Management-study.ru

Студия менеджмента
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Новые правила составления графика отпусков на 2022 год

Новые правила составления графика отпусков на 2022 год

При составлении графика отпусков на 2022 год учитывайте изменения, внесенные в ТК РФ, а также разъяснения чиновников. Какие именно, рассмотрим далее, а также расскажем, что будет, если утвердить график позже 17.12.2021 либо допустить ошибку при его заполнении.

Какие нововведения учесть при составлении графика отпусков

Рассмотрим правила составления графика отпусков по шагам:

  1. Проверьте есть ли в вашей компании льготные категории работников, которым нужно представлять отпуск в удобное для них время.
    Согласно обновленной статье 262.2 ТК РФ вы должны предоставить отпуск многодетным родителям, у которых 3 и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14. Ранее льгота была для тех, у кого все дети младше 12 лет.
    В ТК не прописано, в какой момент работник вправе выбрать удобное время отдыха: при составлении графика или в течение года. Чтобы не рисковать, запросите у сотрудника заявление о датах, на которые он планирует отпуск и внесите их в график отпусков. Если же он попросит сдвинуть период отпуска в течение года, также запросите заявление и внесите отклонения в график.
    Помимо многодетных родителей, брать отпуск вне графика могут и другие категории сотрудников:
    1. Несовершеннолетние;
    2. Родители ребенка – инвалида до 18 лет;
    3. Беременные до или после отпуска по беременности и родам и др.
    • от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1: график нужно составлять на всех, кто работает в организации на день его утверждения;
    • от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1: при составлении графика отпусков работодатель должен включить в него всех работников, в том числе работающих дистанционно на постоянной основе.
    1. Ознакомьте с графиком отпусков всех сотрудников под роспись.
      Согласно ст. 22 и 123 ТК РФ работодатель обязан ознакамливать всех работников с локальными трудовыми актами, которые связаны с их трудовой деятельностью, под роспись. График отпусков — это локальный нормативный акт. Следовательно, работники должны быть с ним ознакомлены. Такой позиции придерживается и Роструд в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1. Порядок ознакомления с графиком отпусков законом не регламентирован. Поэтому рекомендуем 2 способа:
    • оформить лист ознакомления сотрудников с документом;
    • добавить специальную графу в сам график отпусков.

    Сроки утверждения графика отпусков

    График отпусков составляйте с применением унифицированной формы Т-7 или разработайте формуляр самостоятельно.

    Порядок заполнения формы Т-7 на 2022 год и образец документа см. здесь.

    Срок утверждения графика отпусков на 2022 год – не позднее 17.12.2021 года. Раньше можно, позже нет. Уже с 18.12.2021 года работать без этого документа не безопасно.

    Штрафы за отсутствие или ошибки в графике отпусков

    Если вы не утвердите график отпусков до 18.12.2021, или укажете не всех сотрудников, инспекторы вправе оштрафовать по части 1 ст.5.27 КоАП :

    • 1 000 – 5 000 рублей на должностное лицо и ИП;
    • 30 000 – 50 000 рублей для организации.

    Если нарушение будет выявлено повторно, будут применены санкции по части 2 ст.5.27 КоАП :

    Что такое график отпусков и как его составить: 5 ключевых этапов

    Каждый человек ждет своего отпуска после долгого рабочего года. Как же правильно рассчитать количество дней и оформить отпускные без возникающих проблем? Кто должен заниматься разработкой документа о предоставлении отпуска? Об этом будет рассказано в данной статье.

    Что такое график отпусков?

    График отпусков представляет собой нормативный правовой акт, который существует в каждой организации и используется для упрощения процедуры очередности ухода в отпуск работников. Он содержит в себе очередность предоставления отпуска, а также время и срок на отдых. Именно в нем прописывается точное время ухода и прихода на работу сотрудников, которое нельзя самостоятельно изменять и нарушать.

    Порядок составления графика отпусков закрепляется в коллективном договоре.

    Он утверждается руководителем организации, после прохождения через профсоюзный комитет.

    Какие бывают отпуска в течение года.

    Какие бывают отпуска в течение года?

    Компания начинает разрабатывать график при большой численности уже с конца осени предыдущего года. Готовый график должен быть предоставлен работникам для уточнения в начале января.

    Готовый график предоставляется либо на всеобщее обозрение в общедоступном месте, либо каждый из работников знакомится с ним самостоятельно.

    Второй вариант более эффективный, потому что тут идет ознакомление под роспись.

    Приказ об ознакомлении работников с графиком отпусков.

    Приказ об ознакомлении работников с графиком отпусков.

    Для чего нужен график отпусков в организации?

    График отпусков в организации составляется для того, чтобы организовать в полной мере работу всех сотрудников.

    Если такого графика в организации нет, то при любой проверке ее ждут штрафы за невыполнение обязательного требования.

    График отпусков планируется для того, чтобы создать стабильность в организации и обеспечить равномерную работу без возникающих проблем.

    Для правильного расчета оплаты отпуска, вам следует прочесть это.

    Ответственность за составление графика отпусков по форме Т-7

    В каждой организации ответственность несут разные люди, за которыми закреплены обязанности по составлению и оформлению графика. Все это зависит от размера организации и ее назначения.

    Здесь нужно начать с того, что график отпусков формируется для каждого отдельного структурного подразделения. В таком случае составлением графиков занимается инспектор по кадрам, который предварительно должен собрать все данные у подразделений.

    Работник должен заполнить заявление на отпуск, его можно найти здесь.

    При формировании должны учитываться следующие факторы:

    • Желания работников. Именно этот этап является первоначальным и в последующем согласовывается с руководством. Каждый работник в организации высказывает свои пожелания, а только потом инспектор по кадрам проверяет возможность отправки в отпуск.
    • Законодательство. Оно может давать как дополнительное время отпуска, так и забирать дни, когда на это есть важные причины. Таковыми могут выступить прогулы и опоздания. В этом случае работодатель имеет право забрать дни у работника. Если имеется большой стаж или вредные условия, то график отпуска может корректироваться в сторону увеличения количества дней отдыха. Если 2 человека хотят уйти в отпуск одновременно, а такой возможности нет, то тогда выбирается тот работник, который более добросовестно выполнял все поручения. И решение принимает только руководитель структурного подразделения.

    А если вам вдруг понадобился отпуск по уходу за ребенком, то вы можете прочесть об этом тут.

    Первый трудовой отпуск: как избежать проблем?

    Но есть некоторые категории людей, которым отпуск предоставляется хоть с первого дня работы. Таковыми являются:

    1. Лица моложе 18 лет;
    2. Работники, которые были переведены из другого структурного подразделения;
    3. Беременные женщины;
    4. Женщины, которые имеют двух и более несовершеннолетних детей;
    5. Участники боевых действий;
    6. Если требование предусмотрено в коллективном договоре;
    7. Лица, которые обучаются в учреждениях образования.

    Если женщина замужем за военным, то тогда отпуск обязан быть предоставлен ей вместе с супругом.

    Во всех вышеперечисленных случаях есть возможность уйти в полноценный отпуск до истечения 6 месяцев с начала рабочей деятельности.

    Отпуск у совместителей

    Трудовой отпуск при работе по совместительству предоставляется совместно с основным и прописывается в графе 10 формы Т-7. Если работник изъявил желание или проработал меньше 6 месяцев, то ему выплачивается компенсация за проработанное время. Она начисляется в последний рабочий день и входит в расчетный лист отдельным пунктом.

    Если вы проработали не полный месяц, то зарплата вам будет рассчитываться по другой схеме, об этом можно узнать здесь.

    Если возникает такая проблема, то работник может обратиться в вышестоящий орган.

    Инструкция по составлению графика отпусков и образец заполнения

    Для оформления отпуска предусматривается специальная форма № Т-7, которая была утверждена в 2004 году. Она состоит из «шапки» и таблицы. На рисунке можно увидеть образец заполнения формы.

    Образец заполнения по форме Т-7.

    Сверху заполняется наименование организации.

    Тут следует прописывать название без сокращений. Если у организации есть сокращенное наименование, то его следует прописывать в скобках после общего.

    В верхнем правом углу содержится информация о коде организации.

    Он обычно состоит из восьми знаков в числовом формате и прописывается согласно Общероссийскому классификатору предприятий.

    Далее следует проставлять дату, которая записывается арабскими цифрами, а также календарный год на время действия отпусков.

    Если вам вдруг нужно изменить время отпуска, тогда статья Как правильно составить заявление о переносе отпуска по графику: 7 основных правил точно для вас.

    Таблица в форме Т-7 заполняется следующим образом:

    • Графа 1, 2, 3. Наименование структурного подразделения, должность и ФИО указываются без сокращений.
    • Графа 4. Табельный номер можно посмотреть на личной карточке каждого работника, которая заполняется при приеме на должность. Есть и такие организации, в которых не предусматриваются табели. В таком случае колонка в таблице остается незаполненной.
    • Графа 5. Заполняется то количество дней, которое предоставлено работнику за целый год. Дополнительный отпуск в таком случае суммируется с основным и вписывается в колонку.
    • Графа 6, 7. Дата отпуска проставляется в общепринятом формате. Если отпуск переносится по каким-либо причинам, то следует заполнять графу 7, а в следующем столбце указывать причину переноса.
    • Графа 10. В примечаниях следует проставить подпись работника.

    Скачать бланк можно бесплатно по ссылке. Там же можно и рассмотреть вариант заполнения бланка.

    Продолжительность отпуска: как правильно составить график?

    Перед заполнением формы Т-7 следует убедиться в правильности исчисления дней отпуска. Тут стоит учитывать, что минимальная продолжительность составляет 28 дней, которые могут быть разделены на несколько частей по согласию работника и работодателя.

    Но хотя бы одна часть отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

    При заполнении также стоит учитывать и те дни, которые не были использованы в прошлых годах. Они будут вписываться в графу 10 с примечанием, за какой год возмещаются календарные дни. Также возможен вариант продления отпуска.

    Он обычно предусматривается при тяжелых условиях работы, от которых возможно ухудшение здоровья работника. Такой расклад обычно описывается в договоре и оговаривается при устройстве на работу.

    А вот если вам нужен декретный отпуск, то статья 9 основных реквизитов заявления на декретный отпуск поможет разобраться в этом вопросе.

    Вывод

    При планировании своего отпуска стоит точно позаботиться о следующих факторах:

    • Время отпуска должно быть заранее оговорено с работодателем, иначе отпуск будет составлен без вашего желания.
    • Дополнительные дни должны быть упомянуты вами. Если их не включат в график отпусков, то их следует дописывать самостоятельно в графу 10.
    • Если вы хотите дополнительно оформить неоплачиваемый отпуск, то об этом стоит позаботиться перед уходом.

    Все эти факторы прямолинейно влияют на ваш отдых.

    Подробнее о графике отпусков вы узнаете в этом видео:

    Составляем график отпусков правильно и учитываем все нюансы

    График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2022 год необходимо утвердить не позднее 17.12.2021.

    График отпусков: как правильно составить

    Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

    График отпусков: правила оформления и внесение изменений

    При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

    К таким категориям работников, в частности, относятся:

    • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст.262.2 ТК РФ);
    • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
    • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
    • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
    • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
    • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

    С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника. Отказать в предоставлении отпуска, если он не совпадает с графиком, вы не имеете права (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).

    Что отразить в графике отпусков

    Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

    Что отразить в графикеКомментарий
    Список сотрудниковВ графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
    Количество дней отпускаУказывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
    Предполагаемая дата начала отпускаЗдесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
    Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
    Возможность разделения отпуска на частиГрафик можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

    График отпусков: форма

    Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

    График отпусков утверждается руководителем организации (ИП). Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

    После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

    Внесение изменений в график отпусков

    Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

    Где в графике отпусков отражаются изменения

    Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

    • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
    • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
    • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
    • в графе 10 отражаются различные примечания.

    Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

    Внесение дополнений в график отпусков

    Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

    Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

    Ответственность за отсутствие графика отпусков

    Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

    • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
    • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

    Отпуск в табеле учета рабочего времени

    Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

    Вид отпускаБуквенный кодЧисловой код
    Ежегодный основной оплачиваемый отпускОТ09
    Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпускОД10
    Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателяДО16
    Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательстваОЗ17
    Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)ДБ18
    Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенкаР14
    Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возрастаОЖ15
    Оплачиваемый учебный отпускУ11
    Неоплачиваемый учебный отпускУД13

    В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

    Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

    Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

    • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
    • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

    Нет КонсультантПлюс?

    Оформите заявку на доставку полной версии документа

    или самостоятельно подберите комплект, с учетом особенностей именно Вашей организации

    Как сделать график отпусков в Excel скачать бесплатно шаблон

    За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.

    Конечно, представленный здесь метод будет полезен для тех из вас, кто работает в отделе кадров или, например, в отделе продаж или в отделе обслуживания клиентов, а также для частных предпринимателей.

    Как сделать шаблон графика отпусков в Excel

    Предположим, что в отделе продаж работают 15 человек. Хотим, чтобы ежедневно работало минимум 60% от общего количества, то есть 9 человек. Если это условие не выполняется – шаблон графика отпусков в Excel должен об этом сообщить (напишет, что есть нехватка и закрасит линии границ ячейки красным цветом).

    Готовый шаблон выглядит так (скачать в конце статьи):

    график отпусков.

    Теперь покажем вам, как это сделать!

    Исходный вид шаблона графика отпусков на начальном этапе разработки:

    вид шаблона графика.

    Во-первых, мы посчитаем в графике сколько людей числиться в нашем отделе. Введите следующую формулу в ячейку C1:

    СЧЁТЗ.

    Теперь давайте посчитаем, сколько человек составляют 60% от количества сотрудников отдела (все кроме тех, кто ушел в отпуск). Введите следующую формулу в ячейку C3:

    ОКРУГЛВВЕРХ.

    Хорошо. Следующим шагом будет написание формулы, которая будет определять работает ли данный сотрудник в данный день или находится в отпуске. Чтобы быстро вставить эту формулу автоматизированный в график отпусков для всех сотрудников и для всех дней, выполните следующие шаги:

    1. Выделите диапазон ячеек E9:R23.
    2. Нажмите клавишу F2 на клавиатуре и введите следующую формулу:

    =ЕСЛИ(И(E$8>=$B9;E$8<=$B9+$D9-1);»В отпуске»;»На работе»)

    Чтобы сделать шаблон графика отпусков более удобным для чтения и визуального анализа добавим правило условного форматирования:

    1. Снова выделите диапазон ячеек E9:R23.
    2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Равно». Правила выделения ячеек.
    3. В появлявшемся окне «Равно» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке: Равно.
    4. 4 Нажмите ОК. Условное форматирование.

    Затем мы посчитаем, сколько людей работает в этот день. Для этого заполните диапазон ячеек E7:R7 такой формулой:

    СЧЁТЕСЛИ.

    Этому же диапазону (E7:R7) присвоим свое правило условного форматирования. Надо сделать красные границы, которые видны на рисунках выше. Каждый раз, когда в данный день слишком мало сотрудников (менее 9 в нашем примере), Excel должен сделать красную границу вокруг ячейки с количеством сотрудников в определённый день. Чтобы это сделать нам необходимо:

    1. Выделите диапазон E7:R7 и выберите инструмент «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Меньше»: Стили форматирования.
    2. В появившемся окне «Меньше» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке: Меньше.
    3. Нажмите ОК. В результате мы получим: правило условного форматирования.

    Давайте теперь определим, какой это процент от всего коллектива. Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:

    Используем формулу.

    И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:

    ЕСЛИ нехватка хорошо.

    Наконец, мы имеем такой результат:

    готов шаблон графика отпусков.

    На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.

    Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью. Скорее всего, он с удовольствием ей воспользуется.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Читайте так же:
    Как правильно пронумеровать журнал образец
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector