросам.

Положение о структурном подразделении должно содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

2. Наименование документа.

4. Заголовок к тексту (наименование структурного подразделения).

5. Гриф утверждения.

7. Подпись составителя

Читайте так же:
Выписать человека из квартиры без его согласия

8. Визы согласования.

С положением должны быть ознакомлены работники подразделения. подписи проставляются в порядке старшинства.

Обратите внимание

Основанием для внесения изменений в Положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию. Однако следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций.

Он должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения; кто принимает решение о создании структурного подразделения, о реорганизации или ликвидации; какой заместитель руководителя курирует данное структурное подразделение; как происходит назначение и освобождение от должности непосредственного начальника структурного подразделения; указывается по каким планам ведется работа подразделения; порядок предоставления отчетности в подразделении и др.

2. Основные задачи подразделения. Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.

3. Функции подразделения. Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста, таблиц или схем.

Наиболее полная форма Положения может быть представлена в следующем виде:

1. Организационная структура подразделения. Наименование этого раздела может называться, например «Структура» или «Структура и штатная численность». В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы.

В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.

Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с ведущим экономистом или курирующим заместителем. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.

Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела маркетинга входит: начальник отдела маркетинга, специалист по маркетингу, специалист по рекламной коммуникации, специалист по связям с общественностью.

2. Права подразделения. В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение и отдельным блоком выделить права руководителя.

3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) — на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений.

4. Ответственность подразделения. Можно предусмотреть разделение ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector