Management-study.ru

Студия менеджмента
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках , текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланкиСкачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

письмо - запрос

4. Примеры различных писем – запросов

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

образец письма-запроса о предоставлении информации

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

образец письма-запроса о предоставлении документов

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов.

Читайте так же:
Пожарный датчик - форум

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

образец письма в налоговую

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

образец письма в банкПисьмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

пример запроса акта сверки

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Образец письма-просьбы

Оформление просьбы «по-деловому»

Письмо-просьба составляется с целью получения информации, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору. Его направляют конкретному человеку или в адрес организации. На данный вид письма требуется дать ответ.

Чтобы написать письмо-просьбу, необходимо следовать общим правилам деловой переписки и оформления деловых писем. В практике ведения делопроизводства любой организации довольно часто используется письмо-просьба, образец в этой статье послужит хорошим для вас примером.

Письмо составляют как можно более простыми словами и в краткой форме, но с указанием конкретных деталей, касающихся непосредственно просьбы. Типичные примеры изложения – «Просим Вас …» сделать нечто, «Просим Вашего содействия…», «Надеемся получить…» и др.

Читайте так же:
Заявление на обжалование штрафа ГИБДД (образец)

Саму просьбу может предварять обоснование – причины написания вами письма. Допускается в одном письме высказывать несколько просьб («Также просим Вас …», «Одновременно просим …»).

Можно сообщить в письме о желании получить ответ к определенному сроку, чтобы стимулировать адресата быстрее дать ответ. Но только, если это будет выглядеть корректно и вежливо. Подумайте, как вы сами реагировали бы в подобном случае.

Образцы письма-просьбы

Теперь очередь дошла до конкретных примеров. Письмо-просьба – образец оформления можно просмотреть или скачать в формате doc.

Вот вам другой пример письма-просьбы в налоговую инспекцию о продлении срока предоставления документов. Внешнее оформление письма аналогично приведенному выше образцу, поэтому приводится только текст самого письма.

ИФНС №… в наш адрес направила требование от 29.10.2014 № 8562 о предоставлении документов для проведения проверки в отношении ООО «…название партнера». Общий объем запрашиваемых документов составляет более тысячи листов. В связи с временным отсутствием бухгалтера из-за болезни Общество не успевает подготовить требуемый комплект документов к указанному сроку.

В соответствии с п. 5 ст. 93.1 НК РФ просим продлить срок подготовки указанных документов на десять рабочих дней.

Примеры письма-просьбы приведены с обстоятельным обоснованием причины написания просьбы. Поскольку письма составляются в произвольной форме, то у вас имеется большой размах для проявления фантазии в изложении собственной убедительной просьбы.

Вот еще образец письма-просьбы – на этот раз без пространного изложения побудивших причин к его написанию.

Просим выделить денежные средства в объеме 108 тыс. руб. в I квартале 2014 года на научно-техническую обработку документов архива подразделения таково-то ОАО «Карапец» согласно представленной ранее заявке на финансирование от 00.00.2014.

Другой пример письма-просьбы

В связи с планированием открытия сети фитнес-центров в вашем городе просим Вас сообщить о готовности проведения для нас дополнительного исследования локального рынка спортивно-оздоровительных услуг по ценовой и ассортиментной политике клубов.

Думаю, на основании приведенных образцов вы получили представление, как составить письмо-просьбу. И теперь вам написать собственный вариант письма не составит особого труда.

Как оформить письмо-обращение — скачать образцы и примеры

Существует множество разновидностей деловых писем, создаваемых для выполнения различных функций (прежде всего информационной, коммуникативной, побудительной, маркетинговой, рекламной).

Они могут быть и нерабочими – оправляться ради соблюдения деловой и общечеловеческой этики (например, поздравления, приглашение, благодарности, соболезнования). Группа документов среди корреспонденции, направляемых конкретным лицам, принято обобщенно называть письмами-обращениями.

Читайте так же:
Акт о пролитии квартиры образец

Что такое письмо-обращение

В делопроизводстве понятие письма-обращение означает категорию деловых писем, предназначенных для направления физическим лицам, ИП и организациям. Письмо-обращение может подготовить и отправить предприятие или другое физлицо.

В зависимости от статуса адресанта и адресата обращения делятся на 3 группы:

  • от физлица физлицу;
  • от физлица юрлицу;
  • от юрлица другому юрлицу.

Главное условие отправки письма: наличие у получателя достаточных знаний и/или сведений, чтобы ответить на вопрос.

Отправитель должен иметь право общаться со второй стороной, поэтому запрещено направлять обращения с целью получить секретные данные или другие факты, связанные с государственной, служебной, коммерческой, личной и другими видами тайн.

  • запрос информации (о ходе дел, наличии документов, принятых решений контрагентов и прочее);
  • оперативное донесение сведений;
  • прошение (например, о рассмотрении предложения);
  • просьба совершить определенное действие или процесс.

Письмо может составлять просто заинтересованное лицо или работник предприятия (секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель структурного подразделения).

Как оформить

Для некоторых тем обращений существуют типовые формы (например, письмо-запрос). В иных случаях (например, при обращении в полицию или прокуратуру) обращения создаются в свободном виде и не подлежат правке и редактуре, поэтому направляются с сохранением структуры, орфографии и пунктуации.

Главное условие – мотивация и возможность адресата решить проблему или ответить на вопрос.

Однако лучше, если обращение будет содержать необходимый минимум сведений:

  • наименование адресата (в идеале и юридический адрес);
  • данные об отправителе (личных – если письмо составляет физлицо, о компании – если письмо направляет юрлицо);
  • текст обращения;
  • приложение, если оно присутствует (документ, доказательства и прочее);
  • дата направления письма и подпись составителя.

Если обращение создается по решению организации, то желательно подготавливать его на корпоративном бланке.

Корпоративные элементы должны содержать и конверт и иные сопроводительные объекты. Разрешено составлять письмо от руки или в машинописном варианте.

Важно грамотно оформлять текст обращения. Формулировки должны быть максимально четкими.

При подготовке важных прошений не будет лишним проконсультироваться с юристом. Так, в некоторых случаях для обоснования просьбы могут понабиться ссылки на законы, федеральные и региональные нормативно-правовые акты, нормативы, рекомендации. Согласование с законом нужно четко прописывать в тексте письма.

Образец с просьбой к руководителю

Для усвоения основных рекомендаций рассмотрим письмо к руководителю своей организации – от студенческой локальной организации ректору университета.

Ректору СНТГУ

Лисенкову М.Ю.

Уважаемый Михаил Юрьевич!

В соответствии с ранее утвержденным планом проведения научных мероприятий, просим Вас направить студентов из студенческого совета для оказания посильной помощи в организации студенческой научно-практической конференции, проводимой на базе СНТГУ с 19 по 23 апреля 2021 года.

Заранее благодарны за понимание!

Оргкомитет конференции

Следующий пример актуален для направления руководителю другой (сторонней) организации – для приема командированного сотрудника.

Исх. 144/2015 Генеральному директору

от 04.06.2016 ООО «Вчерашний день»

Тормозенко А.П.

от генерального директора

ООО «УСТАРеЛО»

Забывченича Т.В.

Уважаемый Александр Петрович!

Прошу предоставить возможность направления метролога ООО «УСТАРеЛО» К.Л. Криворукова, работающего по совместительству в ООО «Вчерашний день», в однодневную служебную командировку 22 июня 2016 на выставку «Хламм-2015».

Генеральный директор

ООО «Вчерашний день» /подпись/ /Т.В.Забывченич/

Отметим, что направлять письмо-обращение можно как обычное бумажное письмо, через курьера или лично, а также в цифровом формате – по факсу или электронной почте.

Читайте так же:
Отличие аванса от задатка при покупке квартиры

Выводы

Письмо-обращение можно писать физическим лицам, индивидуальным предпринимателям и предприятиям. Чаще всего обращение содержит информационную и побудительную функцию.

Письмо разрешено составлять в свободной форме, но оно должно включать необходимы минимум, чтобы дойти до адресата.

Если это необходимо, в тексте нужно ссылаться на законодательство, иные правовые акты, нормативы и прочую стандартизирующую документацию.

Письмо работодателю о приеме на работу

Граждане, желающие найти или сменить рабочее место, привычно рассылают резюме компаниям с открытыми вакансиями. Специалисты по подбору персонала советуют добавить к нему еще одну деловую бумагу – письмо работодателю о приеме на работу. Оно повысит шансы на то, что резюме соискателя на должность будет рассмотрено.

Цель письма

Письмо о приеме на работу не следует путать с сопроводительным письмом к резюме, в котором излагается краткая просьба рассмотреть его и связаться с его составителем. Такие бумаги тоже имеют смысл при общении с потенциальным работодателем. Однако в этой связке главным является резюме, а дополнительное письменное обращение лишь привлекает к нему внимание.

Цель письма о приеме на работу несколько иная – заинтересовать работодателя не своим резюме, а своей кандидатурой. Резюме к такому письму, как правило, тоже прилагается, однако основные и наиболее полезные сведения о соискателе руководство компании должно получить именно из сообщения. Для этого его составителю нужно максимально обобщенно рассказать о профессиональном опыте, достижениях, а главное показать, что он может сделать для процветания компании или конкретного отдела.

Однако конечная цель обоих видов писем одна и та же – получить должность в организации, к руководству которой они обращены.

Содержание бумаги

Несмотря на то, что письмо должно заинтересовать работодателя, при его написании следует придерживаться делового стиля. Эмоционально окрашенные выражения, сленговые обороты и, тем более, заискивания здесь неуместны. Нужно придерживаться нейтрального тона, по возможности, не допуская грамматических ошибок. Знание деловой этики и правил русского языка станет дополнительным плюсом для автора сообщения перед другими претендентами на место.

Читайте так же:
Ситикард нижний новгород транспортная карта где купить

Письмо работодателю о приеме на работу обычно состоит из нескольких частей:

  • Обращение к адресату. В данном случае этому пункту придается особое значение. Не нужно делать его безличным: «Уважаемый г-н директор!», иначе возникнет подозрение в «веерности» послания, то есть в том, что аналогичный текст разослан во многие фирмы. Соискателю следует заранее выяснить ФИО руководителя организации и обращаться непосредственно к нему.
  • Пояснительная часть. Автор письма объясняет цель своего обращения, сообщая, какая вакансия его заинтересовала, и почему он может на нее претендовать. Здесь излишне пересказывать содержание резюме, достаточно выделить ключевые факты, положительно характеризующие кандидата.
  • Побудительная часть. Здесь указывается, какое действие ожидается от работодателя: приглашение на собеседование, ознакомление с резюме, телефонный звонок или что-то еще.

В заключительной части следует оставить контактные данные – для связи, если руководство проявит интерес к соискателю.

Письмо работодателю о приеме на работу: образец

Ниже приведен пример письма, направляемого работодателю. Оно должно быть лаконичным и занимать не более одной страницы.

Директору ООО «Грейс»

г. Светогорск, ул. Ленина, д.11а.

Уважаемый Сергей Степанович!

На одном из сайтов по поиску работы я увидел, что возглавляемой Вами компании требуется шеф-повар.

Данная вакансия меня заинтересовала, и я хотел бы предложить свою кандидатуру на эту должность. Думаю, 15-летний опыт работы в известных ресторанах города будет полезен Вашему предприятию. Готов предложить новые рецепты блюд с более низкой себестоимостью, которые оценят Ваши посетители. Мне уже приходилось работать шеф-поваром в ресторане «Альбатрос», где в течение года удалось увеличить его посещаемость вдвое. Подробности моего трудового пути и профессиональных достижений изложены в прилагаемом резюме.

Если моя кандидатура Вас заинтересовала, прошу пригласить меня на собеседование, чтобы я мог подробнее рассказать о своем опыте и потенциале.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector