Порядок применения бланков строгой отчетности в 2021 году

Порядок применения бланков строгой отчетности в 2021 году

С 01.07.2019 БСО могут быть изготовлены только с применением ККТ и должны содержать реквизиты, аналогичные кассовому чеку. БСО, изготовленные в соответствии с ранее установленным порядком, могут продолжать выдаваться: с 01.07.2019 — при условии одновременной выдачи кассового чека или БСО, соответствующих Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ; с 01.07.2019 до 01.07.2021 — при условии выполнения работ (оказания услуг) индивидуальными предпринимателями без наемных работников.

При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО) на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон N 54-ФЗ) (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

Порядок применения БСО

БСО — первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для БСО в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении ККТ (абз. 6 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Автоматизированная система для БСО — это ККТ, используемая для формирования в электронной форме БСО, а также их печати на бумажных носителях (абз. 2 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Автоматизированные системы для БСО применяются при осуществлении расчетов наличными и (или) электронными средствами платежа за оказанные услуги (п. 1 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).

Таким образом, БСО приравнивается к кассовому чеку и содержит тот же набор реквизитов, который предусмотрен для кассового чека ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Кроме этого, БСО, равно как и кассовые чеки, могут иметь электронный вид и направляться клиенту на абонентский номер или адрес электронной почты.

После истечения 01.07.2019 срока действия переходных положений, установленных ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, БСО можно сформировать только с помощью ККТ (в том числе с помощью автоматизированной системы для БСО).

По нашему мнению, с вышеуказанной даты фактически прекратило свое действие Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее — Постановление N 359), поскольку оформление БСО с 01.07.2019 без применения контрольно-кассовой техники более не является условием освобождения от применения последней, как это было указано в Постановлении N 359. Указанное Постановление утрачивает силу с 01.01.2021 в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 18.06.2020 N 875.

Перечень бланков строгой отчетности

Законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники предусмотрены три варианта применения БСО:

1) оформление БСО с применением ККТ с указанием в нем дополнительных реквизитов с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (п. 7 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ), как подтвержденных фискальным признаком (например, при использовании тега 1192 «Дополнительный реквизит чека (БСО)» (Приложение N 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@), так и не защищенных фискальным признаком (простая текстовая информация);

2) оформление БСО в соответствии с Постановлением N 359 с одновременной выдачей (направлением) кассового чека.

В данном случае в целях соблюдения требований Закона N 54-ФЗ порядок выдачи, хранения БСО не имеет значения, поскольку обязанность по применению ККТ организация или ИП исполнили путем оформления кассового чека.

Следовательно, организации и ИП вправе продолжать неограниченное количество времени применять в своей деятельности типографские БСО (например, в целях внутреннего учета), однако в целях соблюдения законодательства РФ о применении ККТ такое применение должно сопровождаться выдачей (направлением) кассового чека в момент соответствующего расчета.

Поскольку в указанном случае выдача типографского БСО не оказывает влияния на обязанность применения ККТ, по нашему мнению, такие БСО не являются предметом контроля налоговых органов (в том числе реализация билетов, абонементов и экскурсионных путевок (в том числе электронных билетов, электронных абонементов и электронных экскурсионных путевок) по форме, утв. Приказом Минкультуры России от 17.12.2008 N 257 «Об утверждении бланков строгой отчетности», до 01.07.2022 в соответствии с п. 4 Приказа Минкультуры России от 29.06.2020 N 702);

3) оформление БСО путем нанесения на утвержденную форму бланка документа QR-кода, сформированного ККТ.

В соответствии с п. 5.8 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, в случае если в соответствии с законодательством РФ федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, и (или) законодательство РФ предусматривает использование соответствующих бланков документов при оказании услуг населению, обязанность пользователя по выдаче (направлению) клиенту кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, может быть исполнена пользователем путем передачи клиенту указанного документа на бумажном носителе с содержащимися на нем реквизитами кассового чека (бланка строгой отчетности), позволяющими идентифицировать этот кассовый чек (бланк строгой отчетности) (QR-код и (или) дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа).

Иными словами, если, например, в соответствии с законодательством РФ федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению (например, Приказы Минтранса России от 24.06.2014 N 166, Минкультуры России N N 702, 257 (данный Приказ утратил силу с 18.09.2020, однако билеты, абонементы и путевки (в том числе электронные) по форме, утвержденной данным документом, могут быть реализованы до 01.07.2022) и др.), БСО может использоваться с нанесением на него QR-кода, сформированного ККТ.

Таким образом, после 01.07.2019 все изготавливаемые БСО (включая БСО, формируемые на основании приказов федеральных органов исполнительной власти, например в соответствии с Приказом Минтранса России N 166) должны соответствовать Закону N 54-ФЗ, то есть формироваться ККТ (п. п. 2, 5, 5.3 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, Письмо ФНС России от 13.06.2019 N ЕД-4-20/11437@) и иметь реквизитный состав согласно ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, либо выдаваться одновременно с кассовым чеком, либо в случае, указанном в п. 5.8 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, на старые БСО может наноситься QR-код, сформированный ККТ.

Стоит отметить, что фактически Постановление N 359 прекратило свое действие с 01.07.2019 в связи с тем, что законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники была исключена с указанной даты возможность неприменения ККТ при условии выдачи БСО, предусмотренных Постановлением N 359.

При этом индивидуальные предприниматели, не имеющие работников по трудовым договорам, при выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при расчетах за такие работы, услуги до 01.07.2021. В данном случае индивидуальные предприниматели могут по своему желанию в указанный период выдавать БСО, соответствующие требованиям Постановления N 359, так как законодательством о применении контрольно-кассовой техники не установлено требований по выдаче документов в указанном случае (ст. 2 Федерального закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ, Письмо Минфина России от 17.02.2020 N 03-01-15/10844, Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.04.2020 N Ф01-9344/2020 по делу N А43-28340/2019).

Порядок и срок хранения БСО

Фискальный накопитель обеспечивает некорректируемую запись в своей памяти установленного перечня фискальных данных и энергонезависимое хранение этих фискальных данных в течение установленных сроков (абз. 11 п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ).

Пользователи обязаны обеспечивать сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет с даты окончания их использования в составе контрольно-кассовой техники (абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).

Законодательство Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники состоит из Закона N 54-ФЗ и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов (п. 1 ст. 1 Закона N 54-ФЗ).

Постановление N 359 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом N 54-ФЗ, оно не относится к законодательству Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники и, следовательно, не подлежит обязательному применению.

Таким образом, законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники устанавливает обязанность производить запись сведений о расчетах через фискальный накопитель (в том числе в виде кассового чека либо БСО), передачу таких сведений в налоговый орган (в том числе через оператора фискальных данных) и последующее хранение фискального накопителя.

Иных обязанностей, например по хранению кассовых чеков или БСО (в том числе корешков) на бумажном носителе, ведению журнала учета БСО либо правил по их уничтожению по аналогии с документами, подтверждающими расчет в труднодоступных местностях (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 N 296), законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники, по нашему мнению, не устанавливает.

Об утрате бланков строгой отчетности (спецучета)

В 2016 году по доверенности, которую я подписала были получены бланки строгой отчетности ф.4 от военкомата, которые лежали без движения и никто до сегодняшнего дня об их существовании не вспоминал. В 2017 году, человек, их получивший уволился, таким образом бланки как бы фактически должны быть у меня. В марте 2018 году из дома по скорой помощи я попадаю в больницу и отсутствую на работе 4 месяца, а затем по причине здоровья (в июле 2018 года) ухожу с руководящей на обычную должность в этом же учреждении. При составлении акта передачи документов от меня другому руководителю эти бланки не были переданы (да и забыла я о них). С марта 2018 года я доступ к месту хранения этих бланков не имею. Сейчас все винят меня в потери данных бланков. Что теперь делать — посоветуйте.

Ответы на вопрос:

В целях организации учета, хранения и выдачи бланков «Лицензия», «Приложение к лицензии», «Разрешение», «Приложение к разрешению», «Свидетельство о регистрации», «Приложение к свидетельству о регистрации» центральным аппаратом и территориальными органами Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок учета, хранения и выдачи бланков строгой отчетности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Порядок).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата, ответственным за выдачу бланков строгой отчетности, и руководителям территориальных органов:

2.1. Взять под личный контроль работу по учету бланков строгой отчетности в соответствии с Порядком.

2.2. Определить должностных лиц, имеющих в соответствии с Порядком, утвержденным настоящим приказом, доступ к бланкам строгой отчетности, и включить в должностные регламенты работников обязанности по учету, хранению и выдаче бланков строгой отчетности.

2.3. Обеспечить заключение договоров о полной материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с должностными лицами, имеющими в соответствии с Порядком доступ к бланкам строгой отчетности.

3. Признать утратившим силу приказ Ростехнадзора от 16 марта 2005 г. N 157 а «О порядке учета, хранения и выдачи бланков строгой отчетности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя В.Б. Кузьмичева.

Врио руководителя С.Г. Родионова

учета, хранения и выдачи бланков строгой отчетности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

(утв. приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 13 октября 2011 г. N 589)

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок учета, хранения и выдачи бланков строгой отчетности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Порядок) определяет единый порядок организации учета, отчетности, получения, хранения и выдачи бланков «Лицензия», «Приложение к лицензии», «Разрешение», «Приложение к разрешению», «Свидетельство о регистрации», «Приложение к свидетельству о регистрации» (далее — бланки) в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.

2. В соответствии с Порядком функции по осуществлению учета и контроля использования бланков возложены на Финансовое управление центрального аппарата и финансовые подразделения территориальных органов Ростехнадзора.

3. Размещение заказа на изготовление бланков для нужд территориальных органов Ростехнадзора осуществляется по согласованию с центральным аппаратом Ростехнадзора на основании заявок от территориальных органов Ростехнадзора.

II. Учет и контроль использования бланков

4. Учет бланков в центральном аппарате и территориальных органах Ростехнадзора ведется в целях планирования организации своевременного обеспечения бланками, контроля за их сохранностью, законностью, целесообразностью и эффективностью их использования (расходования), подготовки соответствующих отчетных документов.

5. Бухгалтерский учет бланков осуществляется в соответствии с приказами Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. N 157 н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» и от 6 декабря 2010 г. N 162 н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

6. С работниками, ответственными за получение, хранение и выдачу бланков, в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Ростехнадзора заключается договор о полной материальной ответственности.

7. Аналитический учет бланков в Финансовом управлении центрального аппарата и финансовых подразделениях территориальных органов Ростехнадзора ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (далее — Книга) (приложение N 1) по видам, сериям и номерам, по местам их хранения с указанием даты получения (выдачи) бланков, их количества и стоимости (по условной цене за единицу 1,00 рубль), а также по материально ответственным и подотчетным лицам.

На основании данных по приходу и расходу бланков выводится остаток на конец периода.

Страницы книги нумеруются, прошнуровываются, скрепляются гербовой печатью. Последняя страница книги подписывается руководителем (заместителем руководителя) Ростехнадзора или руководителем (заместителем руководителя) территориального органа Ростехнадзора.

8. Выдача бланков материально ответственным лицам производится на основании требования — накладной (ф. 0315006).

9. Материально ответственное лицо ведет учет по выдаче и использованию бланков в Книге.

Ежемесячное списание использованных и испорченных бланков оформляется актом о списании бланков строгой отчетности (приложение N 2), который в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным, передается в Финансовое управление центрального аппарата и финансовые подразделения территориальных органов Ростехнадзора.

10. Материально ответственное лицо ежемесячно представляет в Финансовое управление центрального аппарата и финансовые подразделения территориальных органов Ростехнадзора справку об использованных, пришедших в негодное состояние и испорченных бланках с указанием их количества, серии и номера (приложение N 3).

11. Пришедшие в негодное состояние и испорченные бланки подлежат возврату в Финансовое управление центрального аппарата и финансовые подразделения территориальных органов Ростехнадзора с надписью на бланке «Испорчено».

12. Уничтожение пришедших в негодное состояние и испорченных бланков осуществляется в соответствии с порядком уничтожения документов строгой отчетности с оформлением соответствующих актов.

13. При обнаружении факта утраты бланков руководитель (заместитель руководителя) Ростехнадзора или руководитель (заместитель руководителя) территориального органа Ростехнадзора принимают меры по проведению служебной проверки по факту утраты бланков и информируют центральный аппарат Ростехнадзора о данном факте.

III. Контроль за сохранностью бланков

14. Инвентаризация бланков, находящихся в кассе центрального аппарата или территориальных органов Ростехнадзора, осуществляется одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (письмо Банка России от 4 октября 1993 г. N 18).

15. Инвентаризация и оформление ее результатов производятся в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49.

Инвентаризация фактического наличия бланков производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

16. Кроме обязательных инвентаризаций бланков в соответствии с действующим законодательством в сроки, установленные руководителем Ростехнадзора или руководителями территориальных органов Ростехнадзора, проводятся внезапные контрольные проверки их наличия и использования.

17. О случаях выявленных расхождений или недостач бланков строгой отчетности работники Финансового управления Ростехнадзора или финансовых подразделений территориальных органов Ростехнадзора немедленно письменно докладывают руководителю (заместителю руководителя) Ростехнадзора или руководителю (заместителю руководителя) территориального органа Ростехнадзора для принятия мер.

IV. Хранение бланков строгой отчетности

18. Бланки хранятся как унифицированные формы, подлежащие строгому учету, в сейфах, закрепленных за должностными лицами структурных подразделений центрального аппарата и структурных подразделений территориальных органов Ростехнадзора, с которыми заключены договоры о материальной ответственности.

к Порядку учета, хранения и выдачи

бланков строгой отчетности Федеральной

службой по экологическому,

технологическому и атомному надзору

Федеральной службы по экологическому,

технологическому и атомному надзору

от 13 октября 2011 г. N 589

УЧЕТА БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Форма по ОКУД 0504045

Учреждение ___________________________________________________ по ОКПО

Структурное подразделение _______________________________

Условная цена за единицу, руб. 1,00 Номер счета

Наименование формы строгой отчетности __________________________ Код формы

Дата От кого получено или кому отпущено Основание (наименование документа, номер и дата) Приход Расход (списание) Остаток

число месяц год количество серия и номер бланка (вкладыша) количество серия и номер бланка (вкладыша) подпись лица, получившего бланки количество серия и номер бланка (вкладыша)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

к Порядку учета, хранения и выдачи

бланков строгой отчетности Федеральной

службы по экологическому, технологическому

и атомному надзору,

Федеральной службы по экологическому,

технологическому и атомному надзору

от 13 октября 2011 г. N 589

учреждения ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«___» _________ 20___ г.

о списании бланков строгой отчетности

Форма по ОКУД 0504816

от «___» _________ 20___ г. Дата

Учреждение ___________________________ по ОКПО

Материально ответственное лицо __________

Дебет счета Кредит счета

Комиссия в составе

(должность, фамилия, инициалы)

назначенная приказом (распоряжением) от «___» _________ 20___ г. N ___,

составила настоящий акт в том, что за период с»___» ___________ 20___ г.

по»___» _________ 20___ г. подлежат списанию:

Бланк строгой отчетности Причина списания Дата уничтожения (сжигания)

комиссии _____________ _____________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии: _____________ _____________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

_____________ _____________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

_____________ _____________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

_____________ _____________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

«___» _________ 20___ г.

к Порядку учета, хранения

и выдачи бланков строгой отчетности

Федеральной службой по экологическому,

технологическому и атомному надзору,

Федеральной службы по экологическому,

технологическому и атомному надзору

от 13 октября 2011 г. N 589

Справка об использовании бланков строгой отчетности

(________) за ____________________ месяц 20___ года

Материально ответственное лицо:

Остаток _______________ на конец месяца (шт.):

Списано за ____________ месяц (шт.):

Остаток на ____________ конец месяца (шт.):

Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 13 октября 2011 г. N 589 «О Порядке учета, хранения и выдачи бланков строгой отчетности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору»

Текст приказа официально опубликован не был

Регламентировано, как Ростехнадзор учитывает бланки строгой отчетности, хранит и выдает их. Речь идет о лицензии, разрешении, свидетельстве о регистрации и приложениях к ним.

Учет таковых и контроль за их использованием осуществляют Финансовое управление центрального аппарата и финансовые подразделения территориальных органов Службы. С работниками, ответственными за получение, хранение и выдачу бланков, заключается договор о полной материальной ответственности.

Их аналитический учет ведется в Книге учета бланков строгой отчетности. Он осуществляется по видам, сериям и номерам документов, по местам их хранения с указанием даты получения (выдачи), их количества и стоимости (по условной цене за единицу 1 рубль), а также по материально ответственным и подотчетным лицам. На основании данных по приходу и расходу бланков выводится остаток на конец периода.

Бланки выдаются на основании требования — накладной (ф. 0315006). Использованные и испорченные документы списываются в соответствии с актом о списании. Он до 10 числа месяца, следующего за отчетным, передается в Финансовое управление центрального аппарата и финансовые подразделения территориальных органов Ростехнадзора. Материально ответственное лицо ежемесячно представляет в указанные органы справку об использованных, пришедших в негодное состояние и испорченных бланках с указанием их количества, серии и номера.

Инвентаризация бланков, находящихся в кассах Ростехнадзора, и наличных денег осуществляется одновременно. Инвентаризация фактического наличия документов производится по их видам, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Служба может проводить внезапные проверки.

Документы хранятся в сейфах, закрепленных за материально ответственными лицами.

Установлены формы Книги бланков строгой отчетности, акта об их списании и справки об их использовании.

Бланки документов строгой отчетности как вымирающий вид

Бланки документов строгой отчетности нуждаются в особом внимании, тщательном учете и контроле за их использованием. Оно и неудивительно, поскольку это бланки не обычных бухгалтерских документов, а именных, то есть тех, которые удостоверяют личность их владельца, документов, обслуживающих денежный оборот. Они имеют серию и индивидуальный номер, а их изготовление и использование строго регламентировано законом. И если раньше иметь дело с такими бланками приходилось бухгалтеру каждого учреждения и организации, то сейчас они стали настоящей редкостью.

Бланки каких именно документов подлежат строгому учету и отчетности? Как следует учитывать бланки строгой отчетности и как вести учет бланков, не являющихся «строгими»? На эти и другие вопросы ответим в этой статье.

Юлия КРОТ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Экскурс в историю

В течение достаточно продолжительного периода времени (более девяти лет) основным нормативным документом, регулировавшим изготовление бланков документов строгого учета, было постановление № 283. Именно этим постановлением была утверждена номенклатура бланков ценных бумаг и документов строгого учета. Однако указанная номенклатура представляла собой скорее приблизительный их список, нежели исчерпывающий перечень. При этом Кабмин время от времени вносил изменения в номенклатуру, тем самым то суживая ее, то расширяя.

В 2012 году на смену указанному нормативному акту пришел другой — постановление № 456. Последнее утвердило Перечень № 456. И этот Перечень носил уже исчерпывающий характер. Другими словами, к «строгим» относились бланки только тех документов, которые были указаны в этом Перечне. Все другие, не указанные в нем, к бланкам строгой отчетности не относились. Стоит вспомнить, что этот Перечень был значительно короче, чем его предшественник. Кроме того, возникла такая ситуация, когда целый ряд нормативных актов об утверждении форм соответствующих документов указывали на их «строгость», однако в Перечень № 456 они не входили. Это обуславливало возникновение ряда вопросов типа: как, трудовые книжки уже не являются бланками строгой отчетности? А документы об образовании? А проездные документы? И ответ был неизменным: нет, если в Перечне № 456 не значатся, то бланками строгой отчетности они не являются.

Однако не успели мы привыкнуть к этим нововведениям, как на смену им пришли новые. Так, с целью упрощения и удешевления процедур, связанных с реализацией прав и свобод человека и гражданина, и обеспечения прозрачности таких процедур, был принят Закон № 5316. Им было отменено лицензирование хозяйственной деятельности по изготовлению бланков строгой отчетности. При этом норма о том, что Кабмин должен утверждать перечень бланков таких документов исключена.

Далее во исполнение Закона № 5316 Кабмин принял постановление № 955. В соответствии с этим постановлением с 17 января 2014 года утратил силу Перечень № 456, а также были внесены изменения в 67 постановлений Кабмина. Эти изменения были направлены на лишение ряда бланков документов статуса «бланк документа строгой отчетности».

Как результат, сегодня к «строгим» относится совсем немного документов. Их фактически можно пересчитать на пальцах. Хотя и здесь есть некоторые непонятные моменты. Но об этом несколько позже.

Последние из могикан, или Бланки каких документов подлежат строгому учету сегодня

Действительно, ряды бланков документов строгой отчетности ощутимо поредели. А конкретно — более 100 документов в связи с последними изменениями в законодательстве утратили свою «строгость». С полным перечнем данных документов вы можете ознакомиться на с. 23 этого номера нашей газеты.

Сразу же отметим, что бланки некоторых документов до сих пор подлежат строгому учету. Закономерно возникают вопросы: так бланки каких документов все же относятся к «строгим»? Чем же руководствоваться, к какому нормативному документу обратиться, чтобы выяснить это?

Отвечаем: перечня бланков документов строгой отчетности как такового уже не существует. Однако учитывая разъяснения, предоставленные Минфином в письме «Об отнесении билетов к документам строгой отчетности» от 11.11.2013 г. № 31-13020-10-27/32800, бланки документов относятся к бланкам документов строгой отчетности по законодательным актам. Как это понимать? Это означает, что отныне относится или не относится определенный бланк к «строгим», определяет тот нормативный акт, который собственно и регулирует применение соответствующего документа.

Возьмем для примера марки акцизного налога. Порядок изготовления и использования этих марок определяет Положение № 1251. Так вот, такие марки в соответствии с п. 3 этого Положения изготовляют как документы строгого учета. К тому же марки акцизного налога отнесены к документам строгого учета согласно п.п. 14.1.107 НКУ. Следовательно, они относятся к бланкам строгой отчетности.

И наконец мы вплотную приблизились к объявлению «современного» списка бланков строгой отчетности. Итак, предлагаем вашему вниманию тот самый долгожданный перечень:

1. Избирательный бюллетень для местных выборов.

2. Избирательный бюллетень для выборов Президента Украины.

3. Избирательный бюллетень для выборов народных депутатов Украины.

4. Военный билет офицера запаса.

5. Военный билет рядового, сержантского и старшинского состава.

6. Справка-certificate по форме № 377.

7. Знаки почтовой оплаты (маркированный конверт, маркированная карточка, почтовая марка художественная, блок почтовый, малый лист, почтовая марка стандартная).

8. Марки акцизного налога.

9. Паспорт гражданина Украины для выезда за границу.

10. Удостоверение личности моряка.

11. Служебное удостоверение для работников подразделения перевозки валютных ценностей и инкассации наличности в банковских учреждениях.

12. Специальный рецептурный бланк формы № 3 для выписывания наркотических и психотропных лекарственных средств.

13. Торговый патент.

14. Чек расчетный.

Заметим, что этот перечень бланков строгой отчетности является актуальным на момент подготовки номера к печати. Однако в дальнейшем в случае принятия соответствующих нормативных документов он может быть как сокращен, так и продлен.

Кроме того, статус некоторых из «прежних» бланков строгой отчетности остается под вопросом. В частности, речь идет о бланках таких документов, как:

— Национальное удостоверение водителя;

— Паспорт гражданина Украины;

— Проездной документ ребенка;

— Служебное удостоверение работника милиции.

Логично предположить, что с момента утраты силы постановлением № 456 эти бланки не относятся к «строгим». Ведь принадлежность их к таким бланкам определялась только тем, что они входили в Перечень № 456. Тогда как нормативно-правовые акты, регулирующие их выпуск и применение, прямого указания на это не имеют, да и раньше не имели. В то же время никаких разъяснений по поводу статуса указанных документов ни Кабмин, ни Минфин не предоставляли. Поэтому с целью окончательного решения этого вопроса мы направили запрос в Минфин. Сразу после получения ответа мы сообщим вам позицию Минфина по этому поводу.

Кстати, напомним, что оплаченные талоны на бензин, мазут, питание, документы об образовании, а также бланки листков нетрудоспособности не являются бланками строгой отчетности. Почему и как их учитывать, вы можете узнать из предыдущих номеров нашей газеты (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 31 ; 2014, № 5 , № 8 ).

Как учитывать «строгие» бланки

Бланки документов строгой отчетности потому и имеют такое название, что подлежат строгому учету и отчетности. Так, для документального оформления их поступления, передачи в использование и списание применяют специальные первичные документы, типовые формы которых утверждены приказом № 67.

Для наглядности мы изобразили порядок отражения операций, связанных с движением банков строгой отчетности, в первичном учете в виде схемы.

Отметим, что бланки строгой отчетности оприходуют по стоимости их приобретения. Списывают такие бланки с учета также по стоимости закупки. А вот в случае выявления факта порчи, уничтожения или потери бланков размер убытков от этой неприятности определяют путем проведения независимой оценки (п. 2 Порядка № 116). То есть для определения размера убытков от порчи (уничтожения, потери) бланков строгой отчетности вам придется обратиться к субъекту оценочной деятельности.

С целью выявления фактического наличия бланков строгой отчетности нужно не реже одного раза в квартал проводить их инвентаризацию (п.п. 1.5.11 Инструкции № 90). Однако как часто списывать такие бланки — действующим законодательством не определено. Следовательно, вы сами должны установить периодичность списания «строгих» бланков (ежемесячно, ежеквартально), закрепив это положение в приказе об учетной политике.

Схема. Порядок документального оформления операций
по движению бланков строгой отчетности

Информацию о наличии и движении бланков документов строгой отчетности следует отражать на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». В то же время нужно вести забалансовый учет таких бланков. Для этого Планом счетов предусмотрен счет 08 «Бланки документов строгой отчетности».

При отражении оприходования, выдачи со склада (кассы) и списания бланков строгой отчетности на счетах бухгалтерского учета следует прежде всего руководствоваться Типовой корреспонденцией.

Какими проводками отражать движение бланков строгой отчетности, покажем на условном примере.

Пример. Бюджетное учреждение приобрело 100 шт. маркированных конвертов для переписки. Стоимость конвертов — 200 грн.

Конверты оприходованы на баланс учреждения на основании Приходно-расходной накладной (форма № СЗ-1). Передача этих бланков на ответственное хранение кассиру оформлена записью в Приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и в Карточке-справке (форма № СЗ-5). На основании Приходно-расходной накладной (форма № СЗ-1) конверты в количестве 20 шт. были переданы в пользование секретарю. Эта операция также подтверждена записями в Приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и Карточке-справке (форма № СЗ-5).

В конце месяца использованные конверты списаны на основании Акта списания использованных бланков строгой отчетности (форма

№ СЗ-3), утвержденного руководителем учреждения. Факт списания бланков строгой отчетности также удостоверен записью в Приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и Карточке-справке (форма № СЗ-5).

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отражаются таким образом:

Учет БСО

Являюсь ИП на УСН 6%. Оказываю услуги населению. Приобрел бланки БСО в типографии. Составил акт о приемке БСО, заключил договор материальной ответственности с сотрудником, который выдает БСО, создал книгу учета БСО и внес в нее запись о приемке БСО. Мои дальнейшие действия:

1) Производить инвентаризацию расхода бланков. В какой период и с какой частотой нужно заносить в книгу учета БСО списания бланков?

2) Нужно ли оформить какие-то дополнительные документы? Например, в интернете местами упоминается «Приказ на БСО» или оформленного достаточно?

Здравствуйте Андрей, на ваш вопрос в полной мере отвечает Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (ред. от 15.04.2014) «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

При этом использованные бланки учитываются в книге ежедневно

Никаких дополнительных документов не надо, такой приказ составляется только в том случае, если данные бланки заполняет и учитывает не сам ИП, а его работник

Договор о материальной ответственности с сотрудником имеется. Нужен ли этот «Приказ на БСО» в дополнении?

Нужен акт приемки бланков работником

Копии квитанций, корешки, отрывные талоны и другие экземпляры использованных документов строгой отчетности, подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в организации в систематизированном виде, упакованные в опечатанные мешки, в архиве или на складе организации не менее пяти лет. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета, использованные документы строгой отчетности, их копии и т.п. сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожаются самостоятельно. В таком же порядке комиссией изымаются и уничтожаются некомплектные или испорченные при изготовлении, хранении и пересылке документы строгой отчетности.

Добрый день. Достаточно вести журнал регистрации и движения БСО. Инвентаризацию БСО можете делать поквартально. Жестких сроков на этот счет нет.

При передаче БСО составляется акт приема передачи бланка. Также по списанию — делается акт списания. В случае утраты, оформляется акт об утрате, к акту прилагаете объяснительную сотрудника, утратившего БСО.

11. Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
13. Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).
15. Бланки документов, поступившие в организацию (индивидуальному предпринимателю), принимаются работником, указанным в пункте 14 настоящего Положения, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
16. Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
17. Инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.
18. При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати организации (индивидуального предпринимателя) и подписи главного бухгалтера (бухгалтера) или индивидуального предпринимателя на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.