Management-study.ru

Студия менеджмента
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Примерная программа кадрового аудита

Примерная программа кадрового аудита

1. Проверка наличия основополагающих корпоративных документов и соответствия им реальной кадровой работы.

1.1. Положение о кадровой работе в компании (включает описание прав и обязанностей линейных руководителей.

1.2. Кадровая политика компании на ______ год.

1.3. Смета кадровых расходов компании.

1.4. Кадровые технологии:

порядок организации найма новых сотрудников,

порядок аттестации рабочего места сотрудника,

порядок адаптации новых сотрудников,

порядок прохождения сотрудниками испытательного срока,

программа и порядок обучения новых сотрудников,

кодекс прав и обязанностей сотрудника,

памятка молодому сотруднику,

порядок оценки работы сотрудника,

положение об аттестации руководящего состава компании,

технологическая карта работы сотрудника,

положение о мотивации сотрудников,

положение о социальной поддержке сотрудников,

основы корпоративной политики компании,

порядок ротации сотрудников,

порядок учета и ведения базы персональных данных сотрудников,

положение о корпоративном обучении сотрудников,

порядок заключения трудовых договоров и их хранения,

порядок организации кадрового делопроизводства,

порядок выдвижения и обучения резерва руководящих кадров и ведущих специалистов.

1.5. Рабочие графики и планы:

график аттестации руководящего состава компании,

план рассмотрения кадровых вопросов правлением (советом директоров),

план проведения праздничных мероприятий,

график оценки работы сотрудников.

1.6. Оценка ресурсного обеспечения данных документов.

1.7. Система контроля за исполнением документов.

1.8. Уровень конкурентности документов, система их коррекции.

2. Оценка работы с кадрами высших органов управления компании.

2.1. Решения собрания акционеров по корпоративным кадрам (в том числе: выделение бонусов и премиального фонда для сотрудников по итогам работы за год, опционы для руководителей и другие кадровые вопросы, находящиеся в компетенции данного управленческого уровня).

2.2. Кадровые решения в совете директоров (наблюдательном совете), правлении.

2.3. Порядок обсуждения кадровых вопросов на оперативном совещании руководителей подразделений у генерального директора.

2.4. Работа с внешними организациями по кадровым вопросам.

2.5. Полнота и порядок получения, обработки и использования кадровой информации на высших уровнях управления.

2.6. Оценка эффективности принимаемых на этом уровне кадровых решений (соотношение принятых решений и исполненных + полученный эффект).

2.7. Оценка стоимости принимаемых кадровых решений.

2.8. Собственная работа с руководящими кадрами (формирование команды, номенклатура руководящих кадров, их текучесть).

2.9. Система действующих при высшем руководстве комитетов и комиссий по кадровым вопросам и их эффективность.

2.10. Реальность кадрового резерва руководителей.

3. Оценка реальной картины состояния кадровой работы в компании.

3.1. Оценка закрепляемости кадров(число сотрудников и руководящих работников, ушедших из компании за истекший календарный год) и роста сотрудников (повышение в должности, премирование, награждение принятых на работу в текущем году) по отношению:

к общему числу сотрудников компании,

к числу принятых на работу в данном году;

отдельно — к рядовым и руководящим сотрудникам.

3.2. Оценка квалификации сотрудников:

наличие базового образования,

наличие высшего, среднего специального образования,

наличие ученых степеней,

прохождение курсов повышения квалификации,

знание иностранных языков,

наличие смежных профессий и специальностей,

владение информационными технологиями,

повышение управленческой грамотности руководящего состава,

наличие информационных баз в компании,

число обучающихся в настоящее время,

динамика нарушений трудового законодательства.

3.3. Оценка эффективности вложений в персонал:

стоимость приема одного сотрудника (линейного сотрудника и руководителя отдельно),

стоимость вложений в оборудование рабочих мест (динамика по годам),

стоимость вложений в развитие персонала (динамика средств на обучение и ротацию сотрудников по отношению к прибыльности компании на данный момент),

стоимость ресурсов на поощрение сотрудников,

стоимость оценки и аттестации сотрудников,

стоимость ресурсов на социальную поддержку сотрудников,

стоимость ресурсов на корпоративные мероприятия социального плана.

3.4. Оценка эффективности работы кадровой службы:

квалификация и развитие кадровых менеджеров,

полезность работы кадровых менеджеров в линейных подразделениях (на основании результатов опросов линейных руководителей),

качество и сроки исполнения профессиональных кадровых решений (закрытие вакансий, оформление кадровых документов и договоров, состояние аналитической работы, учет предложений об изменениях и новациях),

удовлетворенность сотрудников трудом и трудовыми отношениями (как корпоративный качественный показатель работы с персоналом),

уровень исполнения кадровых планов,

роль кадровой службы в решении принципиальных для компании вопросов (увеличение инвестиционной привлекательности компании, повышение лояльности клиентов/покупателей и др.).

3.5. Оценка эффективности работы с кадрами линейных руководителей:

наличие разработанных и реализованных планов работы с персоналом подразделения,

оценка изменений качественных параметров состава персонала (профессионализм, возраст, лояльность),

Основные причины проведения кадрового аудита в государственном органе

Прокошина, О. В. Основные причины проведения кадрового аудита в государственном органе / О. В. Прокошина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 20 (310). — С. 313-315. — URL: https://moluch.ru/archive/310/69882/ (дата обращения: 05.12.2021).

Читайте так же:
Соседи шумят ночью, что делать? Образец заявления в 2022 году

В настоящее время государственные органы сталкиваются с необходимостью повышения эффективности деятельности за счет качественных изменений в подходах управления государственными служащими. Возникает потребность в новых механизмах оценки состояния деятельности государственного органа в сфере управления служащими. Соответствующие потребности могут быть реализованы в ходе рассмотрения подробной информации о деятельности государственного органа при проведении кадрового аудита.

Кадровый аудит на государственной службе — это экспертиза состояния деятельности государственного органа в сфере управления служащими, которая включает в себя комплекс мероприятий, направленных на сбор, анализ информации, оценку управленческих и кадровых процессов, организационной структуры, кадровой документации и человеческих ресурсов.

Актуальность проведения кадрового аудита объясняется повышенным интересом руководителей к теме управления человеческими ресурсами. Деятельность любого государственного органа напрямую связана с работой персонала. Именно от управленческих способностей, профессиональных навыков, организованности, дисциплины и отношения к трудовому процессу зависит результативность работы государственного органа в целом.

К целям проведения аудита в государственном органе можно отнести повышение эффективности исполнения организационно-кадровой работы, оценку кадрового потенциала и состава государственного органа, обеспечение соблюдения законодательства Российской Федерации о государственной службе.

Ученые выделяют три основных направления проведения кадрового аудита:

  1. Оценка процессов формирования и развития кадровой политики. К данным процессам относятся все процессы, связанные с формированием, организацией, развитием государственных служащих.
  2. Оценка организационной структуры управления государственными служащими. При аудите данного элемента определяется насколько организационная структура соответствует поставленным целям и задачам государственного органа.
  3. Оценка кадрового потенциала государственного органа. Данная оценка включает в себя анализ количественных и качественных характеристик государственных служащих.

По способу проведения выделяют внешний и внутренний аудит. Внешний аудит осуществляется различными независимыми инспектирующими организациями, как правило проводится один раз в три или пять лет, строго по утвержденным графикам и методикам. Внутренний аудит осуществляется структурными отделами или должностными лицами государственного органа. Несмотря на острую необходимость проблема проведения кадрового аудита на государственной службе на сегодняшний день не имеет конкретного общепринятого практического решения.

Государственный орган вправе самостоятельно установить и закрепить в локальном нормативном акте основания проведения проверки, субъекты, цели, состав аудиторской комиссии, методы, направления, порядок оформления и контроль за результатами кадрового аудита.

В зависимости от внешнего или внутреннего вида аудита к основным причинам проведения кадрового аудита можно отнести:

  1. Проведение внешних проверок со стороны различных проверяющих организаций. Инспектирующая организация в соответствии с утвержденным планом, согласно графику, заранее уведомив государственный орган осуществляет проверку всей необходимой документации, в соответствии с установленной методикой. В таком случае проверка будет проводится в связи с наступлением определенной даты.
  2. В связи с изменением штатной численности, реорганизации структуры и оптимизацией государственного органа. В данном случае кадровый аудит поможет определить необходимость предстоящих изменений, установить необходимую численность государственных служащих.
  3. В связи с наступлением определенных событий. Под определенными событиями в данном случае могут пониматься возникновение различных сбоев, ошибок, негативных тенденций в работе государственного органа. В таком случае, незамедлительно, по решению руководителя организовывается внеплановый аудит.
  4. Изменение законодательства Российской Федерации, регламентирующего порядок осуществления кадровой работы.
  5. Увольнение кадрового работника, ответственного за осуществление кадровой работы, ведение трудовых книжек, организацию воинского учета. В данном случае аудит кадрового делопроизводства поможет привести систему кадрового делопроизводства в надлежащий вид, и сократит период адаптации нового сотрудника, вступающего в должность.
  6. Назначение нового руководителя государственного органа. Кадровый аудит в данном случае необходим для выяснения реальной ситуации в сфере кадровой работы в государственном органе.
  7. Возникновение в государственном органе служебного или трудового спора с одним из государственных служащих. Трудовой спор может возникнуть с руководителем или иным работником государственного органа. В данном случае для разрешения возникшего конфликта необходим кадровый аудит.
  8. Ситуации, повлекшие существенные изменения условий труда.
  9. С целью проверки целевого использования денежных средств кадровый аудит может проводится при ревизии финансово- хозяйственной деятельности.

Как показывает практика, потребность в кадровом аудите может быть вызвана различными причинами. Чаще всего государственные органы проводят кадровый аудит из-за того, что действительно в нем нуждаются. Информация, полученная в ходе проведения кадрового аудита, помогает решить такие проблемы, как нецелевое использование бюджетных средств РФ и субъектов, оценить результаты работы служащих в государственном органе, обеспечить внедрение полезного опыта по использованию электронных программ, созданных для работы кадровых служб.

Читайте так же:
Бланк на возврат ндфл 2022 за обучение

Таким образом, проведение кадрового аудита на государственной службе очень востребовано и необходимо для подтверждения целесообразности управленческих решений, повышения эффективности и правильности функционирования всех систем, увеличения кадрового потенциала органа власти.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

  • изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
  • проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
  • провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

  1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
  2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1.
  3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

Проверка происходит следующим образом:

  1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально — ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
  2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

Проведение кадрового аудита включает в себя:

  • Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
  • Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
  • Проверку оформления, регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
  • Проверку порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
  • Проверку ведения и хранения личных дел сотрудников
  • Проверку порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
  • Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по охране труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по материальной ответственности работника
  • Проверку соблюдения требований о командировании
  • Проверку соблюдения требований архивного законодательства
  • Проверку соблюдения требований для отдельных категорий работников:
Читайте так же:
Как случайно не размагнитить банковскую карту, Люблю деньги, Яндекс Дзен

руководитель организации (Генеральный директор)
иностранные граждане — высококвалифицированные специалисты
— лица, выполняющие работу по совместительству

  • Проверку процедур:

— приема на работу
— перевода
— изменения условий трудового договора
— предоставления ежегодного отпуска
— предоставления отпуска по беременности и родам
— предоставления отпуска по уходу за ребенком
— направления в командировку
— применения дисциплинарного взыскания
— прекращения трудового договора

Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

Кадровый аудит на примере организации

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.
Читайте так же:
Рассчитать онлайн расчет при увольнении

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

  1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Читайте так же:
Исполнение решения суда вступившего в законную силу

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector