Management-study.ru

Студия менеджмента
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно написать служебную записку — образец

Как правильно написать служебную записку — образец?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

  • запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
  • обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
  • предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

  • наименование организации;
  • Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
  • номер документа, дата его составления;
  • наименование документа («Служебная записка о. »);
  • основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
  • блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

  • события и факты, ставшие поводом для ее составления;
  • отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
  • рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Где можно скачать пример служебной записки?

Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами:

Как правильно написать служебную записку - образец?

Итоги

Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.

При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.

Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:

Письмо на русском языке

На уроках русского языка часто дают задание «написать письмо».

Это может быть письмо другу, учителю, директору школы или родственникам.

Навык писать письма в последствии пригодится и на уроке английского языка.

Итак, начнем с того, что такое письмо…

Письмо – это написанный или напечатанный текст, вымышлено или реально посылаемый адресату для сообщения какой-либо информации.

Чтобы выполнить задание и написать письмо, нужно четко следовать плану:

  • Приветствие.
  • Основная мысль письма.
  • Прощание.

Перед написанием письма необходимо четко выбрать тему сообщения адресату.

Если адресат — друг или близкий родственник, то письмо может носить личный характер и разговорный стиль. Предложения носят эмоциональную окраску, неполные и простые.

Если адресат – официальное лицо, то письмо имеет официально-деловой или научный стиль.

Любое письмо должно содержать диалог, вопросы, на которые собеседник должен будет ответить в обратном письме.

Образцы писем на русском языке

Письмо учителю

Дорогая, Марья Ивановна!

Мы очень рады, что вы наш учитель. Вы нас научили читать, писать, работать группой. С вами мы познаём мир, узнаём много нового. Вы очень добрая и умная. Мы очень любим учиться с вами. Ведь каждый учитель вкладывает все свои силы и знания в учеников. Хотелось бы пожелать вам здоровья и терпения на вашем жизненном пути. Обещаю, что буду стараться ещё лучше учиться, ведь вы тоже радуетесь нашим успехам!

Читайте так же:
Как оформить служебную квартиру в собственность

До свидания, Марья Ивановна.

Здравствуйте, уважаемая Марья Ивановна!

Я вас очень люблю! Желаю вам счастья, здоровья и хороших учеников. Чтобы у вас всё получалось, и вы достигали любых целей!

До свидания, Марья Ивановна.

Здравствуйте, Марья Ивановна!

Как у вас дела? Что делаете? Спасибо вам, что вы нас учите. Мне очень нравится ходить в школу! В школу хожу всегда с улыбкой на лице! Мне очень нравится, как вы ведёте уроки, они очень интересные!

До свидания, дорогая Марья Ивановна!

Письмо бабушке

Здравствуй, моя любимая бабушка!

У меня всё хорошо. Через неделю у нас в школе начнутся осенние каникулы. Я очень их жду. У меня появится больше времени на общение с друзьями. И я смогу приехать к тебе в гости на несколько дней. Я очень по тебе скучаю.

Как у тебя дела? Что нового? Жду с нетерпением твоего ответного письма.

Как дела? Куда ездила летом?

Например, мне дед летом сделал качели и турник. Мы с ним ездили на озеро купаться. А ещё я, папа и дед ездили в поход, на гору. Мне очень понравилось, потому что мы ночевали в палатке и, когда мы отдыхали, к нам подбежала лиса. Когда мы поднимались я лез по снегу. Снег летом лежал на горе.

Жду от тебя ответа. Пока, пока, бабушка.

Письмо кошке

Я очень по тебе соскучился. Скоро у меня начнутся осенние каникулы. Мы снова увидимся. Мне нравится гладить тебя. Твоя шерсть мягкая и пушистая, а расцветка серая в полосочку. Мы будем с тобой играть.

Осталось несколько дней до окончания четверти. Жди меня!

Письмо другу с другой планеты

Добрый день, дорогой друг из соседней галактики!

Пишет тебе друг с планеты Земля, из галактики Млечный путь. Мне десять лет, и я учусь в третьем классе. Я люблю читать и рисовать. На нашу планету обрушилась эпидемия короновируса, и мы все должны ходить в масках.

Расскажи, пожалуйста, как ты живёшь на совей планете и чем любишь заниматься.

До свидания, друг, буду ждать от тебя ответа.

Письмо другу

Очень хотелось узнать, как у тебя дела дома, в школе, чем занимаешься? Вспоминаешь ли ты наши летние дела, стройку, как играли, проводили время на реке? А я очень скучаю по ребятам. Мне всегда было интересно играть с ними и с тобой. Все воспоминания весёлые и радостные, поэтому хочется в деревню и лето.

А сейчас этого нет. Ребят почти не выпускают на улицу. У нас разные смены в школе. Много задают уроков, а в школе совсем не интересно. Иногда папа водит меня в skete-park. Там я катаюсь, стараюсь сделать какие-нибудь трюки, но не всё получается сделать. И ещё там злые парни, которые задираются и обзываются. Если бы были рядом вы, мы бы им тогда показали, кто тут главный. Вот и всё. Пиши. Буду рад получить от тебя письмо. До свидания. Жду от тебя ответа. Твой друг Пашка.

Как твои дела? У меня все хорошо. И вот такие у меня новости.

В школе у нас теперь новые парты. Вчера у нас была инсценировка по сказке «О царе Салтане», и я была там третьей девицей, которая потом стала царицей.

Читайте так же:
Как оформить продажу дома с земельным участком - как оформить куплю-продажу дома

На выходных я ездила к своей сестре. С ней мы пошли в торговый центр «Планета». Мы с сестрой играли на игровых автоматах и пили газировку. После этого мы поехали домой. Дома я играла с собакой Сэмом и с двумя котами, вот и все новости.

Как писать эффективные деловые письма за 10 минут

деловые письма

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том как организовать эффективную работу со входящими письмами . Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

деловое письмо

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать, и как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Этикет

Начало делового письма

«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:

  1. вы не уверенны, что адресат откроет письмо до обеда или после, поэтому «добрый день/вечер” замените на «здравствуйте»;
  2. обращайтесь по имени-отчеству, а если не уверены в достоверности информации, не используйте «уважаемый господин»;
  3. если переписка длится долго, все равно запрещено обращаться в короткой форме: Света, Ваня.
Читайте так же:
Московский городской суд, ВКонтакте
Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

деловое письмо - 5 правил написания

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;
Читайте так же:
Жилье для инвалида 1 группы

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

  • Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
  • Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Образец уведомительного письма

При ведении деловой переписки составление писем является важнейшим элементом деловой этики. Распространенным видом такой переписки являются письма, которые носят уведомительный или информационный характер. Такие письма очень часто являются элементом договорных отношений между предприятиями, а их отсылка прямо предусмотрена соответствующими договорами. Весьма часто такие письма используются в качестве доказательств в судебных спорах.

Предприятия и организации нередко направляют уведомления в адрес налоговой инспекции и надзорных органов.

образец уведомительного письма

Содержание писем может быть самым различным, но принципы их составления одинаковы. Это относится как к переписке юридических, так и физических лиц. Разница только в одном – письма от имени юридических лиц составляются, как правило, на специальных (фирменных) бланках, а от имени физических лиц на простых стандартных листах формата А4. Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

  • отправитель и его реквизиты;
  • получатель и его реквизиты;
  • текст письма;
  • дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
  • в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.

Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).

Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер. Например, «настоящим уведомляем/сообщаем Вас/Вам». Вполне допустимым и даже желательным является обращение в начале письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!». При необходимости к письму прилагаются необходимые документы или их копии.

Ниже мы приводим образец уведомительного письма, которое написано на бланке компании-уведомителя:

г. Красноярск, ул. Красноармейская, д.18, оф.312

Исх. №32/4 от 30.04.2018 г.

Директору ООО «Тексимпорт»

ул. Весенняя, д.12, оф.421

о завершении срока аренды

Настоящим уведомляем Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года, истекает 30 июня 2018 года.

Читайте так же:
Куда нести документы после поверки счётчиков воды, Поверка-сервис, Яндекс Дзен

В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.

  • проект договора аренды на 4 стр.

ОАО «Торговые системы»

_____________ Игнатенко О.Л.

исп. Перминова Елена

Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ

как написать письмо-уведомление образец

При отсутствии фирменного бланка то же самое письмо составляется несколько иначе. Вот как написать письмо-уведомление (образец) в этом случае:

Директору ООО «Тексимпорт»

ул. Весенняя, д.12, оф.421

от Генерального директора

ОАО «Торговые системы»

ул. Красноармейская, д.18, оф.312

о завершении срока аренды

Настоящим уведомляю Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года истекает 30 июня 2018 года.

В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.

  • проект договора аренды на 4 стр.

ОАО «Торговые системы»

_____________ Игнатенко О.Л.

30 апреля 2018 года

исп. Перминова Елена

Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ

Нередко уведомительные письма носят характер докладных записок, представляют собой извещение и используются во внутренней переписке организаций.

Настоящим сообщаю Вам, что в результате плановой проверки состояния электропроводки в цехе №3 установлен ее ветхий характер и несоответствие требованиям техники безопасности. Установлен срок устранения выявленных недостатков (до 22 сентября 2017 года).

В случае непринятия необходимых мер буду вынужден опечатать щитовую цеха №3.

  • акт проверки на 3 стр.

Старший инженер отдела

____________ Перминов И.М.

31 августа 2017 года

Уведомительные письма от трудящихся в адрес работодателя часто носят характер заявления об увольнении по собственному желанию. В этом случае следует иметь в виду, что работодатель может потребовать от работника отработать две недели. При этом обязательно следует указывать свою должность и паспортные данные. Письмо следует зарегистрировать в отделе кадров. Вот пример такого заявления.

От старшего инженера ЦЗЛ

Паспорт ХХ ХХ №ХХХХХХХ

выдан ХХХХХ 21.08.2009 г

зарегистрирован г. Новосибирск,

ул. Весенняя, д.34, кв. 124

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 24.04.2018 г.

Старший инженер ЦЗЛ ____________ Тонкошкур А.Т.

Образец уведомительного письма

Очень важно правильно составить уведомление при увольнении сотрудника по сокращению штатов. Это связано с тем, что ошибки при его оформлении часто приводят к восстановлению работника согласно решению суда.

ООО «Направленное бурение»

г. Екатеринбург, ул. Желябова, д.43, оф.213

Водителю отдела снабжения

Настоящим уведомляю Вас, что в связи с упразднением отдела снабжения (Приказ №34 от 16.02.2018 г.) занимаемая Вами должность экспедитора с 31.05.2018 г. сокращается.

В связи с этим, предлагаем Вам список вакантных должностей на нашем предприятии, на которые Вы можете быть переведены:

  • заведующий складом запчастей, оклад 24000 рублей в месяц;
  • экспедитор, оклад 16000 рублей в месяц;
  • слесарь сборщик, оклад 18000 рублей в месяц

О согласии на перевод Вы должны сообщить администрации до 31.05.2018 г. В случае отсутствия Вашего заявления, Вы будете уволены 31.05.2018 г. по п. 2, ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

«Направленное бурение» _________________ Тихомиров С.А.

С текстом уведомления ознакомлен,

копию на руки получил _________________ Перепелкин В.В.

Следует отметить, что важные письма-уведомления следует отправлять по почте с описанием вложения и уведомлением о вручении. Особенно это касается переписки с государственными органами.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector