Management-study.ru

Студия менеджмента
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заверить копию трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки

Заверение копии трудовой книжки предусмотрено для тех случаев, когда от работника требуется подтверждение факта его официального трудоустройства либо продолжительности трудового стажа. Основной документ, подтверждающий такого рода информацию, – это трудовая книжка.

Но при наличии постоянного места работы предоставление трудовой книжки в качестве подтверждения невозможно, поскольку согласно Трудовому Кодексу РФ, ее оригинал должен храниться у работодателя на протяжении всего срока работы с момента оформления до момента увольнения. Поэтому, по месту требования предоставляется копия трудовой книжки, заверенная работодателем в соответствии с требованиями законодательства.

Когда может понадобиться такая копия

Ситуации, в которых может потребоваться заверенная копия, различны и связаны, как правило, с необходимостью подтверждения трудоустройства или стажа работы. Самые распространенные из них: оформление кредита, получение загранпаспорта, оформление пенсии, получение субсидии, процедура усыновления и т.д.

Законодательное регулирование в данной сфере

Как правильно заверить копию трудовой

Несмотря на то, что заверение трудовой книжки – процедура более чем распространенная и требуется очень часто, конкретного нормативного документа, регламентирующего порядок заверении именно трудовой книжки, как документа особого рода, не существует. Можно руководствоваться отдельными общими положениями трудового законодательства, а также нормативной базой в отношении документооборота в той части, которую можно отнести к регулированию процесса ведения трудовой книжки, ее хранения, копирования и заверения. Это в первую очередь ст.62 ТК РФ, Постановление Правительства №225, ГОСТ Р 6.30-2003.

Следует иметь в виду, что положения Трудового Кодекса описывают лишь общие принципы выдачи копии, а ГОСТ не является обязательным для исполнения и носит рекомендательный характер. Тем более, что формат трудовой книжки предусматривает особый характер этого документа, поэтому многие положения, предусмотренные для копий документов, таких как приказы, уставы и т.д., не применимы по отношению к ней.

Ответственные за изготовление

Кто делает копию трудовой

Обязанность предоставления копии возложена на сотрудника, уполномоченного для ведения кадрового делопроизводства в организации. Как правило, это начальник отдела кадров, либо кадровик в единственном лице. Если организация мала и не имеет в своей структуре штатных кадровых работников, тогда эту функцию выполняет сам руководитель или же делегирует эту обязанность бухгалтеру.

В тех случаях, когда на момент заверения физическое лицо не трудоустроено и трудовая книжка находится у него на руках, за изготовлением заверенной копии следует обратиться к нотариусу.

Пошаговая инструкция

Процесс изготовления такой копии предельно прост:

  1. Снимается копия со всех заполненных страниц трудовой книжки начиная с первой страницы с личными данными и заканчивая страницей с отметкой о последнем месте работы;
  2. На копию наносится заверительная надпись, содержащая дату изготовления копии, отметку «копия верна», должность, подпись и расшифровку подписи уполномоченного сотрудника. Заверительная надпись должна частично накладываться на изображение трудовой книжки, не закрывая при этом содержащуюся в ней информацию;
  3. После этого ставится печать. Обычно используется круглая печать организации, но не запрещено использовать также печать подразделения кадровой службы. Печать должна немного накладываться на изображение и заверительную надпись и при этом быть читаемой. Нельзя ставить печать на пустой части страницы.

Относительно конкретного места внесения записи на странице копии четких инструкций нет, поэтому в этом случае необходимо руководствоваться практической целесообразностью. Часто отметку ставят в правом верхнем углу, по аналогии с записью «Дубликат», но в этом случае она закрывает часть информации, содержащейся в трудовой книжке, поэтому там ее располагать не рекомендуется. Обычно заверение делается в левом нижнем углу копии, немного заходя на изображение, но не перекрывая содержание копируемого документа.

Правила заверения копии трудовой

Правила заполнения копии трудовой книжки

Для заверения копии любого документа, в том числе и трудовой книжки, существует два способа:

  • Постранично: нанесение заверительной надписи и печати на каждую страницу копии.
  • Прошитого комплекта копий: в этом случае все страницы копии последовательно нумеруются, прошиваются, сшив пломбируется наклейкой с печатью, подписью и указанием количества страниц. Заверяется не каждая страница, а весь прошитый комплект вцелом.
Читайте так же:
Договор купли продажи товаров

Особенности изготовления копий

Дата изготовления ставится для того, чтобы от нее можно было отсчитывать срок действия документа, так как для копии трудовой книжки он ограничен и составляет 30 календарных дней.

Образец как заверить копию трудовой книжки

Образец заверенной копии трудовой книжки сотрудника

Это правило не распространяется на те случаи, когда в течение срока действия в трудовую книжку были внесены какие-либо новые записи. В таком случае копия, не содержащая всех записей трудовой книжки, становится недействительной.

Копия, изготовленная нотариусом для неработающего гражданина, считается бессрочной. Она действительна до момента трудоустройства и внесения новой записи в книжку.

Поскольку четких стандартов к внешнему виду копии нет, многое зависит от внутренних требований организации, в которую будет предъявляться этот документ. Часто бывает, что абсолютно правильный, с юридической точки зрения документ, отказываются принимать только по причине того, что он противоречит внутренним, нигде не закрепленным, стандартам организации относительно содержания копии.

Количество разворотов, скопированных на одну страницу А4, нигде не регламентировано. Однако при копировании более одного разворота на страницу можно столкнуться с ситуацией, когда такой формат не подойдет по условиям оформления организации-получателя и будет возвращен для переоформления.

Часто требуют, чтобы заверительная надпись содержала также формулировку, подтверждающую текущее трудоустройство, например: «работает по настоящее время», «в настоящее время трудится в должности…», «трудится по настоящее время» и т.д. По существу вопроса такая запись с одной стороны не целесообразна, поскольку нахождение трудовой книжки у работодателя и заверение им копии с отсутствующей записью об увольнении само по себе означает, что сотрудник в настоящее время трудоустроен. С другой стороны такая запись неправомочна, поскольку копия должна точно воспроизводить оригинал, а внесение в копию дополнительных записей нарушает это правило. Но опять же, столкнувшись с внутренними требованиями получателя, часто приходится делать и эту запись.

как заверить копию трудовой книжки

Внесение заверительной записи допускается как рукописным способом, так и с использованием специальных штампов. При помощи штампа можно выполнить и отдельные части записи, например дату или «копия верна», и полностью набрать всю формулировку. Тогда сотруднику отдела кадров нужно будет вписать от руки только свою подпись.

Печать на копии может не ставиться в тех случаях, когда работодателем является индивидуальный предприниматель, который реализует свое законодательное право не иметь круглой печати. В этом случае на копии документа достаточно подписи индивидуального предпринимателя с расшифровкой.

Общие правила по ведению трудовых книжек рассмотрены в следующем видеоматериале:

Копия трудовой книжки заверенная работодателем. Образец документа.

Граждане, желающие отправиться в другую страну или получить кредит в банковской организации, сталкиваются с вопросом:«Как правильно заверить копию трудовой книжки?»(образец ксерокопии находится в данной статье).

Этот документ требуется во многих жизненных ситуациях. Именно поэтому соответствующие инстанции выдвигают строгие требования к его оформлению.

Зачем нужна ксерокопия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки заверенная работодателем

Трудовая книжка считается основным документом сотрудника, который официально удостоверяет наличие у него работы, подтверждает занимаемую им должность и имеющийся стаж.

Документ является бланком строгой отчётности, необходимым для ведения работодателем. Данный документ может потребоваться для получения:

  • социальных выплат;
  • субсидии;
  • пенсии;
  • заграничного паспорта;
  • ипотеки или иного займа;
  • визы при поездке в другую страну;
  • и т. д.

Где сделать ксерокопию?

Если по какой-либо причине документ находится у работника, сделать его ксерокопию он может самостоятельно, после чего ему необходимо будет заверить книжку в соответствующей инстанции.

Читайте так же:
Протокол испытания электроинструмента образец

Если же документ у работодателя, для оформления копии гражданину следует обратиться в отдел кадров предприятия и предоставить соответствующий запрос.

При необходимости допускается подача заявления непосредственно должностному лицу, уполномоченному принимать решения об изготовлении данных документов.

Как сделать копию трудовой книжки?

Как указывалось выше, гражданин может самостоятельно отксерокопировать документ, если он имеется у него в наличии, или обратиться к работодателю с соответствующим запросом, оформленным в письменном виде.

В любом случае копировать необходимо все страницы трудовой книги – от персональных сведений о сотруднике до информации о последнем месте работы и занимаемой должности.

Каждый разворот следует помещать на отдельный лист формата А4. При этом двусторонняя печать запрещена. В этом случае документ будет считаться недействительным даже с заверением.

Листы обретают юридическую силу, если соблюдены все перечисленные условия:

  • копии не содержат исправлений, текст читается легко;
  • на листах имеются соответствующие пометки о действительности и удостоверяющая печать предприятия;
  • копии сняты со всех страниц, на которых имелись записи;
  • листы содержат подпись должностного лица, заверившего документ.

Чтобы представлять, как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенный работодателем, рекомендуем скачать на сайте пример шаблона.

Варианты изготовления копий

Варианты изготовления копий Трудовой

Копия трудовой книги может быть сделана следующим способом:

  • отсканирована;
  • отксерокопирована;
  • распечатана.

Первым вариантом её оформления считается заверение каждого отдельного листа пометками «Копия верна».

На страницах также должны проставляться дата удостоверения, печать компании, роспись и ФИО уполномоченного должностного лица (для ИП – это сам предприниматель, для организаций – бухгалтер или руководитель).


Какие налоги платит ИП?

Что лучше открыть — ИП или ООО — читайте здесь.

Второй вариант применяется несколько реже: все отксерокопированные страницы нумеруются, скрепляются, а на обороте приклеивается лист, содержащий в себе следующую информацию:

  • число прошитых и пронумерованных страниц;
  • отметку о достоверности копии;
  • печать предприятия;
  • дату заверения ксерокопии;
  • личную подпись уполномоченного лица (предпринимателя, бухгалтера или руководителя компании);
  • ФИО должностного лица.

Третий вариант заверения – с помощью нотариуса. Обычно применяется, если трудовая книжка находится на руках у гражданина.

Кто занимается заверением документа?

Удостоверением копий трудовых книжек занимаются исключительно уполномоченные на это органы, а именно:

  • организация, в которой работает гражданин (заверение осуществляет непосредственно частный предприниматель, руководитель компании или бухгалтер);
  • служба занятости населения (если гражданин не работает);
  • нотариальная контора.

Срок действия копии

На практике удостоверенная ксерокопия документа сохраняет свою юридическую силу в течение месяца (к примеру, банки предпочитают не работать с бумагами, если с момента их изготовления прошло больше 30 дней).

Нотариально заверенная копия формально считается действительной до момента внесения в оригинал каких-либо изменений.

Как заверить трудовую книжку сотруднице котороя в декретном отпуске

Копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее могут быть изготовлены как рукописным способом, так и с применением технических средств (ксерокопирование). Независимо от способа изготовления копия или выписка (рукописная или ксерокопия) должны быть заверены для придания им юридической силы.
В пункте 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки».

Декрет: запись в трудовой книжке

Факт нахождения в отпуске по уходу за ребенком фиксируется работодателем в личной карточке работника. В организации может использоваться как унифицированная форма личной карточки Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 04.01.2004), так и самостоятельно разработанная и утвержденная приказом руководителя форма.
Понятие «декретный отпуск» унаследовано из советского прошлого. Действующее законодательство о труде его не упоминает, но традиционно под ним понимают отпуск по беременности и родам, который предоставляется беременной работнице согласно статье 255 ТК РФ с выплатой одноименного пособия в установленном федеральными законами порядке. Основанием для него является выданный лечебным учреждением листок нетрудоспособности общей продолжительностью от 140 календарный дней.

Читайте так же:
Какая поликлиника обслуживает мой дом

ТРУДОВОЙ КОНСУЛЬТАНТ

Многие часто задаются вопросом, как необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке «работает по настоящее время»? На данный момент существует несколько интерпретаций оформления данной записи, которые считаются законными. Стоит запомнить, что не каждая запись работника отдела кадров или работодателя является правильной. Поэтому сотрудник должен быть грамотным и «подкованным», чтобы ему не пришлось снова переоформлять документацию.
Далее будет рассмотрена ситуация, в которой требуется заверить дубликат данного документа работнику, официально устроенному. Как уже говорилось ранее, трудовая книжка работника находится в отделе кадров предприятия или же непосредственно у работодателя. Поэтому гражданину необходимо явиться к тому, у кого находится трудовая книжка на сохранении. Но перед тем, как требовать, чтобы вам заверили дубликат документа, работнику стоит подготовиться и соблюдать всю этапность данной процедуры, так как это поможет достичь положительного результата.

Заверить трудовую книжку если в декрете

Законодательно не прописан срок выдачи дубликата, а вот недельный срок прописывается должностной инструкцией работника отдела кадров. С ней он должен быть ознакомлен и придерживаться в обязательном порядке. Сколько действует заверенный дубликат трудовой книжки? Заверенный дубликат трудовой книжки имеет ограниченный срок действия, после которого данный документ признается недействительным.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Живу настоящим. Уверена в будущем. Научилась в прошлом. Йожин з бажин [e-mail скрыт] Российская Федерация, Город, трижды рождённый #7[378645] 26 февраля 2013, 8:56 Ольга писал(а): Елена писал(а): и ни каких добавлений не пишется (что находится в отпуске по уходу за ребенком) не пишется, просто пишут порядковый номер записи, дату и продолжает работать в таком-то отделе в такой-то должности по настоящее время, ниже — специалист по кадрам (или, как там у вас должность называется), подпись, Иванова Т.И.и печать. ВСЁ… я может как-то не так заверяю копии? какой порядковый номер? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Она же Петроффна, она же Ядрена Вошь, она же Кошколадка.Можно просто Наташа.Ясновидящий бухгалтер.

Копия трудовой книжки фиксируется ли декрет

Работодатель не в праве интересоваться причинами просьбы о выдаче копии, брать за нее плату, отказывать в ее предоставлении. После получения от работника заявления уполномоченное лицо, к числу которых могут относиться главный бухгалтер и сотрудники кадрового отдела, или непосредственно руководитель обязаны выдать сотруднику заверенную копию его книжки.
Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка книжки.

Три года в декрете: какая запись будет в трудовой книжке

Так называют отпуск, полагающийся по беременности и родам, который может получить сотрудница в интересном положении. В этом случае ей также полагается выплата пособия. Основанием для этого является документ из больничного учреждения, как правило, это листок нетрудоспособности, выдаваемый на период общей длительностью от 140 календарных дней.
Кроме того, декретом может называться еще и отпуск по уходу за ребенком, пока тот не достигнет трехлетнего возраста. Это уже другое понятие, но их часто путают, обозначая одним и тем же способом. В отличие от получения отпуска по беременности, ухаживать за ребенком и воспользоваться правом не выходить на работу на этом основании, может не только мать ребенка, ухаживать за малышом может и отец, а также это могут быть бабушка или дедушка, либо иные родственники или опекуны.

Читайте так же:
Обязательно ли приватизировать землю под частным домом

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2019

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2019 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Декрет: запись в трудовой книжке

Термин «декрет» в современное трудовое право перекочевал из советского времени. Тогда и сейчас это слово на бытовом уровне означает длительный перерыв в работе, связанный с рождением ребенка. Как уже отмечалось, в Трудовом кодексе оно отсутствует. Закон содержит иные понятия:
Как видно из указанной статьи ТК, сведения об отпусках сотрудников, в том числе, и декретных, в трудовые книжки не заносятся. Весь период декретного отпуска входит в стаж россиянок. Поэтому даже если работница пробыла три года в декрете, запись в трудовой не делается, так как в ней нет смысла – все это время сотрудница продолжает числиться у того же работодателя, которым была сделана последняя запись о трудоустройстве владельца книжки. За ней сохраняется рабочее место на весь период декрета.

Как заверить копию трудовой книжки

Ксерокопия снимается с каждой страницы рабочей книжки, она должна быть четкой и читабельной. Сотрудник отдела кадров ставит на каждом листе печать «Копия верна», а затем ее удостоверяют компетентные лица. Каждая печать, штамп и подпись ставится так, чтобы захватывать текст. На странице ксерокопии с последней отметкой о трудоустройстве, необходимо указать, что гражданин еще работает или уволен.
Срок действия напрямую зависит от того, кем был заверен документ. Если ксерокопия была заверена начальством, срок ее действия ограничен — 30 календарных дней. Если документ подписывался нотариусом — срок действия неограничен. Недействительным он становится только в случае внесения в оригинал новых записей.

Заверение копии трудовой книжки: образец внесения записи «работает по настоящее время»

Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

Как происходит заверение копии трудовой книжки

После чего проставляется печать и подпись на каждой странице дубликата трудовой книжки. На последней странице нотариус оставляет запись, что дубликат верный, указывает свои инициалы и контакты нотариальной палаты. После того, как гражданин ознакомится с копией, он тоже ставит на последней странице дату и свою подпись.
Часто работники сталкиваются с ситуацией, когда для одобрения кредита, получения ссуды или ипотеки представители банка требуют включить в комплект необходимых документов заверенную копию трудовой книжки. Если она находится на руках у неработающего соискателя, это не вызывает затруднений, а что же должен сделать работник, чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, хранящейся в организации?

Читайте так же:
Правила ПДД перестроения по полосам: кто уступает, преимущество при выполнении маневра, советы

Как сделать копию трудовой книжки заверенную

Ответить на вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, можно очень по-разному. Эта копия – подтверждение занятости гражданина (официальное трудоустройство) на протяжении определенного времени или текущий момент. Такие копии запрашивают банки, кредитные системы, пенсионные структуры и многие другие организации.

Порядок выдачи копии

Законодательство РФ в области трудовых взаимодействий требует, чтобы трудовую работодатель хранил у себя, а сотруднику копию трудовой книжки предоставлял при необходимости.

C:UsersВоваDesktopБУХГУРУсентябрь 2018Для чего нужна копия трудовой книжки ВЕБbank-kredit-trudovaya-knizhka.png

Получить трудовую книжку на руки работник может лишь в двух случаях:

  • При разрыве отношений с предприятием.
  • По запросу ПФР для обязательного социального обеспечения.

Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает. И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда.

Поэтому при необходимости выдают копию трудовой книжки для банка или любой другой организации, а оригинал оставляют на предприятии.

Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника.

Вот условия предоставления копии:

  • оформление производят без взимания с работника платы;
  • копия должна быть изготовлена и выдана работнику не позже, чем через 3 рабочих дня;
  • если там, где нужна копия трудовой книжки, требуют заверение, на копии должна быть роспись кадровика или другого должностного лица, а также печать организации.

Копию можно предоставлять как в электронном виде (сканы листов), так и в виде бумажных ксерокопий. Причём копируют каждый лист книжки и имеющихся вкладышей, в том числе пустые листы.

Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.

Где потребуется копия

Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:

  • при собеседованиях во время новых попыток трудоустройства;
  • в банковских структурах при принятии решений о кредитовании;
  • во время оформления визы для поездки в другую страну или загранпаспорта;
  • при попытке оформить льготу или субсидию в структурах органов соцзащиты.

На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.

Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.

Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector