В Беларуси наниматели больше не будут заполнять трудовые книжки работников. Но не все

В Беларуси наниматели больше не будут заполнять трудовые книжки работников. Но не все

Данное решение оговорено постановлением Минтруда от 10 января 2020 года №1 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 года №40 «О трудовых книжках».

Пожалуй, ключевым новшеством можно назвать отмену обязательного заполнения трудовых книжек своих работников нанимателями из числа физических лиц. Об этом сообщили в пресс-службе ведомства.

Изменения вступают в силу 28 января. В их числе и решение об отмене заполнения трудовых.

Корректировка направлена на либерализацию ведения малого бизнеса, оптимизацию и совершенствование работы по ведению нанимателями из числа физлиц кадрового делопроизводства при регулировании трудовых отношений с работниками, – пояснили в Минтруда.

Под категорией «наниматели – физические лица» понимаются не только ИП, но и работающие индивидуально адвокаты, нотариусы, физлица, занятые в сфере агроэкотуризма или нанимающие домашних работников (сиделок, нянь и др.).

Спецификой трудовых отношений между нанимателем — физическим лицом и работником является то, что последний обычно не переводится на другие должности, ему не присваивается или повышается квалификация.

По этой причине сведения, которые вносились в трудовые книжки таких работников, как правило, касались приема на работу и увольнения. Однако нередко работники попадали в затруднительную ситуацию, когда наниматель не мог внести записи (смерть, заключение под стражу, лишение лицензии и т.д.).

Все это создавало для работника сложности, в том числе при трудоустройстве к другому нанимателю и при реализации иных прав, требующих подтверждения факта увольнения записями в трудовой книжке, – отметили в министерстве.

Учитывая данные обстоятельства, было принято решение исключить из Инструкции нормы о необходимости нанимателем – физическим лицом вносить в трудовую книжку своего работника эти записи.

В соответствии со статьей 50 Трудового кодекса на работников, принятых к нанимателям – физическим лицам, начиная с 28 января 2020 года и позднее, трудовые книжки заполняться не будут, – подчеркнули в Минтруда.

Тем же, кого приняли на работу до 28 января, трудовые книжки выдадут не позже 28 февраля этого же года. В них внесут записи о прекращении заполнения. С подписью работодателя.

Если речь идет о домашних работниках, то запись должно заверить уполномоченное должностное лицо местного органа власти (первичный территориальный уровень), которое зарегистрировало соответствующий договор.

В случае смерти предпринимателя, запись заверит регистрирующий орган по месту государственной регистрации ИП.

Издания приказа о прекращении заполнения трудовых книжек в отношении работников, работающих у нанимателей-физических лиц, не требуется, – добавили в пресс-службе.

Вот как может выглядеть запись в трудовой книжке работника, трудоустроенного физическим лицом:

«28.01.2020. Заполнение трудовой книжки прекращено в связи со вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов».

Если на работу к физическому лицу нанимаются молодые белорусы, то на их первое рабочее место трудовую книжку не заведут. А если у вас, скажем, уже есть трудовая, и вы пришли на работу к физлицу после 28 февраля, то записи о приеме и увольнении в нее не будут вносить.

Может возникнуть вопрос: а как же тогда будет документально отражаться деятельность работника?

Отвечаем: данные о застрахованных гражданах наниматель – как физическое, так и юридическое лицо – обязан в электронном виде предоставлять в Фонд социальной защиты населения. В стране, кстати, уже функционирует система индивидуального персонифицированного учета.

В Минтруда прокомментировали и другие изменения. Так, теперь, выдавая работнику трудовую книжку, наниматель должен при увольнении работника проставлять его подпись и дату, когда тот получил трудовую. Это делается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Также определены данные, которые не вносятся в трудовую в связи с тем, что при осуществлении такой деятельности нормы трудового законодательства на граждан не распространяются. Это сведения о:

– работе по гражданско-правовым договорам;
– предпринимательской деятельности;
– деятельности в качестве адвоката и нотариуса;
– работе, связанной с оказанием услуг в области агроэкотуризма.

Помимо этого уточнен порядок внесения записей в трудовую работника, незаконно переведенного на другую работу или уволенного, после чего восстановленного на прежней работе.

Некоторые коррективы обусловлены появлением новой категории работников, трудящихся на удаленной основе. Теперь и в их отношении предусмотрен порядок выдачи трудовой, включая случаи, если в день увольнения ее выдать невозможно по причине отсутствия работника или если он отказался ее получить.

Если описанное выше произойдет, то наниматель должен в этот же день отправить работнику заказное письмо, в котором предписано прийти за получением трудовой книжки или дать согласие (в письменном виде) на то, чтобы ее отправили по почте.

Исправления в трудовой книжке

Бумажная трудовая книжка — по-прежнему важный документ, который подтверждает рабочий стаж и трудовой опыт гражданина. Если в книжке обнаруживаются неточности, их надо исправлять, но действовать аккуратно, руководствуясь положениями закона. Расскажем об этом в статье.

На какие правила опираться при исправлении

Корректировать сведения в трудовой нужно таким образом, чтобы они отражали действительность. Например, вносить новую фамилию сотрудника, исправлять ошибки или неточности.

Правила заполнения трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В двух этих документах есть все руководства по корректному заполнению книжек, внесению изменений, исправлению ошибок.

Какие ошибки чаще всего исправляют в трудовых книжках

Исправления в книжке требуются из-за оплошности специалиста, который заполнял документ, из-за изменений в персональных данных (имя, фамилия сотрудника), изменений ситуации — например, когда сотрудника восстановили на работе по решению суда.

Чаще всего встречаются такие ошибки:

• некорректное написание имени, фамилии или отчества сотрудника;
• неверные даты кадровых событий: приема на работу, перехода на другую должность или в другое подразделение, увольнение;
• неверное название должности;
• описки, грамматические ошибки.

Корректно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику при оформлении пенсии избежать споров с Пенсионным фондом. В противном случае придется исправлять давние неточности в документе. Поэтому при заполнении книжки нужно быть очень внимательными: сверяться с документами сотрудника, а при обнаружении неточностей грамотно их исправлять.

Как правильно вносить исправления и изменения в трудовую книжку

Согласно установленным законом правилам, работодатель может изменять такие данные в книжке:

• имя, отчество, фамилию;
• день, месяц, год рождения;
• данные о полученном образовании;
• квалификацию, профессию или специальность владельца книжки;
• данные о наградах.

При этом зачеркивания допускаются только на титульном листе для исправления некорректных сведений. В остальной части книжки зачеркивания запрещены, а чтобы внести исправление, нужно признать запись неточной и внести нужные данные, заверить их подписью ответственного лица и заверить печатью организации или отдела кадров.

Вот общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним, он установлен в п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69:

1. Внести порядковый номер записи.
2. Указать текущие число, месяц и год.
3. В следующей графе указать, какая информация прописана некорректно и на какой текст ее нужно заменить.
4. В следующей графе прописать реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.

Образец исправления в трудовой книжке 2021:

Исправление записей, сделанных другим работодателем

Если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:

1. Исправление вносит новый работодатель, полагаясь на необходимые документы. Он может вносить изменения в любой раздел книжки по заявлению сотрудника — это делает ответственное лицо: кадровик, бухгалтер или предприниматель. Работник не обязан обращаться к прежнему работодателю за правками, тем более что порой это невозможно. Подтвердить исправления нужно документом, соответствующим ситуации: решением суда, справкой из архива и др.
2. Исправление вносит прежний работодатель. В этом случае работник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему для исправлений трудовую книжку, затем обращается к прежнему работодателю, который исправляет ошибки. Для этого вносит в книжку строки с признанием определенной записи недействительной и прописывает корректный текст.

Исправление неверных дат

Для дат нет отдельного метода исправления, так что придется точно так же делать новую запись с номером, числом, месяцем годом на момент исправления, указанием неверной записи, корректным текстом с нужными датами.

Исправление реквизитов

Иногда в книжке обнаруживаются ошибки в названии компании или в реквизитах документов. Корректируют неточность аналогично — через новую запись и внесение нужных реквизитов без ошибок.

Исправление нескольких ошибок одновременно

Если ошибки допущены в одной записи, то исправить их одной записью допустимо. Но если это ошибки в разных записях, датах, названиях и реквизитах, придется вносить в книжку отдельные записи для исправления каждой неточности.

Исправления в новой трудовой

Если работодатель или ответственное лицо допустили ошибку при заполнении свежей трудовой книжки сотрудника, придется завести новую книжку и заполнить ее. Старую испорченную книжку списывают и составляют акт о списании.

Исправление на титульнике

Это единственное место в трудовой книжке, где допускаются зачеркивания — одной ровной чертой, чтобы текст за ней остался читаемым. Рядом с зачеркнутым текстом или над ним пишут верный вариант, заверяют подписью ответственного лица и печатью.

Обычно это происходит при смене фамилии — тогда слева на внутренней стороне обложки описывают сделанное изменение, указывают реквизиты документа-основания (название, номер и дата), заверяют подписью и печатью. Документом-основанием может быть свидетельство из ЗАГСа или другие официальные бумаги.

Другой случай, когда вносятся исправления на титульнике — обнаружение ошибок в ФИО или датах, которые по невнимательности допустил специалист, заполнявший титульный лист. Если ошибки обнаружил тот же работодатель, который завел книжку — он может завести новую книжку, а испорченный бланк списать. Если ошибки увидели последующие работодатели, возможно оформление дубликата трудовой. В этом случае сведения о предыдущих рабочих местах вносят в документ не по «старой» книжке, а по официальным справкам с прежних мест работы.

Оптимально, если титульник корректирует работодатель, который заводил трудовую книжку — ведь только он точно знает, на чье имя заполнялся документ. Это поможет избежать казуса с присвоением чужой трудовой книжки. Если работодателя уже нет, работник может через суд подтвердить принадлежность книжки себе.

Если владелец книжки получил новую специальность или новое образование, в соответствующей строке ставят запятую и добавляют нужные сведения. Ссылка на документ-основание в этом случае не нужна.

Исправление данных о наградах

Обычно раздел о награждениях пуст, хотя в него полагается вносить данные о врученных грамотах, дипломах, званиях и пр. В пустой раздел иногда попадает другая информация — и тогда приходится признать ее недействительной, заверить подписью и печатью.

Исправления в дубликате трудовой

Если последняя запись в книжке об увольнении или переводе признана недействительной, то работник вправе просить о замене книжки дубликатом. В дубликат переносят все данные кроме последней некорректной записи.

Исправление орфографических ошибок и описок

Чаще всего ошибки не влияют на корректность информации — например, если перепутаны или пропущены буквы в записи об увольнении. Но если ошибка есть в названии компании, записи о приеме на работу, специальности сотрудника, у него могут быть проблемы при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может не принять текст с опечаткой, тогда работнику придется искать работодателя для исправлений или отстаивать свои права в суде.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Есть ситуации, когда трудовая книжка признается недействительной:

• работодатель, который завел книжку, заполнил ее с ошибками — тогда он заводит новую книжку, а испорченную списывает;
• страницы в книжке склеены или вырваны;
• номер документа смазан или плохо виден;
• в книжку попали записи, которые не имеют отношения к работе гражданина;
• есть зачеркивания или замазывания с помощью «штриха» на страницах помимо титульного листа.

В этом случае придется завести дубликат книжки и перенести в него все верные сведения. Неправильные записи в дубликат не попадают.

С введением электронных трудовых книжек работодателю нужно следить за совпадением сведений в отчетах СЗВ-ТД и бумажной трудовой, если бумажная книжка сотрудника по-прежнему ведется.

Работайте с электронной книжкой, зарплатой, кадровыми документами в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам рассчитает зарплату, больничные, отпускные, напомнит о сроках начисления и выплаты, подготовит платежки и реестр по зарплатному проекту. А еще сформирует отчетность по сотрудникам для отправки через интернет. В системе также есть учет, налоги, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Выдают ли трудовые книжки в россии гражданам беларуси

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдают ли трудовые книжки в россии гражданам беларуси». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Дело в том, что если бы у работника была заведена трудовая книжка старого образца, то к ней бы в полной мере относился п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013): «Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат». Но трудовая книжка заведена в 1999 г.

Граждане Белоруссии могут въезжать на территорию России без визы. Им даже не нужно заполнять миграционную карту (п. 1 ст. 2 Соглашения между РФ и Республикой Беларусь от 24 января 2006 г.).
Нет у белорусов и обязанности встать на миграционный учет в первые 30 суток после въезда (п. 6 ст. 97 Договора о ЕАЭС). Правда, потом это все-таки нужно сделать, пусть даже с помощью принимающей компании.

Условия приема на работу граждан Белоруссии в 2019 году

Получается если Вы поработаете сначала в Республики Беларусь потом в РФ, у Вас будут две и обе действительны на территории обеих стран.

При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже данного работника на территории Украины в соответствии с белорусского образца в книжку российского образца не производится.

Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. По общему правилу работодатель продолжает вести предъявленную сотрудником трудовую книжку.

Просим дать разъяснение, были ли допущены ошибки при оформлении книжки в данном случае? Если были, то в какой организации?
Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, то в случае его отсутствия, его нужно оформить.

Если с ним расторгли договор досрочно по истечении 90 суток с даты въезда в Россию гражданин Белоруссии имеет право, не выезжая из страны, в течение 15 дней заключить новый трудовой договор (п. 9 ст. 97 Договора о ЕАЭС).

Не так все благополучно в сфере социального страхования: две трудовые книжки, в которых попеременно содержатся учетные записи о периодах работы на территории Российской Федерации и территории Республики Беларусь, в некоторой степени осложняют возможность определения непрерывного трудового стажа, необходимого для решения вопроса об исчислении пособий по временной нетрудоспособности.

Необходимо ли заводить новую трудовую книжку белорусского образца? Инструкцией не урегулирован вопрос о книжках нового образца, выданных в иностранных государствах. Исходя из вышеизложенного наниматель должен внести запись о приеме на работу в представленную работником.

Трудовые книжки белорусского гражданина

При этом никаких записей об общем (непрерывном) стаже данного работника на территории Украины в соответствии с трудовой белорусского образца в российского образца не производится. Тем не менее в ст.

Боитесь совершить ошибку? Консультация предоставлена 22.10.2014 г. В организацию принята на работу работница с трудовой книжкой гражданина Белоруссии (выдана в 2000 году, серия «ПК»). В эту книжку вшит вкладыш российского образца, в котором предыдущие работодатели вносили соответствующие записи. Две трудовые книжки — белорусская и российская — создают определенные трудности гражданину Республики Беларусь при оформлении пенсии.

Этой же нормой прямо установлено, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этом форма трудовой книжки и вкладыша к ней должны быть установленного (на территории России) образца (смотрите, например, решение Владимирского областного суда от 12.08.2013 по делу N 3-36/2013).

Страховой стаж для назначения пособий

Трудовую книжку (естественно выпущенную в Республики Беларусь) завели там в 1994 году. На тот момент я являлся гражданином Белоруссии. С 2000 года проживаю в Москве. Сменил несколько мест работы, везде работал по трудовой и записи делали в мою книжку, никого она не смущала.

В соответствии с Договором « О создании Союзного государства» (Москва, 8 декабря 1999 г.) и Договором между Российской Федерацией и Республикой Белоруссия о равных правах граждан (Москва, 25 декабря 1998 г.) граждане Белоруссии на территории РФ имеют равные права с гражданами РФ.При этом Решением Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 г.

Семь рискованных ситуаций с иностранцами Читайте по теме в электронном журнале Как поступить, если у гражданина Белоруссии трудовая книга российского образца, а вкладыш – белорусского?

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 6 Вопрос: Действительна ли трудовая книжка Республики Беларусь (заведена в 1999 г.) на территории России? Могут ли российские работодатели вносить записи в эту книжку? Если записи в РФ уже внесены, она теперь недействительна? Ответ: При ответах на подобные вопросы принципиальное значение имеют даты.

В случае изменения фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения сведения зачеркиваются и над ними записываются соответствующие измененные сведения.

Если белорусский гражданин при оформлении на работу в российскую компанию представил трудовую книжку времен СССР, записи можно вносить в нее, ведь эти книжки продолжают действовать на территории РФ (п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).

Прием на работу белоруса в 2018 году: основные правила

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ трудовые книжки ведутся на каждого сотрудника, проработавшего у вас свыше пяти дней.

Как оформить трудовую впервые? Трудовая является основным документом, отражающим путь работника с момента первого трудоустройства вплоть до выхода на заслуженный отдых.

Кадровое делопроизводство», 2013, N 6 Вопрос: Действительна ли трудовая книжка Республики Беларусь (заведена в 1999 г.) на территории России?

Оформление трудовой книжки для иностранного работника

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, подготовке, повышении квалификации и переподготовке, о наградах и поощрениях за успехи в работе, о назначении пенсии. Если у белоруса на руках есть страховое свидетельство относительно государственного страхования по пенсии, и, кроме этого, он получил статус временно или постоянно проживающего на территории России гражданина, наемного работника следует застраховать по статье обязательного пенсионного страхования.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ).

Обращаем внимание, что возможность оформления вкладыша взамен трудовой книжки лицу, устраивающемуся на работу и не имеющему трудовой книжки установленного образца, законом не предусмотрена.

Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в период с 1974 года На территории Белоруссии на данный момент действуют сразу три образца трудовых книжек, выпущенные в 1939, 1974 и 1995 годах.

Белорусского паспорта достаточно, чтобы подтвердить право вашего кандидата на пребывание в России. С помощью этого документа вы сможете установить личность будущего сотрудника и начать трудоустройство.

Другие бланки вы не вправе принимать. Трудовой книжки у гражданина Белоруссии может и не быть, если он заключает трудовой договор впервые либо устраивается на работу на условиях совместительства.

Прочитав п. 1 ст. 97 Договора ЕАЭС, мы узнаем, что гражданам Белоруссии не требуется разрешение на работу в России или патент. Так что, оформляя белоруса на работу, не просите эти документы.

Книжка российская, вкладыш белорусский

Но не редко случаются ситуации, когда у человека имеется две или три трудовых книги, и тогда работодатели пребывают в замешательстве, так как не знают, в какой документ необходимо вносить данные о текущей занятости: в российскую, белорусскую книгу или бланк советского образца. На актуальные вопросы будут даны ответы в материале, приведенном ниже.

У трудоустройства в РФ граждан Белоруссии в 2019 году есть свои особенности. Чтобы избежать сложностей, воспользуйтесь нашей пошаговой инструкцией с учетом изменений 2019 года.

Мне кажется из-за такого количества нюансов многие наши отечественные предприятия не устраивают иностранных работников оффициально. И зачастую такие работники получают серую зарплату и им не идет никакой стаж работы соответственно. И никто не заморачивается ни руководитель предприятия, ни отдел кадров. На территории России имеют юридическую силу только два вида трудовых книжек — старого, советского, образца (утв. Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656) и нового, российского (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Все остальные бланки, даже если они составлены на русском языке, недействительны.

Можно вести в россии белорусскую трудовую книжку

Для правильного заполнения трудового договора требуйте нотариально заверенный перевод паспорта на русский язык.
В отличие от других иностранцев, белорусам не надо вставать на учет в органах по контролю миграции. Въездную визу в течение 90 суток с момента въезда в РФ им делать тоже не придется. Так что отсутствие сложностей, связанных с визами, заметно облегчает жизнь, если речь идет о приеме белорусов в 2019 году на работу.

Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в книжку не записываются. Записи о причинах увольнения в трудовую должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК Республики Беларусь или акта законодательства.

При прекращении трудового договора в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по возрасту, зачислением на дневную форму получения образования в учреждении образования и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных гарантий и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Исходя из вышеизложенного наниматель должен внести запись о приеме на работу в представленную работником книжку.

С 1995 г. в Белоруссии была введена республиканская трудовая книжка нового образца (п. 1.3 Постановления Совмина Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 «О трудовых книжках работников»). С этого момента начались сложности с признанием российскими работодателями белорусских трудовых книжек.

К слову, с 2004 года на всех организациях используются вкладыши серии ВТ. Несоблюдение установленных в Законодательстве правил ведения и хранения отчетных документов, в том числе и трудовых книжек, может повлечь для работодателя административную ответственность и существенный денежный штраф.

Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно

Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.

Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.

Кто выдает

Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:

• бывшего, если вы не работаете после увольнения;
• настоящего, если вы уже работаете.

Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п. 7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям. Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.

Какие документы пригодятся для восстановления

Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

• реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
• приказы (распоряжения) и выписки их них;
• справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
• лицевые счета;
• личные дела и карточки;
• бухгалтерская документация об оплате труда;
• профсоюзный билет и т. д.;
• архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.

Основные правила

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

• он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
• исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
• вносится персональная информация о работнике;
• перечисляются занимаемые должности и позиции;
• фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
• заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

• которые нет возможности подтвердить документально;
• неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

1. Подготовить новый бланк.
2. Правильно внести подтвержденные записи.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

• кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
• обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
• руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

• напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
• в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
• внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

• рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
• интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
• даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
• в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
• сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
• в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.

Стоимость оформления

Стоимость бланка не взимается в случаях:

• массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
• если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
• порчи не по вине работника.

Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).

Можно ли иметь две

Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

Законодательная база

Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:

1. ТК РФ — ст. 66.
2. Правила ведения. утв. постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
3. Инструкция по заполнению. утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.

Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК).

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).