Эксперт: График документооборота предприятия на усн таблица для учетной политики

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эксперт: График документооборота предприятия на усн таблица для учетной политики». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза.

Налоговый кодекс не предусматривает для “упрощенцев” обязанность разрабатывать и утверждать учетную политику. Но есть ситуации, которые требуют ее составить.

Необходимость ее принятия определяется законом о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. Документ представляет собой неукоснительно соблюдаемый свод общих положений по учету финансово-хозяйственной деятельности компании.

Учетная политика УСН “доходы минус расходы” на 2019 год (образец)

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Работа бухгалтера относится к категории «бумажных». А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Но часто УСН совмещена с другими налоговыми режимами — ОСНО или ЕНВД. Кроме того, если есть вероятность выхода за границы допустимых норм выручки для применения упрощенки, профессионалы отдают предпочтение полноценному учету на предприятии и, значит, учетная политика также охватывает все возможные ситуации.

График документооборота в учетной политике

Ни одно предприятие не обходится без ведения первичной документации, которая и является базой для налоговой и учетной политики. Сведения о хозяйственных операциях должны поступать к бухгалтеру своевременно, любые задержки грозят нарушением отображения деятельности организации, которое влечет за собой неприятные последствия в виде начисления к уплате административных штрафов и пени. График документооборота — это представленная в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

Когда фирма является получателем средств целевого финансирования. Требуется обособленный учет целевых поступлений и отражение затрат, которые эти средства покрыли.

Чтобы не возникало проблем с подтверждением расходов, составляют график документооборота. В учетной политике пропишите, в какие сроки главбух должен получать от сотрудников те или иные документы.

График документооборота для учетной политики — образец

Образцы учетной политики ООО на УСН “доходы” и “доходы минус расходы” содержат оптимальные варианты отражения операций в учете. Документы соответствует всем требованиям законодательства. Воспользуйтесь ими для актуализации положений вашей учетной политики на 2019 год.
Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составлены не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. А как отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а ваш снабженец не удосужился потребовать их? Или вовремя рассчитывать зарплату, а из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц?
Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию. Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Учетная политика УСН «доходы» в 2018: образец

Поэтому процедура выписки бумаг и оборота их от подразделения к подразделению компании должна быть налажена до автоматизма. Справиться с достаточно емким процессом позволит внутриорганизационный порядок и управление выпиской документов, который принимает формат графика документооборота.

Учетная политика (УП) входит в число обязательных для любой организации документов. Необходимость ее принятия определяется законом о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. Документ представляет собой неукоснительно соблюдаемый свод общих положений по учету финансово-хозяйственной деятельности компании. Здесь уточняются все неоднозначные моменты и определяется ряд методик учета, выбор которых руководство проводит самостоятельно.

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

создание документации;
обработка документации;
архивация документации;
уничтожение документации.

Состав учетной политики по УСН на 2019 год

Учетная политика — это совокупность правил, положений и формуляров по ведению бухгалтерского и налогового учета на предприятии.
В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Читайте так же:

Среднесписочный состав работников это

Принимает и утверждает политику генеральный директор компании, ответственность за разработку и исполнение обычно несет главный бухгалтер.

Программа БухСофт подготовит учетную политику для “упрощенки” с объектами налогообложения «доходы» и «доходы минус расходы».

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию. Чтобы этого не случилось, на каждом предприятии должен быть правильно организован документооборот между бухгалтерией и другими отделами предприятия. Это позволит не только рационально распределить должностные обязанности между работниками, но и своевременно составить отчетность. Именно поэтому в каждой компании должен быть свой график документооборота. Знакомить с ним всех ответственных за его соблюдение сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его.

Учетная политика — один из самых важнейших инструментов учета и контроля на предприятии. Бизнес.ру рассказывает, какой должна быть учетная политика ООО на УСН и как она может измениться в 2019 году.

Этот закономерный процесс и носит название – документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован.

Образец графика документооборота

Менять ежегодно новую учетную политику не нужно, но в то же время может возникнуть необходимость внести в нее поправки и дополнения.
В 2018-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.
Компании вправе устанавливать для себя любые удобные регистры учета и отчетности, но они не должны противоречить российскому законодательству.

Когда гл. 26.2 Налогового кодекса содержит несколько вариантов отражения в учете доходов или расходов и компании нужно выбрать один из них.
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие большими корпорациями, он необходим им самим – график позволяет справиться с хаосом бумаг, которые каждый месяц только пребывают. К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности.

График документооборота для учетной политики: образец. Положение об учетной политике

Документооборот предприятия — его центральная нервная система. Законодательная регламентация предпринимательской деятельности постоянно увеличивается и совершенствуется. Важна не только правильная организация движения письменной формы документов, стала актуальной проблема электронного обеспечения функционирования предприятия. По многим направлениям документооборота именно электронный обмен информацией стал обязательным.

Первичные документы не всегда изначально оформляются в письменной форме, но каким бы документ ни был, он обладает определенными свойствами, временем существования и конкретным движением по подразделениям и сотрудникам. Размер предприятия, его юридическая форма, сфера компетенции и область функционирования не имеют значения, но график документооборота для учетной политики на предприятии лучше разработать еще до начала его создания.

Учетная политика — обязательная составляющая документооборота

Положения об учетной политике действуют еще со времен СССР, с 1983 года! Бухгалтерия никогда не была сердцем бизнеса, но она всегда была его фундаментальной основой.

Ответственность за разработку учетной политики обычно ложится на плечи главного бухгалтера, а утверждается руководителем предприятия. Первичный документ при этом проходит стадии:

Создание или получение.
Принятие к исполнению и обработка.
Передача в архив.

Любое действие с первичным документом характеризуется:

источником или отправителем документа;
получателем или исполнителем;
датой принятия к исполнению;
временем исполнения;
адресатом результата исполнения.

Любой первичный документ имеет существенное содержание, а в процессе своего движения снабжается индикаторами состояния, позволяющими следить за соблюдением утвержденной на предприятии учетной политики.

Обычно составляется график документооборота для учетной политики в бухгалтерии, но он доступен и обязателен для всех подразделений предприятия в пределах их компетенции.

Обязательные требования законодательства

Документальное подтверждение расходов обязательно. И по-прежнему это фактическое наличие письменного документа, оформленного согласно действующему законодательству и локальному нормотворчеству предприятия. Сроки также важны.

Налоговый кодекс РФ требует подтверждения всех операций. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Однако далеко не всегда движение документов удовлетворяет требованиям производственной деятельности: оплата может пройти, а материалы запоздать с доставкой, товар был отгружен, но потребитель не заплатил. Как следствие, одни первичные документы запаздывают по срокам по отношению к другим.

Читайте так же:

Почему раскольников мучается после преступления

Непредвиденных ситуаций всегда достаточно, но график документооборота для учетной политики — образец идеального движения документов. Отклонения от плана допускаются, но должны быть минимизированы максимально, а в графике следует предусмотреть ответственность каждого исполнителя.

Индикаторы состояния документов

Трудно найти предприятие, которое бы не использовало программу электронного документооборота, но даже на предприятии, не имеющем ни одного компьютера, создание или поступление первичного документа сопровождается созданием «индикатора» его состояния.

Для крупных предприятий с многочисленными подразделениями и удаленными филиалами слежение за состоянием всех документов является обязательным и отдельным производственным процессом. Здесь график документооборота для учетной политики — образец, а фактическое состояние — основание для оптимизации графика, уточнения сроков исполнения, наказания нарушителей и определения путей решения возникающих производственных затруднений.

Важно отметить, что многие события крайне критичны по срокам:

предоставление отчетности в налоговую;
оплата налогов;
подача электронных деклараций;
другие законодательно обязательные действия.

Если нарушения внутреннего производственного цикла как-то можно нивелировать, то в отношениях с государственными органами это непозволительно и чревато серьезными санкциями или убытками.

График документооборота для учетной политики: пример содержания

Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.

Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:

создание или получение документа;
проверка и обработка документа.

Первая колонка содержит две позиции:

ответственный (сотрудник, подразделение);
срок исполнения.

Вторая колонка — три-четыре позиции:

ответственный за проверку (исполнение);
срок исполнения;
срок передачи в головную организацию;
форма оформления результата исполнения.

Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.

Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат. Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами. В отношении государственных образований это закреплено законодательно.

Архивы документов и сроки хранения

Архивы (даже у средних предприятий) быстро достигают внушительных размеров. Сопроводить для повторения филиалами образец графика документооборота для учетной политики дополнительными рекомендациями по хранению в архиве и работе с архивными документами — разумная практика.

Законодательство устанавливает различные сроки хранения для разных документов. Учетная политика головного офиса не обязательно должна совпадать с политикой филиала. Сфера компетенции различных подразделений предприятия может кардинально отличаться. Но логику построения графика, однозначной идентификации документов, этапов их прохождения, правил слежения за индикаторами и регламент архивного дела целесообразно строить в едином ключе.

Унификация учетной политики, а архивной работы в особенности, имеет существенное значение для оптимизации инфраструктуры предприятия и движения информации.

Любой бизнес — это не только контроль со стороны государственных органов, но и собственного руководства и учредителей. Последняя инстанция обычно не склонна разбираться в нюансах и действует по единому строгому алгоритму.

Особенности учетной политики в частном секторе

Многие организации не ограничиваются предусмотренными законодательством нормами, а разрабатывают свою нормативную базу. Часто можно встретить график документооборота для учетной политики ООО, производственного кооператива, товарищества, фонда и другого вида юридического лица в формате собственного варианта представления о бизнес-процессах и их конструировании на практике, на реальном предприятии.

Существенным отличием госсектора от частного предпринимательства является более широкие финансовые возможности, которые позволяют положить в основу инфраструктуры предприятия популярную дорогостоящую систему, например, на базе решения Oracle Primavera Instantis. Таких дорогих идей у Oracle предостаточно, но далекое не каждое предприятие может их приобрести и иметь оборудование, достаточное для их эксплуатации.

Программное обеспечение электронного документооборота

Характерная особенность, которая отражается на реализации учетной политики, — наличие качественного, дорогого, сложного и востребованного программного обеспечения. Многие крупные представители большого бизнеса приобретают новые решения, которые обеспечивают распределенную обработку огромных объемов информации.

Однако этот кардинальный подход на местах мало отличается от ситуации на средних и малых предприятиях. Про государственные организации можно даже не упоминать. Везде по сей день властвует Excel и ему подобные продукты универсального назначения и собственные программные разработки.

Данное обстоятельство (совместное существование серьезной информационной системы и нескольких собственных программ) свидетельствует о том, что программное обеспечение в этой области нуждается в постоянной доработке.

Исходя из сказанного, представляется целесообразным при разработке учетной политики предприятия делать акцент не на используемое программное обеспечение, а на нормативный момент и соответствие юридических положений графика документооборота действующему законодательству и реальной необходимости на конкретном предприятии.

График документооборота для учетной политики, образец

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Читайте так же:

К достоинствам внешних источников привлечения персонала относят

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

упорядочить процесс работы с документами;
рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
сократить задержки времени при обработке документации;
избежать рабочих конфликтов;
осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

масштабов деятельности фирмы;
структуры предприятия;
особенностей построения системы управления;
видов применяемой первички;
иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.

Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

создание;
получение от контрагентов и др.;
принятие к учету;
обработку;
передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

документы по его компетенции;
сроки;
отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

соблюдение графика;
оперативное и правильное создание документов;
передачу документов вовремя в бухгалтерию;
их правдивость.

Читайте так же:

Сведения индивидуального персонифицированного учета это

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

использовать современное ПО
перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

создание;
проверка;
обработка, занесение в базу;
передача в архив.

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
Планирование сроков обработки бумаг.
Планирование сроков рассмотрения документации.
Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так:

Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота – адвокат

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению. 5.5.
Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

Важно Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

Онлайн журнал для бухгалтера Должностные обязанности: — принимает материальные ценности; — проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам; — составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов; — ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению; — участвует в проведении инвентаризаций.

Тем сотрудникам, в чьи должностные обязанности входит обработка документов в соответствии со сроками, установленными графиком документооборота, необходимо выдать выписки из него с перечнем тех документов, которые относятся к сфере его деятельности.

Читайте так же:

Запись в ГИБДД

Обратите внимание: Значительно упростит процедуру контроля над соблюдением установленных графиком сроков обработки документов внедрение системы электронного документооборота. Такие программные средства, независимо от того, кем они разработаны, включают в себя подобную функцию.

Примеры, образцы графика документооборота График документооборота, образец для бухгалтерии, представлен ниже.

Онлайн журнал для бухгалтера

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ. Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет: — повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов; — выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. График документооборота в 2021 году составляется с целью:

упорядочивания всех процедур документооборота;
контроля над своевременным исполнением и прохождением документов;
соблюдения сроков формирования отчетности;
обеспечения ритмичности работы сотрудников, в должностные обязанности которых входит обработка документов;
своевременной передачи документов на архивное хранение и утилизацию;
оптимального распределения документов и отчетности между исполнителями;
сокращения сроков исполнения документов;
оперативного получения информации, использующейся при принятии управляющих решений.

Наличие графика документооборота на предприятии является необходимым с учетом хотя бы тех объемов и наименований первичной учетной документации, которая ведется бухгалтерией.

Зачем нужен документооборот? Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. 4. Как разрабатывается график документооборота? Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

создание;
проверка;
обработка, занесение в базу;
передача в архив.

Как оформить Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности.

Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см.

Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». 35.

Создание и утверждение графика документооборота регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.

), раздел 5 «Порядок организации документооборота», извлечение из которого приводится ниже: «5. Порядок организации документооборота 5.1.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами. 5.2.

голоса

Рейтинг статьи